Etablissement d’une procédure comptable écrite

METHODE D’APPROCHE

Ce chapitre est consacré à voir les outils et données utilisées pour l’accomplissement de cet œuvre et les moyens dont elles ont été fournit. En effet, sa réalisation a nécessité une méthodologie d’approche pour la collecte des informations et l’analyse de ces derniers.

METHODE D’APPROCHE

Dans un premier temps, l’établissement d’un plan d’étude pour déterminer les principaux volets devant structurer le document. Ensuite, l’identification des informations et données nécessaires à l’élaboration des différents composants de ce mémoire. Après, des documents ont été recherchés pour contribuer à corroborer et appuyer les réflexions faites dans ce devoir.

Collecte d’informations

Comme exposé ci-dessus, les informations ont été fournit en trois étapes, allant du global au précis en décrivant leur utilité, leur importance et en citant quelques exemples de chaque types d’information:
– informations primaires : utilisées pour s’orienter à la recherche de thème et les parties qui composeront le devoir. On entend comme information primaire la présentation générale de l’entreprise, son activité, les moyens de communication interne…
Par conséquent, elles servent à définir les grandes lignes de ce devoir. C’est-à-dire l’axe par lequel les recherches devront être approfondi pour mieux cerner les éléments nécessaires à la bonne réalisation du thème.
– informations secondaires : données visant à approfondir la connaissance sur les différentes sous parties du devoir. Ces informations ont permis à la rédaction des chapitres. Ce sont les diagrammes de circuit de document, les bilans, les comptes de résultat, les chiffres d’affaires… informations tertiaires : ce sont des documents qui servent de justification pour appuyer les diagnostics et analyses faites sur l’entreprise. On peut retrouver ces informations dans les annexes tels que les écritures au journal, facture…

Methode d’approche

La méthodologie d’approche est l’ensemble des moyens et manière optés dans la recherche d’information pour étoffer la mémoire et le dépouillement de ces données afin d’être utiliser à bon escient. Les renseignements ont été recueillis par observation au quotidien lors du stage. Ces renseignements ont été validés à travers leur exploitation et leu r traitement. La méthodologie d’investigation est appuyée par des enquêtes sous forme d’entretien libre auprès des différentes responsables de la société. Ceci faite pour s’assurer de la bonne appréhension des procédures, des informations et pour plus d’explication de ces informations.
Des compléments d’informations ont pu être collectés par Internet, facile d’accès car tous les ordinateurs de A&W Madagascar sont dotés de ce réseau. Des consultations d’ouvrages auprès des bibliothèques ont ensuite été effectuées pour compléter les informations et renseignements obtenus auprès de l’organisation qui nous a permis d’étoffer la documentation et de soutenir le caractère technique du présent mémoire par des commentaires issus des théories et expériences d’auteurs célèbres. Ce stage a démontré le bien fondé de la version théorique au passage pratique des réalités d’entreprises.

Le marketing industriel

Le terme de marketing industriel parfois appelé aussi le marketing business to business (B to B) désigne les applications spécifiques du marketing aux entreprises, le marché cible ou visé par l’entreprise productrice de produit ou service sont des autres entreprises ou organisation et non au particulier.
Ce type de marketing se définit en terme de clientèle visé et non de produit vendu, ces applications peuvent concerner une très grande variété de produit comme les fournitures de bureau, les produits textiles, service physique (entretien, cantine, livraison) …

Méthode d’étude du marché

Le marché est très limité puisque le nombre d’entreprise est moins nombreux, mieux connu et plus homogène. Il est plus facile de le segmenter à partir de l’activité de l’entreprise pour savoir si les produits de l’entreprise lui convient. Aussi, l’entreprise doit avoir besoin du produit ou service proposé par l’entreprise vu qu’il l’emploi pour réaliser son activité donc il devra en acheter.
Il est aussi important de savoir que le processus d’achat est généralement long et plus complexe car la décision d’achat n’appartient pas vraiment à une seule personne et que ces individus attachent une importance relativement grande au considération rationnel. Les informations seront collectées par interview semi directive de personnes intervenant dans la décision d’achat, enquêtes postales et téléphoniques dans l’entreprise ciblé.

Moyen d’action

Pareil au marketing à grande consommation, les composantes du marketing industriel sont :
– la politique de produit : l’entreprise client cherche toujours des produits spécifiques et innovant, accorde une valeur particulière aux services annexes associés au produit.
– la politique de prix : se positionner par rapport au prix car l’entreprise client compare l’ensemble des coûts qu’ils engagent dans l’achat d’un bien.
– politique de distribution et de vente : fréquence relativement grande des méthode de vente directe puisque le nombre de client potentiel est faible et la valeur unitaire élevée, et si des services annexes accompagnent la vente (formation, garantie …)
– politique de communication : publicité institutionnel c’est à dire l’objectif n’est pas de faire connaître un seul produit mais plutôt augmenter la notoriété de l’entreprise, médias personnel (congrès, foire, exposition…) plutôt que medias impersonnel, médias publicitaire spécialisé (revue technique et économique, publication professionnel…)
Cependant, une même société peut faire à la fois du marketing de grande consommation et du marketing industriel aussi. Dans un premier temps, il vend ses produits à des particuliers et dans un second cas il vend ces mêmes produits à des entreprises qui les utilisent comme matière première dans leur processus de production. Exemple : un fabriquant de pneu qui vend une partie de sa production aux automobilistes et une partie aux entreprises constructeur d’automobile.
Au cours de son activité, l’entreprise est amenée à générer des informations et des documents. Pour vérifier ses comptes, elle fait un audit à chaque fin de période.

ENVIRONNEMENT POLOITICO JURIDICTIONNEL

Comme explicité auparavant A&W Madagascar a pour unique activité d’approvisionner des zones franches et entreprises textiles. La rupture de l’AGOA ou Africa Growth and Opportunity Act est un accord commercial avec les Etats-Unis qui permet aux zones franches de contourner le système international de quotas dans l’exportation de ses produits. Plusieurs zones franches ont été forcées de fermer ses portes ou diminuer ses activités. Exemple :Floréal a fermé deux de ses filiales, Kniters a envoyé environ 500 personnels en chômage technique, …
Plusieurs fournisseurs concurrents ont perdu en chiffre d’affaire et une part de leur client. De ce fait, ces derniers sont à la recherche de nouveau client pour combler leur manque à gagner Le concours avec les fournisseurs est de plus en plus rude, donc A&W Madagascar doit d travailler plus à retenir ses clients, éviter que ces derniers se ravitaillent auprès d’un autre. En effet choix du fournisseur ne se base plus seulement sur le prix le moins cher mais aussi sur le délai livraison (un bon fournisseur doit pouvoir réaliser ses livraisons dans les meilleurs délai), la qualité des produits vendus (bon produit durable et non endommagé), paiement du créance (à comptant ou immédiat)… Tout en cherchant à acquérir de nouveau client.

ENVIRONNEMENT ECONOMIQUE

L’environnement actuel est caractérisé par une crise économique. Cet environnement instable ne permet pas un financement d’une grande valeur pour les investisseurs, donc aucune entreprise franche ne sera créée, diminuant ainsi les marchés potentiels.

ENVIRONNEMENT INTERNATIONAL

Comme dit dans les pages précédent, les zones franches sont les principaux clients de A&W Madagascar, et ces zones franches exportent leurs produits à l’étranger surtout en Etats-Unis et en Europe. A cause de la crise économique dans ces pays, les revenus de ses habitants ont diminués donc leur pouvoir d’achat sont réduis. Or les produits textiles ne sont pas des premières nécessités c’est-à-dire que leur demande est sensible à la fluctuation du revenu. Leur consommation est proportionnelle au revenu de chacun faisant diminuer la demande en produits textiles. Ainsi, les zones franches ont diminué de ce sens leur production, et les matières premières achetés aussi. Le chiffre d’affaire de A&W Madagascar a diminué de 37% l’année 2010 par rapport à l’année 2009.

LA CONCURRENCE

La société est actuellement en situation de concurrence par rapport à plusieurs autres comme : MADATRADE, SYSTEC, MATRACOM … lorsque tout en faisant des profits, elle peut rivaliser avec elles en offrant un produit au moins équivalent pour un prix au moins égal. La concurrence conduit surtout à la diminution du nombre de clients réels car l’offre sur le marché est supérieure à la demande, étant donné que le client fait le choix entre les concurrents.

ENVIRONNEMENT TECHNOLOGIQUE

La force motrice de la destinée de l’homme est la technologie. En effet, cette dernière a engendrée des merveilles comme la pénicilline et la chirurgie à cœur ouvert mais aussi des cauchemars comme la bombe à hydrogène. Elle a également donné naissance à des innovations comme l’automobile, les jeux vidéo et la génétique. Comme le cas de Madagascar la libéralisation et la mondialisation ont apporté beaucoup de progrès en matière de technologie comme l’informatique.
– Toutes les postes administratives de l’entreprise sont dotées d’ordinateurs connectés à Internet et un poste de téléphone aussi. Un réseau intranet, Outlook Express, qui relie tous les ordinateurs des personnels de A&W Madagascar facilite la circulation des informations dans la relation interne de l’entreprise.
Ceci permet une fluidité et rapidité de l’information car l’individu, sans bouger de son bureau, peut parler, envoyer et recevoir des informations à tout moment par ses collègues de travail, ainsi que la tierce personne en relation professionnelle avec l’entreprise à travers l’adresse e-mail de l’entreprise.
Néanmoins, ces points forts sont limités car les employés peuvent utiliser le réseau Internet à des fins personnelles ou seulement de loisir en perdant leur temps de travail à visiter des sites.
– L’entreprise a géré ses stocks à travers un logiciel appelé PEGASUS qui permet d’informatiser la rentrée, sortie et stock de tous les produits de l’entreprise, ces derniers étant classés par nomenclature. Mais, depuis quelques années, ce logiciel a été remplacé par un nouveau logiciel SAGE 100 qui est à la fois un logiciel de gestion comptable, ressources humaines et stock. Vue que A&W Madagascar est une société commerciale, l’adoption de SAGE 100 pour comptabiliser ses comptes est très judicieux. SAGE 100 correspond aux entreprises de service, commerciale. Cette reconversion en SAGE 100 favorise le travail des personnels du service comptabilité car ils peuvent désormais calculer la valeur des stocks de l’entreprise sans passer par le responsable de gestion de stock, et aussi de faciliter leur travail car ils n’auront plus à savoir la manipulation de deux logiciels différent (SAGE et PEGASUS) car un seul logiciel est utilisé dans toute l’entreprise, une rapidité dans le redressement des écritures de réajustement des stocks si des anomalies dans les stocks se présentent.
– Depuis quelques années, la douane a établi un moyen de se relier à travers Internet à tout ceux qui ont besoin de traiter avec elle sans que ces derniers se déplacent dans ses locaux pour remplir les déclarations. Ce ne sont pas tous les documents qui sont traités par courrier électronique mais certains seulement et nécessite la souscription à la douane au préalable et l’achat d’un imprimé spéciale.
L’implantation du logiciel Sydonia++ au sein du département permet à l’entreprise d’être en relation directe avec la douane pour les procédures de dédouanement. Sydonia++ est facilite la procédure de dédouanement car au lieu d’aller à la douane Antanimena pour remplir les déclarations, les transitaires les font directement par connéction à la douane au sein de l’enceinte même et attende après un receveur de la douane pour visa. Cette connéction accélère donc les procédures, diminue le travail des employés, et surtout un gain de temps dans la procédure de dédouanement.
– En 2007, le projet TradeNet a été mis en place. TradeNet est un logiciel de traitement de la circulation des informations utilisé pour mettre en réseau toutes les entités impliquées dans le processus de dédouanement. Ces entités étant la Douane, les transitaires, le port, la société de transport de conteneurs MICTSL, les compagnies de navigation, les banques primaires, la banque centrale, le trésor. Ces entités gardent pour autant leur propre logiciel. Sa création s’inscrit dans le cadre du programme d’optimisation des performances douanières en terme de facilitation de la procédure, de transparence et de fluidité des opérations. Il suffit maintenant pour le transitaire de presser quelques touches sur le clavier d’un ordinateur pour localiser avec précision un conteneur. TradeNet facilite aussi la procédure de dédouanement car il enregistre les cargos manifestes et les déclarations faits dans Sydonia++ et les distribue aux organismes ayant droit, ensuite envoie une confirmation électronique du paiement des droits et taxes au niveau des banques primaires, de la Banque Centrale, du Trésor, de la douane et du portail de sortie du port. Ceci diminue le travail du transitaire car TradeNet prouve déjà aux entités en relation avec lui par diffusion électronique la régularité de sa démarche sans qu’il se soit présenter dans ses lieu mais seulement en restant devant son ordinateur.
L’avancement technologique est avantageux car l’informatisation diminue le travail des personnels et le risque d’erreur de la gestion par le traitement automatique des données dans leur programme ainsi que leur contrôle et diffusion, au lieu de les garder sur papier.
Or, l’avancement de la technologie se fait à une vitesse rapide et leur acquisition coûte cher. Un autre inconvénient est qu’il n’y a qu’un seul responsable informatique dans l’entreprise et il prend en charge tout l’installation, la réparation et l’utilisation des matériels informatique, mais qui suit l’avancement et l’innovation technologique ?
Les diverses composantes de l’environnement externe affectent la vie de l’entreprise, c’est à travers elles que l’entreprise évolue et peut se développer mais elle présente aussi des impacts négatifs à son développement sans pouvoir la maîtriser. Mais son inverse, l’environnement interne peut être modelé pour faire face aux éventuels menaces causées par elle.

DIAGNOSTIC ET ANALYSE DE L’ENVIRONNEMENT INTERNE

Analyser par approche systématique, l’environnement interne de l’entreprise est considéré comme un système et repose sur le principe de globalité qui conduit à tenir compte de la totalité des relations internes à l’entreprise. Or ce système est dynamique en raison de son ouverture mais à cause de ces relations entre les divers éléments. Il s’agit dans ce chapitre de voir « quelles sont les divers points qu’on trouver et formuler les faiblesses et les forces de l’entreprise ». Dans un premier temps, il est jugé comme priorité d’analyser la structure de A&W Madagasca en parlant de ses différentes composantes tels que l’organigramme, la communication et l’information, les ressources humaines, le pouvoir, la motivation. Ensuite, en tant qu’entreprise privée, il est nécessaire aussi de parler des procédures comptables en explorant les procédures dans quelques domaines de base de la société commerciale c’est-à-dire vente, comptable et stocks.
Enfin, un point non négligeable c’est-à-dire l’étude financière en analysant la fluctuation monétaire,les devises, l’autonomie financière, la diminution de chiffre d’affaire et le capital.

STRUCTURE DE A&W MADAGASCAR

En générale, dans une petite entreprise, la direction est plus souvent dans la main d’une seule personne ou d’un autre restreint de personne. En plus, la définition de cette propriété estimportante car chaque dirigeant doit prendre en compte la structure existante à chaque prise de décision.Donc, chercher « quelles sont forces et faiblesses relatives à cette structure » est impératif

L’organigramme de l’entreprise

A la lecture de l’organigramme dessiné dans la première partie, lors de la présentation de l’entreprise, il s’agit d’une structure fonctionnelle. L’accent est mis sur les postes occupés par les personnes puisque les postes représentent la fonction d’une personne dans l’organisation et le pouvoir qu’il détient de ce poste.
Les avantages sont l’unité de direction qui par la structure fonctionnelle divise l’entreprise en divers département indépendant. Un département englobe un ensemble d’opération à un seul objectif, sous la direction d’un chef qui laisse à ce dernier plus d’initiative de concevoir et d’exécuter dans son département. Laisse la possibilité de l’expression et la confrontation d’idée. Suit le principe d’unité de commandement, les subordonnés n’ont qu’un seul chef, ses directives n’émanent que de lui et il n’y aura pas circuit d’ordre. L’inconvénient de cette structure est que la division ralentit la communication vers les étages inférieur de la hiérarchie

Table des matières

Introduction
PARTIE I : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
CHAPITRE 1 : Cadre de l’étude
1-Présentation de l’entreprise
2-Description de l’entreprise
3-Attribution générale de chaque département
CHAPITRE 2 : Méthode d’approche
1- Méthodologie d’approche
2-Interêt de l’étude
3- Fondamentale au management
PARTIE II : ANALYSE ET DIAGNOSTIC
CHAPITRE 1:Diagnostic et Analyse externe
1 – Environnement politico juridictionnel
2- Environnement économique
3 – Environnement international
4- Environnement concurrentiels
5 –Les fournisseurs
6- Les clients
7 – Les prestataires de services
8 – Environnement technologique
CHAPITRE 2 : Diagnostic et analyse de interne
1-Structure de l’entreprise
2- Les procédures comptables
3- Etude financière
PARTIE III : PROPOSITION DE SOLUTION
CHAPITRE 1 : Proposition de solution
1-Réorganisation des personnels
2-Déleguation du pouvoir
3-Plan marketing pour l’entreprise
4- Etablissement d’une procédure comptable écrite
5-Gestion de stock
CHAPITRE 2 : Plan d’action de développement
1 – Location de magasin
2- Vente à des particuliers
3- Etude financière
4- Ouverture d’activité
Conclusion