OMM-CLIC
Les attributions de chaque poste de travail
Comme dans toute structure organisationnelle, les attributions relatives à chaque poste de travail sont définies préalablement et prêtes pour accueillir les profils exigés pour l’accomplissement des missions assignées à la société. Les différents organes composant les structures statutaires comprennent des postes de responsabilité spécialisés.
Le Directeur Général (DG)
Le DG est responsable de l’exploitation, c’est-à-dire de la concrétisation des programmes d’activités de la société MOUF’FREY. Il assure la coordination des activités de production et de fonctionnement au niveau opérationnel. Ensuite, il est en charge de la mise en œuvre de l’orientation stratégique préconisée par le conseil d’administration auquel il rend compte de ses responsabilités et des éventuels résultats dégagés par les activités de la société.
Le Contrôleur de Gestion (CG)
Le CG a pour fonction de contrôler au niveau opérationnel les activités de la société MOUF’FREY. A cet égard, il est en charge de piloterle processus budgétaire, de suivre les indicateurs de gestion et de participer aux inventaires périodiques.
En plus, il est garant de la conduite des activités inhérentes au suivi budgétaire, de la comparaison de la réalisation par rapport au budget, de l’analyse des écarts et de la proposition d’éventuelles recommandations.
Le Caissier
Le Caissier est responsable d’assurer la gestion de trésorerie en liquide. Il a pour fonction d’exécuter tout décaissement et tout encaissement. A cet effet, il assure toute procédure d’entrée et de sortie d’argent.
Le comptable
Le Comptable est chargé d’assurer la tenue de la comptabilité de la société MOUF’FREY. Il a comme attribution de suivi des dépenses et des recettes et de vérifier les documents de paiement avant de procéder à l’enregistrement comptable. Ainsi, il a pour rôle de saisir les opérations et de suivre le processus de traitement comptable.
Le Responsable d’Approvisionnement (RA)
Le RA assure la gestion de l’approvisionnement relatif aux matières premières et les autres fournitures. Dans la réalisation de sa fonction, il procède à la collecte des renseignements sur les fournisseurs, à l’analyse comparative sur la qualité des marchandises, les prix, les conditions de paiement, le délai de livraison et de l’analyse des stocks.
Le Responsable Boulangerie (RB)
Le RB a pour mission d’assurer la réalisation du processus de fabrication des produits boulangers. Il est assisté, d’une part, de plusieurs Chefs d’équipe qui réalisent la production et, d’autre part, des contrôleurs de qualité des produits en aval du processus de production.
Le Responsable Laboratoire (RL)
Le RL est appelé à garantir le processus de production des produits pâtissiers et des produits viennois. Dans le cadre de réalisation de ses fonctions, ce Responsable Laboratoire est assisté du Responsable Pâtisserie et du Responsable Viennoiserie.
Toute entité constituée dispose ses objectifs organisationnels servant de référentiels pour ses dirigeants. Leur réalisation exige la disposition de différents niveaux de stratégies cohérentes entre elles et bien adaptées avec l’environnement dans lequel évolue la société.
En effet, les activités ou bien les plans d’action mis en œuvre devront être orientées vers l’objectif. Désormais ces perspectives ne pourront être atteintes sans dotation des différents moyens nécessaires à la réalisation des activités pour être efficaces et efficientes.
Objectifs de la société MOUF’FREY
En fait, la société MOUF’FREY est une entreprise mixte c’est-à-dire une entreprise à la fois industrielle et commerciale. Ses principaux objectifs sont :
D’augmenter son chiffre d’affaire lui procurant le maximum de profit ;
De satisfaire les besoins des consommateurs en améliorant la production au niveau qualité ainsi que quantité ;
D’élargir ses points de vente dans toutes les régions de Madagascar ainsi que d’exporter ses produits vers les îles de l’Océan Indien.
Activités de la société MOUF’FREY
Dans le cadre de son objet social, la société MOUF’FREY se trouve dans le secteur secondaire notamment l’industrie. En fait, elle appartient au secteur tertiaire : le commerce.
En effet, les activités de la société MOUF’FREY sont la production et vente de tous produits dérivés de la farine de blé ainsi que toutes opérations financières, commerciales pouvant s’y rattacher directement ou indirectement.
Les produits
Après des extensions de l’usine et la diversification des produits, la société MOUF’FREY peut produire d’autres produits boulangers et de la pâtisserie. Les produits de la société MOUF’FREY sont classés en 5 catégories bien distinctes à savoir : les pâtisseries, les boulangeries, les secs, les salés et les viennoiseries.
Les points de vente
Le point de vente de la société MOUF’FREY est appelé « Point Chaud » qui est sous la responsabilité du Gérant. Ce dernier assure la commercialisation des produits vers les consommateurs directs. Le gérant est rémunéré à titre d’un taux de commission mensuelle par rapport à des volumes de vente du moi c’est à dire à son chiffre d’affaire mensuel.
Les usines de fabrication
La société MOUF’FREY, en tant qu’une industrie, possède deux usines de fabrication : l’unité boulangerie et le laboratoire. En effet, siles deux usines sont complémentaires, chaque unité possède des matériels à la fois spécialisés et plus performants pour la production des produits de haut de gamme.
D’une part, l’unité boulangerie se spécialise dans la production des produits boulangers à base de farine. Elle produit, entre autres des pains, c’est-à-dire les baguettes habituelles.
Et, d’autre part, l’unité laboratoire s’attèle à produire d’autres produits à base de farine mais accompagnés d’autres ingrédients. Les « outputs » de cette usine sont des produits pâtissiers, des viennoises, les salés et les secs.
Les matières premières
Pour atteindre ses productions, il faudra alors consommer, c’est-à-dire approvisionner les matières premières qui sont très utiles à la production. Puisque les produits fabriqués sont essentiellement à base de farine, cette dernière est la principale matière première utilisée.
Désormais, la société MOUF’FREY doit aussi utiliser d’autres matières pour assurer la production d’autres produits.
Les autres ingrédients autres que farine sont composés des éléments ci-après : améliorant, beurre, chocolat, fromage, fruits, huile, lait, légumes, levure, œuf, poisson, poulet, sel, sucre, tomate, viande haché, etc.
Les fournisseurs
La société se communique avec ses différents partenaires. Son fournisseur principal est la société KOBAMA qui commercialise de la farine. Cette dernière, actuellement, ne produit plus de la farine. En conséquence, elle importe de la farine et procède elle-même à sa vente auprès de ses clients dont entre autres la société MOUF’FREY.
Pour les autres intrants qui nécessitent des ingrédients comme les pâtisseries, la société se procure chez les grandes surfaces telles que SHOPRITE, CORA, et les grossistes comme SOREDIM, SMIE et CODAL.
Les moyens de la société MOUF’FREY
Comme toute entreprise, le développement de la société MOUF’FREY est assuré par trois moyens de fonctionnement. Ces moyens sont les moyens humains, les moyens matériels et les moyens financiers.
Moyens humains
La société MOUF’FREY est constituée de jeunes employés dynamiques. Chez la société MOUF’FREY, l’âge minimum d’embauche de 18 ans, tandis que l’âge maximum dépend du besoin exprimé et du profil présenté. Avec ses 66 employés environ, la société connaît des meilleurs succès au niveau de la production.
Moyens matériels
Pour la mise en œuvre des activités de la société MOUF’FREY notamment, la bonne marche du processus de production, la société MOUF’FREY possède des matériaux et d’outillages de fabrication nécessaire à la production de ses produits de qualité. Puis, pour faciliter la livraison dans les zones dedistribution, la société MOUF’FREY met à la disposition de chaque point chaud un véhicule.
Moyens financiers
Composant des actionnaires apportant au capital de la société, les moyens financiers sont le moteur primordial de fonctionnement de la société MOUF’FREY. Ce sont des apports catégorisé en nature et en numéraire des sociétés du groupe, du particulier et des autres entreprises externes du groupe.
En somme, les moyens financiers de la sont constitués de fonds propres et de fonds d’emprunt. Ses moyens financiers ne se limitent donc pas au seul fonds apporté par les actionnaires et les générés par son exploitation.
En revanche, les fonds d’emprunt se déclinent de la régularité et de l’importance des relations professionnelles des dirigeants de la société. En fait, les relations de la société MOUF’FREY avec ses partenaires financiers sont aux baux fixes.
LA PROCÉDURE DE CONSULTATION D’ACHAT DE MATIÈRES PREMIÈRES
La procédure de consultation d’achat de matières premières est la démarche initiative sur le processus d’achat dont l’entreprise doit respecter pour le bon achèvement de son exploitation. En effet, cette procédure consiste à définir les éléments préliminaires de l’opération d’achat de matières premières à savoir l’expression des besoins au niveau des services et l’identification d’une demande d’achat.
L’expression des besoins au niveau des services
Tout achat à effectuer doit être prévu et analysé et chaque service est en mesure de prévoir ses besoins. La prévision d’achat est caractérisée par une expression des besoins avant sa réalisation. Par conséquent, l’expression des besoins est alors faite par le Service du Stockage et/ou le Service Commercial.
L’expression du besoin faite par le Service du Stockage
L’expression du besoin est faite par le responsable du stock compte tenu de la situation de stock. Dès l’atteinte du stock minimum, le Magasinier transmet un état de stock au Responsable Approvisionnement à travers d’un extrait de fiche des stocks (stock initial, entrées, sorties et le stock final). En effet, il appartient au Magasinier de fixer le stock minimum et le stock de sécurité pour chaque article. En somme, il intervient pour éviter la rupture de stock.
L’expression du besoin faite par le Service Commercial
Une demande d’approvisionnement peut être à l’initiative du Responsable Commercial suite à la constatation d’une prévision de vente. Le Responsable Commercial établit une liste récapitulant les produits prévus, il transmet au Service de Production pour que le responsable de ce centre puisse prévoir la production. Ainsi, la planification de production est nécessaire pour déterminer les intrants notamment les matières premières à consommer. En effet, le Responsable du Service de Production communique avec le Responsable du Stock pour confirmer l’utilisation des matières premières relatives à la production à atteindre.
L’identification de la demande d’achat
Le Magasinier se communique avec le Responsable Approvisionnement pour identifier la demande d’achat. Il établit, en conséquence, une liste décrivant les matières premières à approvisionner.
Consultation des matières premières à approvisionner
Cette étape consiste à vérifier que la demande est vraiment nécessaire pour le besoin du stock ou pour la prévision de la vente des produits finis. En fait, le Responsable Approvisionnement observe l’extrait de fiche de stock pour mieux valider la nécessité de cet achat. Après il pourra procéder à la demande d’achat.
Établissement de la demande d’achat
Une demande d’achat est approuvée comme l’utilisation d’un document pré-numéroté de la « Demande d’Engagement de Dépense » (DED). Ce document sert à identifier une charge engagée ou bien une autorisation de décaissement faite par le service interne de la société MOUF’FREY. En plus, lorsqu’il y a une pluralité d’articles ou autrement un achat important, il suffit d’établir une fiche de commande qui est utilisé pour les achats de diverses natures. Ainsi, la DED comporte 3 signatures distinctes du Responsable Approvisionnement, du Responsable Commercial et du Directeur Général de la société MOUF’FREY. Désormais l’intervention du Responsable Commercial montre que l’approvisionnement est nécessaire pour une prévision de vente constatée des produits finis.
Consultation des fournisseurs
Une fois que la DED est remplie et signée, la consultation des fournisseurs se fait en se référant à la base de données par le Responsable Approvisionnement. Et le fournisseur le moins disant sera sélectionné. Alors, le Responsable Approvisionnement consulte le fichier du fournisseur existant. Puis, il pourra procéder àla consultation téléphonique en déterminant le prix des articles proposés par les fournisseurs.Cette démarche pourra de dégager qui est le meilleur ou bien qui propose une offre satisfaisante pour la société MOUF’FREY.
LA PROCÉDURE DE RÉALISATION D’ACHAT DE MATIÈRES PREMIÈRES
La procédure de réalisation est la deuxième phase de la procédure d’achat de matière première de la société MOUF’FREY. Après l’identification d’une demande d’achat, l’exécution de l’achat se développe comme suit : la passation de la commande, la réception des articles commandés ainsi que le contrôle de facture.
Passation de la commande
La commande est lancée à partir de la DED vérifiée et signée par la Direction de la société MOUF’FREY. Elle est présentée par un « Bon de Commande » ou BC pré-numéroté signé par le Responsable Approvisionnement et le DG. Par conséquent, le Responsable Approvisionnement procède à la circulation des commandes passées par téléphone et l’établissement du BC.
Commande passée par téléphone
La commande passée par téléphone est faite comme une demande de livraison auprès du fournisseur choisi. En d’autres termes, la passation des commandes par téléphone est faite afin que les fournisseurs désignés puissent préparer leurs livraisons. En fait, le but de cette démarche est de bien garantir que le fournisseur pourra satisfaire les besoins exprimés de la société.
Établissement du BC
Après avoir eu la confirmation de la part du fournisseur, le Responsable Approvisionnement va se charger de lui adresser la commande. Le lancement de la commande se fait sur la base de la DED ou de la fiche de commande. En conséquence, le Responsable Approvisionnement peut établir le « Bon de Commande ». Ce bon de commande doit être soumis à l’autorité supérieure, généralement, le Directeur de la société MOUF’FREY pour une acceptation finale de l’achat. Ce document est fait à partir d’un carnet à souche pré-numéroté et est réparti en trois exemplaires :
Une copie est adressée au fournisseur ;
Une copie est pour le Service Approvisionnement en attendant la livraison et transmis par ce dernier à la Caisse ou au Service Financier qui s’ensuit au Service Comptabilité ;
Et le troisième est la souche.
La réception de matières commandées
La réception est réalisée par l’obtention des matières premières commandées et le Bon de Livraison ainsi que la facture. En fait, le Magasinier est le premier responsable de toute réception de matières ou d’autres approvisionnements ou encore diverses fournitures en magasin de la société.
Le rapprochement BC et BL
Les matières premières sont prises sous la présence d’un comité composé par le Responsable Approvisionnement, le Magasinier et le Contrôleur en Gestion. Un rapprochement d’un « Bon de commande » (BC) et d’un « Bon de Livraison » (BL) est, usuellement, nécessaire pour vérifier les articles commandés mentionnés sur les deux documents.
La constatation physique
La constatation physique c’est la vérification des matières premières reçues en quantité et en qualité. A cet effet, le Comité de Réception doit constater ou bien vérifier s’il n’y a pas un manque sur sa quantité et que chaque article correspond effectivement à la commande. Il est très important aussi de bien revoir les matières s’il y a des défectueuses.
La prise en charge en magasin
Les matières premières sont généralement stocker en magasin. Le Magasinier va établir un « Bon de Réception » (BR) pré-numéroté en trois exemplaires. L’établissement d’un BR doit être conforme au BL surtout aux articles reçus en magasin.
Pour une preuve de réception, ce document doit viser par le Magasinier et le Transporteur ou le Livreur. En conséquence, la répartition du bon de réception se fait comme suit :
Une copie au fournisseur à titre d’un accusé de réception ;
Une copie à la caisse ou au Service Financier et après transmis au service comptabilité ;
Et le troisième la souche.
Contrôle de facture
La facture est un document établi par le fournisseur comportant la liste détaillée des matières achetées, des prix correspondants ainsi que les diverses conditions posées par lui-même. En fait, le contrôle est une façon de vérifier les situations écrites dans la facture par rapport à la commande et plus précisément, dans le BR. Ce contrôle est, en effet, une étape pour déterminer que l’engagement de l’achat est constitué comme une charge de la société.
Rapprochement de facture, BC et BR
A la réception de la facture envoyée par le fournisseur, le responsable doit procéder au contrôle des indications relatives aux articles et à leur prix. L’objet de ce rapprochement est la recherche de conformité entre la commande et la facture.
Table des matières
REMERCIEMENTS
SOMMAIRE
LISTE DES ILLUSTRATIONS
LISTE DES ABRÉVIATIONS ET ACRONYMES
INTRODUCTION GÉNÉRALE
PREMIÈRE PARTIE : GÉNÉRALITÉS SUR LA SOCIÉTÉ MOUF’FREY ET LA PROCÉDURE D’ACHAT DE MATIÈRES PREMIÈRES
Chapitre 1 : PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ MOUF’FREY
Section 1 : Le groupe PREY
Section 2 : Structure de la société MOUF’FREY
Section 3 : Objectifs, activités, et moyens de la société MOUF’FREY
Chapitre 2 : LA PROCÉDURE D’ACHAT DE MATIÈRES PREMIÈRES DE LA SOCIÉTÉ MOUF’FREY
Section 1 : La procédure de consultation d’achat de matières premières
Section 2 : La procédure de réalisation d’achat de matières premières
Section 3 : La procédure de paiement et comptable
Chapitre 3 : APPROCHE D’ANALYSE
Section 1 : Notion générale sur la fonction achat
Section 2 : Notion relative a la procédure d’achat
Section 3 : Théories à propos du contrôle au niveaudu cycle d’achat
DEUXIÈME PARTIE : ANALYSE DIAGNOSTIQUE DE LA PROCÉDURE D’ACHAT DES MATIÈRES PREMIÈRES
Chapitre 1 : ANALYSE DIAGNOSTIQUE DE LA PROCÉDURE DE CONSULTATION D’ACHAT
Section 1 : Analyse relative à l’expression des besoins d’achat
Section 2 : Analyse relative à l’identification de la demande d’achat
Chapitre 2 : ANALYSE DIAGNOSTIQUE DE LA PROCÉDURE DE RÉALISATION D’ACHAT
Section 1 : Analyse concernant la passation des commandes
Section 2 : Analyse concernant la réception des matières
Section 3 : Analyse concernant le contrôle de la facture
Chapitre 3 : ANALYSE DIAGNOSTIQUE DE LA PROCÉDURE DE PAIEMENT ET COMPTABLE
Section 1 : Analyse concernant la procédure de paiement de l’achat réalisé
Section 2 : Analyse concernant la procédure comptable
TROISIÈME PARTIE : PRÉCONISATIONS DE SOLUTIONS RELATIVES AUX PROCÉDURES D’ACHAT DE MATIÈRES PREMIÈRES
Chapitre 1 : PRÉCONISATIONS DE SOLUTIONS RELATIVES AUX PROCÉDURES DE CONSULTATION D’ACHAT ET DE LA PASSATION DE LA COMMANDE
Section 1 : Propositions de solutions concernant l’expression des besoins au niveau des services
Section 2 : Propositions de solutions concernant l’identification de la demande d’achat
Section 3 : Propositions de solutions concernant lapassation de commande
Chapitre 2 : PRÉCONISATIONS DE SOLUTIONS RELATIVES AUX PROCÉDURES DE RÉCEPTION, DE PAIEMENT ET DE COMPTABLE
Section 1. Propositions de solutions relatives à laprocédure de réception
Section 2 : Propositions de solutions relatives à la procédure de paiement
Section 3 : Propositions de solutions relatives à la procédure comptable
Chapitre 3 : CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE ET LIMITES DES PROPOSITIONS RETENUES
Section 1 : Conditions de mise en œuvre des propositions retenues aux procédures de consultation et de la passation de commande
Section 2. Conditions de mise en œuvre des propositions retenues aux procédures de réception, de paiement de facture et de comptable
Section 3 : Les limites des propositions retenues aux procédures d’achat de matières premières
CONCLUSION GÉNÉRALE
BIBLIOGRAPHIES
ANNEXES
TABLE DES MATIÈRES
