OMM-CLIC
Identification
CPA ou Conseil-Production-Audit est une société d‟expertise comptable et de commissariat aux comptes, basée à Madagascar depuis 2010. Il est géré par Monsieur Rija François Olivier RAMIARAMANANA expert-comptable et financier, titulaire du Diplôme d‟Expertise Comptable délivré par l‟Ordre des Experts Comptable de Paris Iles de France, elle estspécialisée dans le traitement délocalisé de données comptables, fiscales et juridiques.
Portefeuille d’activité
Avec ses dizaines d‟années d‟expériences en délocalisation, CPA effectue actuellement des dossiers appartenant à des cabinets d‟expertise comptable et d‟audit français, les principales prestations suivantes : production comptable, fiscale et sociale délocalisée, traitement juridique délocalisé.
Production comptable, fiscale et sociale délocalisée
Elle concerne les saisies et les traitements comptables, la révision comptable, l‟établissement des états financiers, des déclarations sociales et des déclarations fiscales.
L‟indexation, qui consiste à renommer les pièces comptables dématérialisées, fait également partie de ce type de prestation.
Traitement juridique délocalisé
Le traitement ou secrétariat juridique concerne les actes juridiques comme la chemise d‟envoi au client cabinet, les conventions d‟associés, la feuille de présence des associés, le mode de partage et décompte des dividendes, le Procès-Verbal d‟Assemblée Générale Ordinaire ou d‟Assemblée Générale Extraordinaire, le rapport de gestion et l‟envoi greffe.
Service Administratif et Recrutement Collaborateurs
Ce service s‟assure de la gestion Administrative de la société. Il s‟occupe des Ressources Humaines du cabinet, à savoir les recrutements, la gestion des paies, la gestion des congés, etc. Ce service s‟occupe également de la comptabilité du cabinet.
Département Accueil nouveaux clients
Ce département a été mis en place pour assurer la première relation avec les nouveaux clients. Il s‟occupe d‟expliquer le fonctionnement du cabinet au client ainsi que de désigner l‟équipe qui va traiter le dossier de ce dernier.
Département Production
Le département production est dirigé par un chargé de clientèle. Il inclut le service detraitement de données et la gestion de la plateforme en ligne CRM.
Service traitement de données
Ce service s‟occupe du traitement comptable, fiscal ou juridique proprement dit. Il est dirigé par des superviseurs et divisé en équipe. Une équipe comprend un ou deux superviseurs selon le volume des dossiers avec des collaborateurs comptables et des s suivant les besoins.
Les rôles de ces intervenants seront mis en avant dans la deuxième partie de cette étude.
Contrôle Révision Management (CRM)
Ce service assure la mise en place de la plateforme web CRM. Il s‟agit de détecter les erreurs et de les corriger au fur et à mesure. Les fonctions de cette plateforme sont les suivantes :
– Gérer la réception et l‟envoi des dossiers
– Gérer le planning de chaque intervenant
Département Technique
Le département technique s‟assure de l‟Administration et Sécurisation des Données ainsi que les études et projets.
Service Administration et Sécurisation des Données
Ce service gère le stockage, l‟administration et la sécurisation des données. Les rôles de ce service sont les suivants :
– Administration et exploitation des serveurs
– Maintenance informatique : planification des interventions d’installation, de configuration et de dépannage de matériels
– Mise en place des mécanismes concernant la sécurité informatique
– Gestion du réseau informatique.
Etudes & Projets
Ce service est chargé de développer des applications afin de :
– Faciliter les tâches de chacun au sein de l‟entreprise
– Accélérer la production comptable
– Contrôler les tâches effectuées
Cette section nous a permis de définir le département et service au sein du cabinet CPA. Après avoir eu connaissance de la zone d‟étude, nous allons passer à l‟approche théorique de cette recherche.
Approche théorique
Cette section traitera tout ce qui concerne la théorie autour du thème choisi. Elle s‟avère importante car sans elle, la réalisation de l‟étude n‟est pas possible. Entres autres, elle abordera tout d‟abord les concepts sur la comptabilité, par la suite, la délocalisation afin de mieux comprendre le système de production comptable délocalisée
Généralités sur la comptabilité
La comptabilité consiste à recueillir et saisir les flux financiers que ce soient dépenses ou recettes, d‟une entreprise en vue de présenter sa situation financière pour un période donnée, généralement une année, appelée exercice comptable.
Selon la définition donnée par le Plan Comptable Général, PCG : « La comptabilité est un système d‟organisation de l‟information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états financiers reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l‟entité à la date de clôture».
Les états financiers sont une représentation financière structurée de la situation financière et des transactions conduites par une entité. L‟objectif des états financiers à usage général est de fournir des informations sur la situation financière, la performance et les flux de trésorerie de l‟entité qui sont utiles à un large éventail d‟utilisateurs.
Ces utilisateurs sont généralement : les dirigeants, les organes d‟administration et de contrôle et les différentes structures internes de l‟entité, les fournisseurs de capitaux : propriétaires, actionnaires, investisseurs ou banques, les autorités fiscales, les statistiques nationales, les autres partenaires de l‟entité: les assureurs, les salariés, les fournisseurs ou les clients et les autres groupes d‟intérêt.
La comptabilité est cadrée par une loi comptable qui varie généralement dans chaque pays, mais elle est universelle et est uniformisée selon les International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards (IAS/ IFRS) ou les normes comptables internationales/normes internationales d‟information financière en français. Cependant, il convient de survoler deux niveaux de la comptabilité pour cette étude : la comptabilité au niveau international, ensuite la comptabilité française.
La comptabilité internationale
La comptabilité internationale est régie par les normes comptables internationales/normes internationales d‟information financière (IAS/IFRS) afin de garantir la transparence et la comparabilité de la comptabilité des entreprises. Les normes internationales et les interprétations s‟y rapportant sont définies par le règlement (CE) n° 1126/2008 de la commission Européenne et émises par les International Accounting Standards Boards (IASB) ou le Conseil des normes comptables internationales en français. Ce règlement a été mis en application depuis le 14 septembre 2002. La comptabilité internationale a comme objectifs d‟étudier un langage comptable unique et de gérer internationalement les groupes (fusions).
Principes généraux
Deux principes généraux sont exposés dans les normes IAS/IFRS : la prééminence du fond sur la forme juridique et l‟évaluation des actifs. Ces deux principes ne sont pas pris en compte dans les normes comptables françaises.
Principes comptables fondamentaux
Ces principes sont le principe de comptabilité d‟engagements par opposition à la comptabilité de trésorerie et l‟hypothèse de continuité d‟exploitation. Ils constituent les hypothèses de base pour la préparation et la présentation des comptes.
Les IFRS précisent quatre caractéristiques qualitatives de base à observer sur l‟information fournie par les états financiers : l‟intelligibilité, la pertinence, la fiabilité et la comparabilité. D‟autres caractéristiques qualitatives sont dérivées de la fiabilité telles que l‟image fidèle, la prééminence de la substance sur la forme (substance over form),l‟importance relative, la neutralité, la prudence etl‟exhaustivité.
Les états financiers
Les états financiers exigés par les normes IFRS sont formés par cinq documents : le bilan, le compte de résultat, l‟annexe, le tableau de variation des capitaux propres et le tableau des flux de trésorerie.
Des légères différences sont observées sur le référentiel français par rapport aux normes IFRS vues précédemment.
L’analyse, la classification et la synthèse des comptes
Ces opérations sont effectuées à partir du grand livre général, de la balance de vérification et du livre d‟inventaire.
Une fois que l‟écriture est saisie, elledoit être validée puis reportée sur le grand livre général (en pratique, les logiciels de la comptabilité reportent automatiquement les écritures dans le grand livre). L‟écriture ainsi enregistrée, en cas d‟erreur, pourra être modifiée à posteriori, sauf si l‟exercice comptable a été clôturé. Le grand livre est constitué par un ensemble de feuillets séparés regroupant tous les comptes tenus de l‟entreprise. Il a pour fonction d‟analyser ces comptes.
La balance est un instrument de contrôle comptable, un état récapitulatif faisant apparaître pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur au début de la période, le cumul des mouvements « débit » et celui des mouvements « crédit » depuis le début de l‟exercice, ainsi que le solde en fin de période.
Un inventaire doit être effectué par l‟entité au minimum tous les douze mois.
L‟inventaire est un relevé de tous les éléments d‟actifs et de passifs présents au sein de l‟entreprise et dans lequel sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d‟eux à la date d‟inventaire.
Les documents de base d‟analysesont les états de synthèse comptables qui sont : le bilan, le compte de produits et de charges, l‟état des soldes de gestion, le tableau definancement et l‟état des informations complémentaires ou annexe.
La communication de l’information
Elle est la phase finale du cycle comptable. Les états comptables sont communiqués aux usagers tant internes qu‟externes. Ils serviront aux dirigeants à faire le point sur l‟entreprise et donnent aussi l‟image de la situation financière de cette dernière à un moment donné, image qui pourra intéresser de très nombreux tiers comme les actionnaires, les fournisseurs, les banquiers, les clients, l‟Etat, les investisseurs et les repreneurs éventuels.
Concept de délocalisation
La délocalisation est l’action de redéployer une partie des activités d’une entreprise du territoire national vers l’étranger.
En d’autres termes, c’est la fermeture d’une unité de production dans un pays, suivie de sa réouverture à l’étranger en vue de réimporter sur ce territoire les biens produits et / ou de continuer à fournir les marchés d’exportation à partir de cette nouvelle unité.
Définition
La délocalisation peut se définir de trois façons :
Au sens le plus strict, c’est changer de lieu une unité de production. Cela se traduit par la fermeture d’un site dans le pays d’origine et par l’ouverture d’une autre unité productive à l’étranger. Ceci sans que soit affectée la destination des biens ou des services produits, c’est-àdire le marché domestique.
La création d’une nouvelle unité de production à l’étranger plutôt que sur le territoire nationale permet l‟augmentation des capacités de production. Il ne s’agit pas ici réellement d’une délocalisation. Il s’agit d’un investissement direct de création à l’étranger, généralement considéré comme une délocalisation.
La délocalisation peut également désigner le recours à la sous-traitance proposée par une société étrangère afin de fournir des biens produits auparavant localement par l’entreprise.
Une telle situation mêle les deux phénomènes décrits précédemment (d’abord l’externalisation, puis la délocalisation). On parlera donc d’offshore outsourcing.
La différence entre l’externalisation et la délocalisation
L’externalisation est parfois une manière souvent erronée associée au phénomène de la délocalisation. Les deux phénomènes de gestion des organisations ne doivent pas être confondus pour autant :
– toute externalisation n’entraîne pas de la délocalisation, puisqu’elle ne fait souvent appel qu’à de la sous-traitance locale,
– toute délocalisation n’est pas forcément de l’externalisation, par exemple dans le cas où c’est l’entreprise elle-même qui déplace l’un de ses propres sites de production.
Externalisation sans délocalisation
Lacity et Hirscheim (1993) ont ainsi défini l‟externalisation : « L‟outsourcing, dans la forme la plus basique peut être entendue comme l‟achat d‟un bien ou d‟unservice qui était auparavant réalisé en interne. L‟outsourcing se caractérise aujourd‟hui par un transfert de personnel et de l‟équipement vers le prestataire qui devient également responsable des perteset profits. »
D‟après ces auteurs, l‟externalisation doit répondre aux trois critères suivants : – la fonction doit obligatoirement avoir fait partie de l‟entreprise ;
– existence d‟un transfert de personnes et d‟équipement vers le prestataire ;
– la mise en place d‟une relation durable et étroite permettant un bon fonctionnement de l‟entreprise.
Quélin et Barthélémy (2002) utilisent le terme « l‟externalisation stratégique ». Elle relève d’une décision de la direction générale qui touche au cœur de métier de l’entreprise et à son périmètre d’activité.
Selon l‟étude d‟Ernst & Young en 2003 sur la pratique et les tendances du marché de l‟externalisation en France, 83% des 220 entreprises interrogées affirment savoir ce qu‟on entend par externalisation. Cependant, le nombre de personnes ne différenciant pas l‟externalisation de termes proches reste encore significatif. Ainsi, 1/3 des personnes interrogées confond l‟externalisation et la sous-traitance.
Il semble donc nécessaire de préciser les différences entre l‟externalisation et les termes qui lui sont fréquemment assimilés.
Autres termes
Nearshore
Dans le secteur des logiciels et services informatiques, on distingue le nearshore de l’offshore. Le nearshore peut se situer soit sur le territoire national soit à proximité géographique et culturelle (Cas de la France et de l’Espagne avec le Maroc).
BPO
Le BPO (Business Process Outsourcing) est l’externalisation d’un pan entier de l’activité d’une entreprise, comme par exemple la paye, la gestion des relances, la comptabilitéHomeshore :
Aussi négligé par les spécialistes du secteur, ce concept importé des États-Unis et de l’Angleterre prend ces dernières années beaucoup d’ampleurs. Il consiste pour un téléopérateur (généralement une mère ménagère) qui a une certaine expérience dans le domaine et qui n’aimerait pas se déplacer chaque jour, de pouvoir rester à la maison pour y travailler. Conscients de la croissance de ce genre de centre, plusieurs spécialistes du marché sont entrain de s’y intéresser.
Downsizing
Le « downsizing » consiste simplement à céder une activité à une autre entreprise à l’étranger. La relation avec l’acheteur s’arrête après l’acte de vente.
Mise en œuvre de l’opération de la délocalisation comptable
La délocalisation comptable est une opération délicate, sa mise en œuvre doit faire l‟objet d‟une mûre réflexion. Elle génère des impacts sur la structure du cabinet délocalisant. Des décisions comme la création d‟un comité de pilotage doit se faire. Nous allons approfondir la mise en œuvre de l‟opération à travers trois catégories d‟aspects à savoir : les aspects relationnels, les aspects juridiques et les aspects techniques.
Les aspects relationnels
Les aspects relationnels se basent sur la relation tripartite entre le cabinet d‟expertise comptable, le client final et le prestataire en délocalisation.
Les méthodes de traitement des données
Une fois les informations recueillies dans le bloc note, on a commencé tout d‟abord par leur classement par rubrique. Ensuite, on a procédé à l‟analyse de celles-ci par les trois méthodes qui vont être présentées ci-dessous et appliquées ultérieurement. Trois méthodes de traitement des données sont utilisés pour la réalisation de cette étude : Le SWOT, la méthode QQOQCP et le diagramme d‟ISHIKAWA. L‟outil informatique a aussi porté son aide dans le traitement des données.
Le SWOT
Le SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats ) ou MOFF pour les Francophones (Menaces – Opportunités – Forces – Faiblesses) est un outil très pratique lors de la phase de diagnostic stratégique. Il permet l‟analyse et présente l’avantage de synthétiser les forces et faiblesses d’une entreprise au regard des opportunités et menaces générées par son environnement.
Les axes d’analyse présente deux formes : L’axe interne et l’axe externe
L‟axe interne recense les caractéristiques actuelles de l’organisation, vues comme des forces ou des faiblesses selon les activités exploitées. Elles concernent généralement les ressources humaines, les capacités de production, les capacités financières, les savoir-faire détenus.
Il y a comme forces les ressources possédées et/ou les compétences détenues conférant un avantage concurrentiel, et comme faiblesses le manque au regard des facteurs clés de succès ou bien face aux concurrents.
L‟axe externe lui,énumère des éléments qui ont un impact possible sur l’entreprise.
Les opportunités et les menaces.
Les opportunités, comme l’environnement de l’entreprise peuvent présenter certaines zones de potentiel à développer, il convient mieux de les identifier.
Certains changements en cours ou à venir peuvent avoir un impact négatif sur les activités de l’entreprise. Ces derniers vont être considérés comme des menaces.
Le diagramme d’ISHIKAWA
C‟est un outil qui permet d‟identifier les causes d‟un problème. On a une vision globale des causes génératrices d‟un problème avec une représentation structurée de l‟ensemble des causes qui produisent un effet. Il y a une relation hiérarchique entre les causes et on est en mesure d‟identifier les racines des causes d‟un problème. Le diagramme d‟Ishikawa (ou diagramme en arête de poisson, diagramme cause-effet ou 5M) permet de limiter l‟oubli des causes et de fournir des éléments pour l‟étude des solutions. Cette méthode permet d‟agir sur les causes pour corriger les défauts et donner des solutions en employant des actions correctives.
Les limites de l’étude et difficulté rencontrées
Des limites et des difficultés ont été rencontrées lors de la réalisation de cette étude.
Elles proviennent essentiellement de l‟entreprise visitée à cause de certaines restrictions. Il y a les limites dans l‟espace et les limites dans le temps.
Les limites dans l‟espace étaient au niveau de la zone d‟étude même.
Les responsables sont occupés par leurs tâches respectives et ne peuvent pas ainsi nous consacrer beaucoup de temps. C‟est pourquoi les informations ne sont pas suffisantes. Il y a aussi la question de confidentialité.
Ce second chapitre nous a permis de présenter, non seulement, les méthodes qui seront utilisées ultérieurement pour l‟analyse des informations obtenues, mais aussi, les limites et les difficultés rencontrées lors de la réalisation de ce rapport.
Le regroupement des pièces comptables
Dans cette étape, les pièces présentant plusieurs pages sont assemblées en un seul fichier pour faciliter la saisie ultérieure. Le traitement est effectué avec le même logiciel« Indexation comptable ».
La saisie en indexation automatique
Le logiciel d‟indexation permet de faire la saisie à partir d‟un masque de saisie programmé. Après le regroupement, l‟indexateur à la charge du dossier effectue la saisie des pièces puis exporte les journaux en format Excel. Un rapport d‟indexation est livré au collaborateur comptable à la fin de la saisie en indexation automatique.
La saisie en indexation manuelle
L‟indexation manuelle des pièces consiste à renommer les pièces comptabilisées.Cette procédure est en outre demandée systématiquement par le cabinet client. Les pièces sont indexées et classées selon le standard suivant : « date_nom (fournisseur, client, banque) période_n°_mode de règlement».
Après avoir étudié l‟environnement de production lié à l‟indexation et le déroulement du pôle indexation, nous allons passer à l‟étape supérieure du processus qui est la révision comptable.
Table des matières
INTRODUCTION
PARTIE I : MATERIELS ET METHODES
CHAPITRE 1 : DESCRIPTION GENERALE DE LA ZONE D’ETUDE
Section 1 : Présentations de la société CPA
Section 2 : Approche théorique
CHAPITRE 2 : DEMARCHE METHODOLOGIQUE
Section 1 : La collecte de données
Section 2 : Les méthodes de traitement des données
PARTIE II : RESULTATS
CHAPITRE 3 : RESULTAT LIE AU POLE INDEXATION
Section 1. Etude de l’environnement
Section 2. Déroulement de l’indexation
CHAPITRE 4 : RESULTAT LIE A LA REVISION COMPTABLE
Section 1. Etude de l’environnement
Section 2. Déroulement de la révision comptable
CHAPITRE 5 : RESULTAT LIE A LA SUPERVISION
Section 1. Etude de l’environnement
Section 2. Déroulement de La supervision
PARTIE III : DISCUSSION ET RECOMMANDATIONS
CHAPITRE 6 : DISCUSSION DES RESULTATS
Section.1. Analyse des pôles de production
Section 2. Illustration
Section 3. Analyse du CRM (Contrôle Révision Management)
Section 4. Opportunités et Menaces
CHAPITRE 7 : RECOMMANDATIONS D’AMELIORATIONS
Section 1. Amélioration de l’environnement du système de production
Section 2. Amélioration des méthodes de traitement des dossiers comptables délocalisés
Section 3. Amélioration de l’organisation et de la communication
CONCLUSION
