OMM-CLIC
Objectif et stratégie
Etant donné la caractéristique des carburants, il est nécessaire d’utiliser les tables ASTM (American Society for Testing Materials) pour pouvoir contrôler le volume des produits, car les quantités transportés depuis la GALANA RAFFINERIE TERMINAL peut différer de celle chargée dans les bacs de la LP S.A, qui peut diminuer ou augmenter de volume selon ses conditions de stockages. D’où la nécessité d’établir une norme de pertes acceptables entre la LP S.A et les distributeurs. Ses pertes d’exploitation ne doivent pas dépasser au-delà de 3% car ce dépassement sera supporté par les transporteurs et celui issu du stockage sera à la charge de la LP S.A. La société vise à diminuer autant que possible ses pertes d’exploitation afin d’éviter qu’elle soit obligée de payer le surplus aux distributeurs.
Son objectif principal est d’optimiser les coûts en augmentant le volume du carburant stocké tout en diminuant les charges affectées par les opérations mais aussi de diminuer les pertes réalisées afin de maximiser ses bénéfices.
Etant en situation de monopole, la LP S.A adopte une stratégie de domination par le coût constituant une barrière à l’entrée pour les concurrents. Elle procède par la diminution des coûts étant donné que ses dépôts ne sont pas exploités à pleine capacité car certains dépôts menacés situés dans les régions enclavées ne sont pas rentables. De plus, les avantages absolus par les coûts sont assurés, puisque les prestations des transporteurs sont facturées aux coûts auprès des distributeurs, ainsi elle tire sesmarges bénéficiaires sur le volume de sortie des produits.
Par contre, l’entrée en concurrence avec la LP S.A nécessite un énorme investissement avec la mise en place des infrastructures complexes (bacs et accessoires assurant la pleine sécurité dans les dépôts). La stratégie du groupe devrait maintenir cette situation, procédant à la mise à norme des dépôts et de réduire les coûts par la réduction des pertes. Mais la
Logistique Pétrolière S.A puise aussi sa stratégie au niveau de la motivation de son personnel, d’où son objectif stratégique la « performance opérationnelle ». Cette stratégie consiste à motiver le personnel en leur administrant des points de bonifications. En effet chaque fin d’année, le Conseil d’Administration ainsi que le Directeur Général évalue chaque agent à l’aide d’un tableau d’indicateur de performance nommé EIA ou Evaluation Individuel
Annuel et grâce a ce tableau chacun sera noté par l’IPF qui est le facteur d’indicateur de performance permettant de connaitre l’aptitude de chacun. Grâce à la note évaluer par l’IPF, le personnel sera récompensé par une augmentation, soit d’une augmentation par reclassement, soit une augmentation par l’EIA c’est-à-dire primé par un bonus salarial.
Cette stratégie regroupe trois critère et chaque personnel sera noté par :
• l’accomplissement de leur tâche ;
• leur sens d’esprit d’équipe ;
• le résultat maximum obtenu par chacun.
Structure de l’entreprise
Comme toute entreprise ; la Logistique Pétrolière S.A est dotée du principe généraux, c’est à dire basés, sur des règles de conduite dans le respect de la hiérarchie pour un contrôle interne satisfaisant. Au sommet de la hiérarchie se trouve le Conseil d’administration qui est investie des pouvoirs les plus étendues pour agir en toutes circonstances au nom de la société.
Il précise l’objectif de la société et l’orientation qui doit être donnée à son administration. Il exerce un contrôle permanent sur la gestion de la Direction générale. Il arrête et statue les comptes de l’exercice.
Quatre directions sont rattachées à la Direction Générale telles que: la Direction technique, la Direction des Ressources Humaines et Juridique, la Direction d’Exploitation, et enfin la Direction Financière.
La Direction Générale
Comme nous l’avons dit cette Direction a pour rôle : la définition de la politique générale de l’entreprise. Elle détermine les responsabilités de tous les agents, tout en mettant en place les structures nécessaires et les moyens à mettre en œuvres pour atteindre les objectifs préalablement fixés. Elle prépare également les budgets d’investissement et de fonctionnement en vue de leur approbation par le conseil d’administration.
L’auditeur interne
L’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations. L’auditeur apporte ses conseils pour améliorer et contribuer à une meilleure efficacité. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique ses processus de management des risques, de contrôle et de gestion, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. L’auditeur interne vise notamment, à s’assurer la qualité du contrôle interne.
Etant indépendant, il est directement rattaché avec le Directeur Générale, il est chargé de l’audit de tous les dépôts. Sa mission principale est de contrôler la conformité des installations, des exploitations en application avec les procédures mais aussi le contrôle de la pertinence concernant l’hygiène et santé. Il vérifie tous les plans d’action menés dans chaque dépôt et fait le suivi des efficacités des procédures tout en les rappelant aux agents des dépôts.
En outre l’audit des dépôts consiste à la confrontation de tous les documents concernant les registres de sécurité, la conformité des installations en exploitation et la conformité des produits stockés. Enfin il appartient à l’auditeur interne d’en informer le siège sur leurs constats et d’en proposer des recommandations en vue de prévenir les risques pour améliorer l’efficacité des activités.
La Direction Technique
La Direction Technique est celle œuvrant dans l’entretien, la réparation, la rénovation, ou à l’extension des infrastructures de la société. D’où, elle dispose d’un bureau d’études ; responsable de l’élaboration des plans et d’ingénieurs de chantier pour le suivi des travaux.
Deux départements lui sont rattachés :
• Le département travaux ;
• La maintenance.
• Le Département comptabilité
C’est au niveau de ce département qu’on assure tout les travaux concernant la gestion des ressources financières de l’entreprise.
Il est composé par trois services qui sont : le service tiers, chargé de la facturation des produits de la société ; le service immobilisation, responsable du suivi et de la gestion des actifs de l’entreprise ; et le service comptabilité proprement dit, qui retranscrit d’une manière fidèle et conforme aux normes les opérations de l’entreprise par l’enregistrement des mouvements comptables.
Cadre d’étude : le département comptabilité
Cette section exposera le domaine à étudier durant le stage. Il fera découvrir plus amplement les services existants dans le département ainsi que leur tâches y afférents. Aussi avant cette description, est-il nécessaire d’élucider d’abord le concept même de la comptabilité ainsi que l’objectif du département comptabilité.
Conception de la comptabilité
D’après le plan comptable Malagasy, « la comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées ou non correspondant aux opérations de l’entité et de présenter des états financiers donnant une image fidèle de la situation financière, de la performance et des variations de la situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes.»
Le service tiers
Le Responsable du service tiers est chargé du suivi des acteurs physiques de la société, c’est-à-dire le suivi des fournisseurs et des clients. Ainsi, pour la bonne séparation des tâches, la LP S.A a instauré deux postes bien distincts et gérés par le responsable fournisseurs et le responsable clients.
Les responsables clients traitent la facturation des clients suivants les prestations fournies. Il s’occupe également du recouvrement de ces derniers ainsi que la réconciliation des comptes concernés. En effet, le responsable client est donc l’interlocuteur de la société vis-à-vis des clients. En tout, la LPSA compte quatre clients qui sont les distributeurs de produits pétroliers à Madagascar, à savoir : TOTAL Madagascar, la Société Malgache de Pétrole – SHELL, GALANA et JOVENNA.
Quant au Responsable fournisseurs, il ne prend en charge que ceux qui ont été consommé à l’avance ou les services déjà rendus. Il s’occupe de la réception des factures fournisseurs et de l’imputation analytique des factures à payer et à recevoir et fait le suivi régulier de ces dernières jusqu’à leur paiement. En outre il se charge du suivi des Ordres de Paiement (ODP) avant tous décaissements.
Le service immobilisation
Le Responsable du service immobilisation exécute le suivi et la gestion de toutes les immobilisations appartenant à la LP S.A. Il effectue l’accord de crédit en matière d’investissements tels que la rénovation, l’extension et la sécurité des dépôts. Il se charge du parc automobile et des matériaux informatiques et bureautiques. Ainsi, une fois acquises, ces immobilisations doivent figurer dans le registre des immobilisations et doivent être gérées à travers la pratique de l’amortissement.
Le service comptabilité
Les agents au niveau du service comptabilité transcrivent toutes les opérations financières par les écritures comptables. Ils sont chargés à chaque fin du mois de faire la réconciliation de toutes les écritures comptables et d’en dégager un tableau de calcul de la « Base flash » (Cf annexe N°9) établi par le contrôleur de gestion pour présenter la situation financière auprès de tous les associés.
THEORIE GENERAL DU CONTROLE INTERNE
Actuellement le mot contrôle interne touche les établissements par leurs efficacités dans : la gestion des risques, l’information, la communication et la surveillance. Les différences d’applications résultent des caractères complexes de chaque entité. Aussi avant de comprendre, il est nécessaire d’élucider d’abord la conception du système de contrôle interne.
Après, nous parlerons de son cadre conceptuel. A lafin, nous verrons sa délimitation et les limites auxquelles le contrôle interne n’a plus sa raison d’être.
Conception du système de contrôle interne
Si la notion de contrôle est probablement aussi vieille que l’humanité, un sentiment de volonté sera toujours exigé pour la mise en place d’un dispositif de qualité du contrôle interne au sein d’une organisation. Devenu l’objet de discussion très en vogue actuellement, de nombreuses organisations comptables professionnelles ont essayé de donner de différentes définitions du contrôle interne.
Cette section portera sur la définition et la caractéristique du contrôle interne ainsi que ses objectifs.
Objectifs du contrôle interne
Pour mieux comprendre à quoi consiste le contrôle interne, nous pouvons classer ces objectifs en quatre grands points.
Protéger et sauvegarder le patrimoine
D’une part, la protection du patrimoine consiste à défendre les biens de la société contre toute tentation de vol et de malveillance qui pourrait conduire à sa perte. Il est à noter, qu’en termes de contrôle interne, le patrimoine concerne les biens et les droits recouvrant les biens incorporels constatés ainsi que les possibilités des ressources tels que les images de marques. Et d’autre part, la sauvegarde du patrimoine complète et prolonge cette protection dans la mesure d’une conservation et d’une préservation à plus long terme de ses dits biens et droits.
Avoir une bonne qualité d’information
Une gestion efficace de l’entreprise implique la diffusion d’information de qualité. Le rôle du contrôle interne permet à son tour d’uniformiser cette qualité des informations. Ainsi, les informations transmises ou reçues sont significatives si elles sont précises, homogènes et suffisantes. Pour matérialiser ces critères l’élaboration de procédure et instruction écrite sont nécessaires et indispensable pour son respect.
Appliquer les instructions transmises
La fixation des objectifs généraux est régie parla direction générale. Sa mise en œuvre est ensuite réalisée par chaque responsable dont les instructions seront à suivre à tous les échelons. Un ensemble de procédures écrites facilitera l’application de ces instructions afin que celles-ci soit comprise et bien appliquée. En effet une procédure est le processus des opérations à réaliser pour un travail donné. La mise en place de cette procédure constituera pour l’entité une sécurité permanente car elle permet aux agents de les guider dans leur travail, de veiller aux règles et les respecter.
Il conviendra toutes fois de veiller au respect de cette procédure qui relève de la fonction d’audit interne.
Favoriser l’amélioration des performances
L’existence du contrôle interne facilite et allège les tâches tout en maintenant un niveau général de sécurité élevée. Le contrôle permet de mettre en évidence les faiblesses de l’entreprise en détectant les erreurs, les fraudes et les négligences. Et c’est grâce à l’analyse de procédure et du circuit de document qu’on prescrit les tâches et qu’on supprime les travaux inutiles.
Cadre conceptuel
Dans cette section nous allons voir les différents principes du contrôle internes et les différents contrôles existants dans une organisation.
Les principes du contrôle interne
Pour donner une qualité satisfaisante, le contrôle interne doit reposer sur certain nombre de règles de conduite ou de préceptes. Le contrôle interne s’appuie sur les sept principes cités ci-dessous.
Principe d’organisation
Il est plus facile de contrôler une structure bien organisé, dirigé par un chef ayant une certaine rigueur dans l’exercice de ses fonctions.
Responsabilité du chef d’entreprise
L’organisation est établie sous la responsabilité du chef d’entreprise. Il représente le pouvoir dans ses droits quelque soit son mode de désignation. Ces responsabilités comprennent la fixation des objectifs, la définition des responsabilités des hommes, la définition d’un organigramme, la détermination du choix et de l’étendu des moyens à mettre en œuvre.
Le chef est donc l’initiateur des objectifs généraux et à ces données s’inscrivent sur les objectifs annuels et pluriannuels quantifiables de manière précise et en rapport avec les fonctions. La définition des responsabilités doit avant tout déboucher sur une attribution complète sans ambigüité des pouvoirs et des responsabilités.
Organisation préalable
Une organisation appropriée fournit le cadre dans lequel les activités nécessaires à la réalisation des objectifs sont planifiés, exécutées, suivies et contrôlées compte tenu des moyens dont on dispose.
Organisation adaptée et adaptable
Chaque organisation détermine une stratégie pour atteindre ses objectifs. Ils peuvent être fixés pour l’organisation dans son ensemble ou orientés sur des activités particulières au sein de celle-ci. La conséquence des objectifs définit les besoins de la gestion qui déterminent à leur tour l’inventaire des moyens à mettre en œuvre en tenant compte de l’environnement et des contraintes externes.
Organisation vérifiable
Toute organisation peut subir des modifications ou des déviations en cours d’exercice à l’insu des décisions prises. A cet effet, les vérifications sont indispensables pour la conservation des structures, le respect des circuits mis en place pour éviter la présence des circuits parallèles.
Formalisation et conservation du schéma d’organisation
C’est la Direction générale qui définit l’organigramme. Cet organigramme qui fixe la place de chacun et de chaque service dans la hiérarchie de l’entreprise. La formalisation de l’organisation comporte aussi l’établissement d’un manuel de procédure qui décrit les circuits en termes généraux ou de manière détaillée, l’origine et les supports des flux d’information ainsi que leur configuration.
Principe d’universalité
Ce principe d’universalité veut dire que tout les personnes dans l’entreprise, sont soumises aux règles du contrôle interne quelque soit le moment, le lieu où se trouve l’agent, et que tous les activités seront adaptés par cette même règle.
Principe d’indépendance
Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne, sont à atteindre indépendamment compte tenue des procédures et des moyens de l’entreprise.
Une procédure doit être nécessairement prévue, pourque les traces de condition soient conservées en vue d’éviter toute contestation ultérieure.
Table des matières
REMERCIEMENTS
SOMMAIRE
LISTE DES ABREVIATIONS
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES ILLUSTRATIONS
INTRODUCTION GENERALE
PARTIE I : GENERALITE SUR LA RECHERCHE
CHAPITRE 1: PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Section 1. La logistique pétrolière S.A
Section 2. Structure de l’entreprise
Section 3. Cadre d’étude : le département comptabilité
CHAPITRE 2. THEORIE GENERAL DU CONTROLE INTERNE
Section 1. Conception du système de contrôle interne
Section 2. Cadre conceptuel
PARTIE II : DIAGNOSTIC STRATEGIQUE ET ANALYSE DES PROBLEMES
CHAPITRE 1 : ANALYSE DES PROBLEMES AU NIVEAU DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE
Section 1. Procédure inadéquat
Section 2. Contrôle non satisfaisant
Section 3. Moyens non adaptés
CHAPITRE 2. ANALYSE DES FORCES ET FAIBLESSES, DES MENACES ET DES OPPORTUNITES DE LA LOGISTIQUE PETROLIERE
Section 1. Les forces et les faiblesses rencontrées
Section 2. Opportunités et menaces
PARTIE III : PROPOSITIONS DE SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE 1. SOLUTIONS PROPOSEES AU NIVEAU DU DEPARTEMENT COMPTABILITE
Section 1. Amélioration du système de contrôle interne
Section 2. Renforcement du dispositif de contrôle interne
CHAPITRE 2. PROPOSITIONS D’ACTIONS ET MESURES A PRENDRE
Section 1. Mesures d’atténuation des faiblesses et des menaces
Section 2. Mesures d’accompagnement pour soutenir les forces et les opportunités
CHAPITRE 3. SOLUTIONS RETENUS ET RESULTATS ATTENDUES
Section 1. Solutions retenues
Section 2. Résultats attendus
Section 3. Recommandations générales
CONCLUSION GENERALE
BIBLIOGRAPHIE
WEBOGRAPHIE
LISTE DES ANNEXES
TABLE DES MATIERES
