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Formation Complète en secrétariat Bureautique
Secrétariat bureautique : Maîtrisez parfaitement les logiciels Excel, Word, PowerPoint et bien d’autres… avec cette formation La gamme office n’aura plus aucun secret pour vous;
1. Introduction au Secrétariat Bureautique
- Rôle et Responsabilités du Secrétaire : Comprendre les tâches quotidiennes d’un secrétaire, les compétences requises, et les attentes dans différents environnements professionnels.
- Éthique Professionnelle : Apprendre les normes éthiques, la confidentialité, et les comportements professionnels attendus dans un bureau.
2. Maîtrise des Outils Bureautiques
- Microsoft Word :
- Création et mise en forme de documents professionnels.
- Gestion des styles, des tableaux, des en-têtes et pieds de page.
- Utilisation des fonctionnalités avancées comme le publipostage, les formulaires, et les révisions collaboratives.
- Microsoft Excel :
- Introduction aux feuilles de calcul, formules de base, et fonctions.
- Gestion des données avec les tableaux, les graphiques, et les outils de tri et de filtrage.
- Fonctions avancées comme les tableaux croisés dynamiques, les macros, et les scénarios.
- Microsoft PowerPoint :
- Création de présentations visuelles efficaces.
- Techniques de conception pour des diapositives professionnelles.
- Ajout d’animations, de transitions, et de contenu multimédia.
- Microsoft Outlook :
- Gestion des emails professionnels, du calendrier, et des contacts.
- Techniques d’organisation pour gérer efficacement les tâches et les rendez-vous.
- Utilisation des fonctions de recherche, des dossiers, et des règles pour une meilleure productivité.
3. Compétences de Communication Professionnelle
- Rédaction Professionnelle :
- Techniques pour rédiger des lettres, des mémos, des rapports, et des emails professionnels.
- Maîtrise des conventions de la correspondance professionnelle, y compris le ton, la grammaire, et la mise en page.
- Accueil et Communication Téléphonique :
- Techniques pour gérer les appels téléphoniques, filtrer les appels, et prendre des messages.
- Compétences en communication verbale pour accueillir et orienter les visiteurs.
- Prise de Notes et Comptes Rendus :
- Techniques pour prendre des notes efficaces lors des réunions.
- Rédaction de comptes rendus clairs et précis, y compris les rapports de réunion.
4. Gestion Administrative
- Organisation du Travail :
- Techniques pour organiser les dossiers, gérer les archives physiques et numériques.
- Utilisation d’outils de gestion du temps comme les agendas, les to-do lists, et les outils de gestion de projet.
- Planification et Gestion des Réunions :
- Organisation des réunions, y compris la préparation de l’ordre du jour, l’envoi des invitations, et la réservation des salles.
- Gestion du matériel de réunion et suivi des actions post-réunion.
- Gestion des Déplacements Professionnels :
- Organisation des voyages d’affaires, y compris la réservation des vols, hôtels, et transports.
- Préparation des itinéraires de voyage et gestion des frais de déplacement.
5. Comptabilité de Base et Gestion Financière
- Initiation à la Comptabilité :
- Notions de base en comptabilité pour le secrétariat, y compris la gestion des factures, des reçus, et des relevés de compte.
- Techniques pour gérer la petite caisse et suivre les dépenses de bureau.
- Gestion des Fournisseurs :
- Suivi des commandes, réception des marchandises, et gestion des relations avec les fournisseurs.
- Processus de traitement des factures et suivi des paiements.
6. Gestion des Données et Confidentialité
- Protection des Données :
- Techniques pour assurer la confidentialité des informations sensibles.
- Pratiques de sauvegarde des données et gestion des accès.
- Utilisation d’outils CRM :
- Introduction aux systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour le suivi des contacts et des interactions avec les clients.
7. Outils Collaboratifs et Communication Interne
- Utilisation de Microsoft Teams/Slack :
- Apprendre à utiliser des outils collaboratifs pour la communication interne et le travail d’équipe.
- Gestion des canaux de communication, des fichiers partagés, et des réunions en ligne.
- Gestion des Projets :
- Introduction aux outils de gestion de projet comme Trello, Asana, ou Microsoft Project.
- Techniques pour suivre les tâches, gérer les échéances, et coordonner les projets.
8. Développement Personnel et Professionnel
- Compétences en Résolution de Problèmes :
- Techniques pour identifier, analyser, et résoudre les problèmes quotidiens au bureau.
- Gestion du Stress :
- Stratégies pour gérer la pression et maintenir un équilibre travail-vie personnelle.
- Formation Continue :
- Importance de la formation continue pour rester à jour avec les nouvelles technologies et les meilleures pratiques.
9. Mise en Pratique et Stages
- Exercices Pratiques :
- Réalisation de projets pratiques pour appliquer les compétences acquises dans des situations réelles.
- Stages en Entreprise :
- Participation à des stages pour acquérir une expérience professionnelle et appliquer les connaissances théoriques dans un cadre de travail réel.
10. Certification et Recherche d’Emploi
- Préparation aux Certifications :
- Envisagez de passer des certifications reconnues comme le TOSA Bureautique, le PCIE (Passeport de Compétences Informatique Européen), ou des certifications spécifiques à Microsoft Office.
- Création de CV et Lettres de Motivation :
- Techniques pour rédiger un CV et des lettres de motivation efficaces.
- Préparation aux entretiens d’embauche pour des postes de secrétariat.
11. Ressources et Formations Complémentaires
- MOOCs et Cours en Ligne : Explorez des plateformes comme LinkedIn Learning, Coursera, ou OpenClassrooms pour des cours en ligne supplémentaires.
- Forums et Communautés : Participez à des forums en ligne et rejoignez des communautés de secrétaires pour partager des conseils et des expériences (Formation Complète en secrétariat Bureautique).