Présentation de la division personnelle de la DIRTPM

Les contractuels EFA et ELD

Sont régis par la loi N° 94-025 du 17 Novembre 1994 portant statut général des agents non encadrés de l’Etat. Le recrutement des agents contractuel EFA et ELD se fait par Décision Ministérielle, par contrat à durée déterminée pour les EFA et indéterminée pour les ELD. Le candidat doit être en possession du diplôme exigé pour l’accès au corps de fonctionnaire auquel il est assimilé. Le contrat est alors établi et signé par les deux parties contractantes avec une durée bien déterminée, renouvelable ou non suivant la durée de vacance du poste. Aucune prise de Service ne doit avoir lieu avant la signature du contrat.

Les agents ECD

Pendant notre passage au sein de la DIRTPM Mahajanga, les ECD sont au nombre de 18. Ils sont régis par code du travail. Leur recrutement dépend de la possibilité du budget de fonctionnement. Si le budget est suffisant on peut recruter des ECD. Le recrutement des agents ECD se fait par contrat. Il s’agit d’un poste très précaire, dont la durée est limitée inférieure ou au plus égale à 12 mois, sans que le contrat puisse être à cheval sur deux années budgétaires. Conformément aux dispositions du décret N° 95.497 du 4 Juillet 1995, les agents ECD réunissant une ancienneté de services effectifs et continus d’au moins 6 ans peuvent sur leur demande écrite, être intégrés dans les corps des fonctionnaires s’il y a une Décision Ministérielle.
La rémunération des agents ECD doit être constatée par la délivrance d’un bulletin de paie dressé par le chef de division administrative et financière. Avant, les ECD hors de la région Boeny sont venus auprès de la Division administrative et financière de la DIRTPM Mahajanga pour toucher leurs salaires, mais aujourd’hui, le chef de la division administrative et financière, avec ses agents se déplacent pour payer les salariés des autres régions.
Le paiement se fait pendant les heures de travail et à intervalles réguliers. Le paiement en nature est interdit.

Notre domaine d’étude

Nous savons que la division du personnel s’occupe beaucoup de travail concernant le personnel. Il faut donc des moyens pour que ses tâches fassent vite. Vue que la gestion des congés est une tâche quotidienne auprès de la division du personnel, de ce fait, le responsable personnelle doit veiller donc pour que cette gestion des congés soit efficace afin de pouvoir facilité le travail. Ainsi le bon fonctionnement de cette division dépend de la mise en place d’un système d’information.

Gestion des congés

Au sein de la division du personnel, la gestion des congés consiste à prendre des notes la situation de congé de chaque personnel. C’est-à-dire l’enregistrement du droit de congé de chaque agent, les congés pris par chacun ; et le reste de leur droit. Pour éviter la fausse information, il est nécessaire pour la division du personnel, d’assurer le bon fonctionnement de toutes ses activités.
La tenue de la situation de congé est très importante car la division doit faire un compte rendu de cette gestion de congé au Ministère chaque fin d’année afin de contrôler le nombre des agents qui ont pris le congé pendant l’année.
Pour terminer, la division du personnel a beaucoup de travail. La tenue des dossiers des agents est très importante, ceux-ci doivent être complets et utilisables commodément.
Pour cela, la division du personnel doit respecter scrupuleusement les instructions concernant la tenue des dossiers. D’après ce que nous avons vu, notre domaine d’étude concerne le traitement de congés. Nous allons voir maintenant la méthodologie d’analyse et d’observation.

Méthodologie d’Analyse et d’Observations

Nous pouvons dire que notre stage à la division du personnel a été très instructif. Au cours de ces 45 jours, nous avons pu observer le fonctionnement de la division. Pour une meilleure compréhension de ce chapitre, il est nécessaire de faire un compte rendu global de notre stage, puis de présenter la méthodologie.

Compte rendu global du stage

Cette section nous amène à parler des différents évènements auxquels nous étions confrontés au cours du stage, c’est en quelque sorte exposer le compte rendu global de celuici, les expériences que nous avons acquises durant le stage. En d’autre terme, cette section permet d’expliquer comment s’est déroulé le stage ainsi que les conditions de travail et de parler de la raison pour laquelle nous avons choisi ce thème comme titre de cet ouvrage.

Les acquis et les difficultés pendant le stage

En tant qu’étudiants en troisième année à l’IUGM, nous avons passé notre stage au sein de la Division du Personnel de la DIRTPM Mahajanga pendant 45 jours dont le but est de préparer à la vie purement professionnelle. En ce qui concerne le déroulement du stage effectué au sein de la division du personnel tout ce passe bien, le chef personnel nous donne parfois des tâches à faire par exemple saisie, photocopie, impression, rapporté des documents dans un autre département et autres.
Le stage que nous avons fait nous permet de mettre en application les enseignements reçus au cours des trois années universitaires et d’appliquer toutes les connaissances acquises durant ces années. Au cours de ce stage, nous avons pu effectuer toutes les tâches qui se situent à la division. Nous avons eu l’opportunité de découvrir un métier sous toutes ses formes et de comprendre de manière globale les difficultés que la division a rencontrées. Plus notre stage avance, plus nos recherches se sont approfondies. Ce stage nous a vraiment rendu véritablement opérationnel.

Choix du thème

Puisque la gestion des ressources humaines est plus vaste, nous avons beaucoup de choix sur le thème pendant notre stage. Mais pendant cette période, nous avons remarqué que le congé est une tâche la plus répétitive au sein de la division. Alors nous avons pensé qu’il est nécessaire d’améliorer la gestion des congés au sein de la division en mettant un système d’information stable. Alors, en tant qu’étudiant en3 ème année en informatique de gestion à l’IUGM, nous avons choisi le thème « Projet de la mise en place de système d’information de gestion des congés au sein de la Division du Personnel de la DIRTPM Mahajanga », Pourquoi ? Premièrement, pour appliquer notre cours de Technique d’Analyse, Gestion de Ressources Humaines, Système d’Information de Gestion et le Programmation Orienté Objet en les fusionnant.
Deuxièmement, pour faciliter la gestion des congés de la Division du Personnel de la DIRTP Mahajanga. Car une fois accompli, ce système facilitera la présentation des données statistiques réelles du personnel, et le planning de congé. En conséquence, les autres Services et divisions seront aussi motivés à installer un nouveau système d’information.

Présentations de la méthodologie

Notre méthodologie du travail sera guidée par la méthode de développement d’un système d’information avec son approche itérative. Cette approche demande que l’on présente aux utilisateurs, la partie du programme déjà développée et cela de façon itérative. Cette méthode utilisera les outils de cueillette d’informations et la méthode d’analyse MERISE 2. La méthodologie d’approche c’est-à-dire le compte rendu du stage.

Approche méthodologique

Nous savons que l’utilisation des méthodes et des techniques pour collecter et analyser les données s’avère indispensable à la réalisation d’un mémoire. Pour atteindre notre objectif, certaines approches, techniques et méthodes ont été utiles.

Approche thématique

Cette approche nous a permis d’accéder aux informations portant sur le domaine de la gestion du personnel surtout les congés. La consultation des documents écrits en rapport avec la gestion des ressources humaines, les congés, la Division du Personnel et le système d’information, nous a fournis des informations précieuses sur les faits et les phénomènes de notre travail. Pendant l’élaboration de ce mémoire,nous avons eu recours à l’Internet, nous avons consulté des documents à la bibliothèque et, nous avons fait des enquêtes auprès du personnel.

La technique d’observation

Elle nous a permis d’observer certaines activités du système existant, afin de mieux comprendre le système d’information de gestion concernant les congés à établir.
L’interview aussi est utile afin de comprendre le fonctionnement de gestion des congés et afin d’avoir plus d’information.

La méthode MERISE 2

MERISE 2 est une méthode de conception, de développement et de réalisation de projets informatiques. Cette méthode a pour but d’arriver à concevoir un système d’information. La méthode merise est basée sur la séparation des données et des traitements.

Pour les ECD

Pour les ECD, les droits à congé doivent impérativement être jouis à l’intérieur de la durée du contrat. Aussi, quelle que soit la nécessité de service, ce dernier doit libérer l’agent pour lui permettre de jouir de la totalité de ses droit à congé avant l’arrivé du terme de son contrat en cours, à raison de deux et demi jours calendaires par mois de service effectif. Comme les fonctionnaires, pendant la période de congé annuel, les ECD a droit à une rémunération, c’est-à-dire solde tout entière.
La période pendant laquelle, les ECD ont le droit de prendre des congés, doit en principe être fixée par leur contrat. Par exemple : si le contratdure 6 mois, il est mentionné dans le contrat que l’agent a droit 15 jours de congé annuel depuistelle date. Mais en cas de nécessité de Service, on le remplace par salaire. Comme le salaire, l’indemnité de congé non pris est à rendre auprès de la division administrative et financière, par le budget de fonctionnement. Congé non pris = salaire mensuelle / 20j x (nombre de jours) 20j : nombre de jour auquel les ECD travaillent dans un mois. Nombre de jours : nombre de jours de congé non pris.

Les fonctionnaires stagiaires

Les stagiaires de l’Etat peuvent obtenir, pour convenance personnelle, un congé de deux jours et demi par mois sans solde, suspensif du stage probatoire. La demande de congé doit être motivée. Dans ce cas, stage prolongé.

CONGE ANNUEL CUMULE

C’est une cessation momentanée d’activités au sein du service et donnant droit à une rémunération (solde entière). Les fonctionnaires seulement qui ont droit à un congé annuel cumulé.
Pour en avoir l’intéressé doivent faire une demande et sur la base de cumul des congés non pris durant les 3 dernières années. Dans le planning des congés, la division personnelle doit favoriser, la jouissance des congés des fonctionnaires titulaires de plus de trois décisions de congés annuels non jouis.
Les pièces à fournir
Demande de l’intéressé ;
Attestation de non jouissance de congé au titre des5 dernières années ;
Dernière Décision ;
Etat de congé ;
Bulletin de solde ou avis de crédit.
Les fonctionnaires peuvent obtenir le report pendant cinq années consécutives de la deuxième fraction de congé de quinze (15) jours de leurs droits aux congés annuels afin de bénéficier, après six années de service de :
• deux mois de congé annuel cumulé, s’ils ont bénéficié pendant les six années, de permission d’absence n’excédant pas vingt jours ;
• deux mois et vingt jours de congé annuel cumulé, s’ils n’ont bénéficié d’aucune permission d’absence pendant les six années de service.

Indemnité compensatrice de congé non pris

C’est une allocation d’une indemnité compensatrice de congé non pris avant la cessation définitive de fonction, correspondant à la solde du fonctionnaire. Pour les agents ECD, d’après ce qu’on a vu auparavant, les agents doivent prendre le congé avant l’expiration du contrat, donc ils ne bénéficient pas de l’indemnité compensatrice sauf au dans le cas que nous avons parlé avant.
Pour avoir l’indemnité compensatrice de congé non pris, l’intéressé doit fournir les pièces suivantes:
o demande de l’intéressé
o décision de congé au titre des 3 dernières années
o arrêté portant admission à la retraite
o attestation de non jouissance de congé
o extrait du dernier avancement
o souche de bulletin de solde ou de l’avis de crédit
o acte de décès ou toutes autres pièces justificatives de cessation définitives
d’activité.
L’indemnité est calculée sur la base du dernier traitement indiciaire de l’intéressé et du nombre de jours de congé non pris dans la limite maximum des congés annuels des trois dernières années.

CONGÉ DE MALADIE

Pour les mécanographies

Cessation momentanée d’activités pour cause de maladie donnant droit à une rémunération (solde entière). Le congé de maladie abesoin d’un avis du conseil de santé.
Le traitement se fait auprès d’une formation sanitaire publique ou privée agréé par l’Etat à la charge de l’organisme employeur.
Les pièces à fournir par les agents :
o Billet d’hôpital ou certificat du médecin traitant
o Bulletin de solde ou avis de crédit
o En cas de renouvellement : décision de congé de maladie
Le congé de maladie durant une année de service est accordé dans la limite normale d’un mois à compter du jour de la cessation de service. Toutefois, si l’état de santé du fonctionnaire le nécessite, ces congés peuvent être renouvelés, sans pouvoir dépasser la durée maximum de trois mois pendant une période de douze mois consécutifs. Le congé de maladie est accordé et éventuellement renouvelé sur production d’un billet d’hôpital ou d’un certificat du médecin traitant adressé au Chef hiérarchique attestant que le fonctionnaire ne peut assurer ses fonctions pour cause de maladie précisant la durée probable de son indisponibilité.
Lorsque le fonctionnaire titulaire de congé annuel est, au cours de ceux-ci, est placé dans la position de congé de maladie, son congé annuel est considéré comme suspendu pendant la durée de cette période.
De plus, si le fonctionnaire a obtenu, pendant la période de douze mois consécutifs, un congé de maladie et s’il ne peut pas, à l’expiration de son dernier congé, reprendre son service. Dans ce cas, il est soit mis en position de disponibilité, soit il est reconnu définitivement inapte, admis à la retraite. Si un accident est survenu à un fonctionnaire dans l’exercice de ses fonctions, il peut après avis du conseil de santé, être maintenu en congé de maladie jusqu’à ce qu’il soit en état de reprendre son service ou jusqu’à mise à la retraite.

Fonctionnaires stagiaires

Le fonctionnaire stagiaire n’ayant pas la qualité de titulaire dans un autre cadre bénéficiera des congés de maladie ou de longue durée prévus par la réglementation en vigueur. Son stage est suspendu pendant la durée décès congés. Après épuisement de ses droits à congé de maladie ou de longue durée ; le stagiaire de l’Etat qui pour raison de santé ne peut reprendre son service, est sur avis du conseil de santé :
o soit licencié, si son inaptitude est définitive ;
o soit placé en position de congé sans solde pour une durée renouvelable, ne pouvant excéder une année, à concurrence d’une durée totale de trois ans. Au cours du congé sans solde qu’on vient de parler ci-dessus l’intéressé peut reprendre son stage probatoire à tout moment dès que son aptitude au service est constatée ou être licencié si son inaptitude est reconnue définitive.

Agents ECD

En ce qui concerne les Agents ECD., le congé de maladie est suspensif du contrat pour une durée maximum de trois mois. Le travailleur a droit à une indemnité égale à deux mois de solde ou à la durée du préavis auquel il peut prétendre. A L’issue des délais indiqués ci dessus, si le travailleur n’est pas apte à reprendre son travail, et après avis du conseil de Santé, le contrat est résilié.

Table des matières

INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I: PRESENTATION DU CADRE D’ETUDE
CHAPITRE I: Présentation du Ministère des Travaux Publics et dela Météorologie
Section1) Généralité sur le MTPM
Section2) Structure organisationnelle du MTPM
CHAPITRE II: Présentation de la DIRTPM
Section1) Généralité sur la DIRTPM Mahajanga
Section2) Structure Organisationnelle de la DRTPM Mahajanga
CHAPITRE III: La division du personnel
Section1) Présentation de la division personnelle de la DIRTPM
Section2) Notre domaine d’étude
CHAPITRE IV: Méthodologie d’Analyse et d’Observations
Section1) Compte rendu global du stage
Section2) Présentations de la méthodologie
PARTIE II: ETUDE ET ANALYSE DE L’EXISTANT
CHAPITRE I: Etude et analyse
Section1) Notion sur les congés
Section2) Les obligations de L’employeur et travailleurs
CHAPITRE II: Notion de Système D’information de Gestion
Section1) Système de Gestion des congés existant au sein de la division personnelle de la DIRTPM Mahajanga
Section2) Généralité sur le système d’information
CHAPITRE III: Validation, critique et diagnostic de l’existant
Section1) Forces
Section2) Faiblesses
Section3) Opportunités
Section4) Menaces
CHAPITRE IV: Recommandations et ses limites
Section1) Suggestions
Section2) Limite de la recommandation
PARTIE III: ANALYSE FONCTIONNELLE ET MISE EN OEUVRE
CHAPITRE I: Analyse et description
Section1) La description du projet
Section2) Analyses des besoins
Section3) Conception avant projet
CHAPITRE II: Analyse fonctionnelle
Section1) Méthode MERISE
Section2) Le traitement d’information de gestion de congé
Section3) Le modèle conceptuel de données de la nouvelle base de Données
Section4) Le modèle logique de données relationnelles.
CHAPITRE III: La mise en œuvre
Section1) La création d’un nouvel alias
Section2) La création d’une table
Section3) Création d’une table SQL sur le Module Base de données
CHAPITRE IV: Présentation du logiciel
Section1) Fenêtre d’accueil
Section2) Menu principal
Section3) Menu de saisie personnel
Section4) Menu de saisie congé annuel
Section5) Menu de saisie absences et permissions
CONCLUSION GENERALE