Théorie générales sur le « Système de contrôle interne »

Les rôles des services rattachés à la D.A.A.F

Le service Administratif et Financier (SAF)

Ce service s’occupe de toutes les opérations financières de la D.A.A.F. suivant la procédure générale de l’exécution des dépenses publiques. On a pu constater aussi que deux divisions occupent un rôle essentiel au sein de cet service :
– La division« Indemnité et Solde »
– La division« Compte Matière »

La division « Indemnité et Solde »

Cette division est primordiale au sein du Ministère car c’est elle qui traite tous les dossiers concernant le paiement ou remboursement des frais, indemnités ou encore des salaires tels que :
– Paiement des salaires et des différentes charges des personnels rattachés au niveau central ;
– Remboursement des frais médicaux et d’évacuation sanitaire;
– Remboursement des frais de transport des bagages et personnes ;
– Paiement des différentes indemnités du personnel ;
– Paiement de l’indemnité des étudiants stagiaires en Médecine.

La division « CompteMatière »

L’existence de cette division est indispensable au sein du Ministère car la personne responsable appelée« Dépositaire Comptable » assume une fonction vitale pour le Ministère.
Tout d’abord,il se charge :
– de la garde, de la conservation et de l’entretien du matériel, des matières et objets se trouvant sous sa responsabilité et pris en charge dans ses écritures ;
– de la régularité des écritures, c’est-à-dire de la tenue de la comptabilité qui doit être conforme aux règles et normes concernant la comptabilisation.
Pour ce faire, il certifie la réception ou la sortie des matériels,matières et objets dans le « journal » qu’il appelle aussi « grand livre » après avoir établi l’Ordre d’Entrée en cas d’acquisition des biens et un Ordre de Sortie pour le cas contraire.

Le Service des Infrastructures, Equipements et Maintenance(SIEM)

Ce service a pour rôle d’administrer les stratégies pour la maintenance des équipements biomédicaux dans les formations sanitaires publiques.

Service de Suivi du Budget Central

Il assure la gestion financière et l’ordonnancement des crédits du programme 5.
Il assure aussi le contrôle et suivi du budget par le biais de F.C.C. au niveau central et périphérique.

THEORIE GENERALE SUR LE « SYSTEME DE CONTROLE INTERNE »

Dans ce chapitre, nous allons aborder un aperçu global sur l’outil de gestion utilisé qui est « le contrôle interne ». La notion du contrôle interne est à la fois difficile à manier dans une entreprise, en ce sens, qu’on a souvent tendance à considérer son application comme un jugement des faits. Alors, pour mieux comprendre sur cette théorie, nous allons voir les quelques définitions s’y

Définitions et objectifs du contrôle interne

Définitions

Les définitions du contrôle interne ont évolué au fil des ans, mais toutes comprennent le traitement comptable,lalutte contre les erreurs involontaires et les fraudes :
En 1948 Bertrand Fain et Victor Faure proposent dans leurs ouvrages : « La révision comptable », une définition qui limite le champ d’application du contrôle interne à la comptabilité et son rôle à la prévention des fraudes : « Le contrôle interne consiste dans une organisation rationnelle de la comptabilité et du service comptable, visant à prévenir ou, tout au moins,à découvrir sans retard les erreurs et les fraudes ».
En 1977, l’Ordre des Experts-comptables propose dans son ouvrage : « Le contrôle interne », une définition qui étend son champ d’application à toutes les activités de l’entreprise et qui ne limite pas son rôle à de seules mesures de vérification : « Le contrôle internées l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise ;Il a pour but :
– d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité d’information
– de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances.
Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenirla pérennité de celle-ci ». Mikol Alain , « Le Contrôle Interne Le Contrôle Interne », CollectionQue sais-je », CollectionQue sais-je ?
En 1986, l’Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA, Toronto) propose une définition dans laquelle le contrôle interne est à la fois un système de traitement et un système de protection : « Constituent le contrôle interne la structure administrative de l’entreprise et tous les systèmes coordonnés que la direction met en place en vue d’assurer, dans la mesure du possible, la conduite ordonnée et efficace de ses affaires : notamment la protection de ses biens, la fiabilité de ses livres et documents comptables et la prompte préparation d’une information financière fiable. »
Notons qu’en 1992, cette définition a été légèrement modifiée par la Commission Treadway qui le considère comme un système de traitement qui permet d’atteindre trois objectifs majeurs : « Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par le conseil d’administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants :
– la réalisation et l’optimisation des opérations ;
– la fiabilité des informations financières ;
– la conformité aux lois et aux règlementations en vigueur. »
En somme, on peut considérer « le contrôle interne comme un système d’organisation mis en place par la direction d’une entité et qui comprend les procédures de traitement de l’information comptable et les procédures de vérification du bon traitement de cette information comptable afin d’assurer la légitimité de ses activités, la protection de ses patrimoines, la fiabilité de ses informations et l’utilisation efficace de ses moyens humains et matériels. Il comprend un plan d’organisation et un ensemble cohérent des moyens, de méthodes et de procédures permettant la maîtrise du fonctionnement et l’évolution de l’entreprise par rapport à son environnement. »
De ces multiples définitions découlent des objectifs communs du contrôle interne, ceux qui feront l’objet de notre deuxième sous-section.

Objectifs du contrôle interne

Il a pour but :
– De sauvegarder le patrimoine, par la mise en œuvre de procédure qui évite les erreurs et les fraudes ;
– D’améliorer la performance de l’entreprise, par la mise en œuvre de procédures efficientes ;
– D’assurer la qualité, l’exactitude et la fidélité des informations comptable, en sécurisant son accès ;
– De promouvoir l’efficacité opérationnelle ;
– De maintenir la ligne de conduiteétablie par la Direction Générale ;
– De prévenir les erreurs et les fraudes.
On peut donc considérer le contrôle interne comme un système mis en place par la direction au sein d’une organisation en vue d’assurer la fiabilité des comptes et d’apporter une preuve indirecte de l’enregistrement correct de toutes les opérations. Ainsi, un bon contrôle interne permet :
– De faire(établir les comptesannuels) ;
– De faire sans erreur ni gaspillage(sauvegarder le patrimoine) ;
– De faire mieux(améliorer la performances).

Les principes fondament aux du contrôle interne

La mise en place d’un bon système de contrôle réside sur des principes fondamentaux et sur des techniques qui permettent d’appliquer correctement ces principes. Nous allons voir brièvement ces différents principes.

Principe d’organisation

Ce principe repose sur l’existence d’organigramme, de procédure et de méthode des diverses activités de l’entreprise. L’organisation de l’entreprise pourrait être tacite et reposer sur la mémoire collective si elle réunit les trois règles de bon sens suivants :
– la description des tâches doivent être suffisamment explicites et connues pour que chaque personnel puisse reprendre au pied levé le travail d’un collègue démissionnaire ou tout simplement momentanément absent pour cause de maladie ;
– Le manuel des procédures peut être consulté par toute personne qui le souhaite mais, de manière générale, chaque service ne doit avoir que les extraits du manuel qui le concernent directement ;
– Le schéma d’organisation doit comprendre la description des traitements informatiques et le mode de fonctionnement des logiciels.

Principede séparationdes fonctions

Il est également appelé principe de séparation des tâches, en anglais « segregation of duties ». Dès lors, il est nécessaire de séparer les trois fonctions fondamentales suivants :
– La fonction de décision ;
– La fonction de détention de valeur ou des biens ;
– La fonction de comptabilisation

Le principe d’intégration

Egalement appelé principe d’autocontrôle, il est indissociable du principe de séparation des fonctions. Dans le cas contraire (cumul des diverses fonctions par une même personne), il ne pourrait y avoir de contrôles réciproques ni de recoupements efficaces. Le principe d’intégration repose sur des recoupements d’informations et sur des contrôles réciproques. Ces derniers illustrent pourquoi le contrôle interne est à la fois un système de traitement des informations et un système de vérification des informations traitées.

Le principe de bonne information

L’information qui chemine dans les circuits du contrôle interne doit être pertinente, utile,objective,communicable,vérifiable et peut être directement reçue parles dirigeants sans avoir été préalablement filtrée.

Le principe de la qualité des personnels

Même très informatisé, le contrôle interne repose toujours, à un moment ou à un autre, sur l’homme.Ainsi, sans un personnel de qualité,tout système de contrôle est voué à l’échec.
La qualité du personnel comprend la compétence et l’honnêteté. Mais la fragilité du facteur humain rend toujours nécessaire de bonnes procédures de contrôle interne. C’est pourquoi,quelles que soient la compétence et l’intégrité du personnel,il convient de mettre en place :
– Des recoupements et des contrôles réciproques facilités par une bonne séparation des fonctions ;
– Un contrôle des opérations, aussi bien par une supervision permanente exercée par les responsables hiérarchiques et par des procédures programmées, que par des contrôles occasionnels menés par le département d’audit interne ou un auditeur contractuel.

Le principe d’harmonie

Le principe d’harmonie est, pour l’Ordre des Experts Comptables, « l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et de son environnement. Sinon le contrôle interne formerait un ensemble rigide et contraignant qui n’est pas un objectif recherché. C’est un simple principe de bon sens qui exige que le contrôle interne soit adapté au fonctionnement de l’entreprise,aux sécurités recherchées et aux coûts des contrôles.
En un mot,le principe d’harmonie implique l’adaptabilité.

Le principe d’universalité

Ce principe signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu : il n’y a pas de domaine réservés, il n’y a pas de personnes privilégiées, il n’y a pas de moments où les procédures ne sont plus appliquées, il n’y a non plus d’établissements ou d’activités exclus.
Il convient néanmoins de remarquer que, dans certaines entreprises, la violation du principe d’universalité par un responsable de service est une nécessité pour assouplir des procédures si rigides que leur stricte application gênerait toute activité. On voit ainsi que le principe d’universalité est indissociable du principe d’harmonie dont l’objet est d’adapter les procédures aux réalités de l’entreprise.

Le principe d’indépendance

Il n’est pas lié, malgré la similitude des noms, au principe comptable d’indépendance des exercices, qui implique le rattachement des charges et des produits à l’exercice auquel ils se rapportent.
Le principe d’indépendance implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre indépendamment des méthodes et des moyens de l’entreprise : quels que soient les procédés employés pour conclure des contrats, tenir la comptabilité ou archiver les informations, les objectifs de sauvegarde du patrimoine et d’amélioration des performances doivent être atteints.

Au niveau des procédures de passation du marché public proprementdite

Faisant partie des organismes publics existant à Madagascar, le MINSAN/PF est soumis aux législations qui régissent le territoire Malagasy. Pourtant à Madagascar, le code des marchés publics prévoit trois formes de mode de passation des marchés sur lequel le MINSAN/PF devrait en choisir un pour aboutir à la conclusion d’un contrat avec un fournisseur. Le problème se pose généralement sur ce choix car il dépend essentiellement du montant de l’achat que l’établissement veut effectuer. Ce dernier est limité et présenté dans « une grille de seuil de passation et de contrôle de marché », qui se présente comme suit :

Non suivi des engagements du fournisseur

Quelquefois le MINSAN/PF rencontre un grave problème juste au cours de l’attente de la livraison des produits parce que le fournisseur a renoncé au contrat étant donné l’augmentation du prix. De ce fait, il ne pourra pas s’en procurer. Pourtant le bien est indispensable pour le bon fonctionnement du Ministère. Cette situation apparaît surtout lors d’un appel d’offre de fournitures de bureaux ou de consommables informatiques.
Or, le contrat se définit comme un accord de volonté entre deux personnes morales ou physiques au moins dans lebut de faire naître une ou plusieurs obligations.Alors, le Ministère doit exiger de son fournisseur le respect de la clause du contrat.
Ainsi, nous avons vu les raisons qui engendrent la complexité au niveau des procédures du marché public, passons maintenant à celles de la procédure d’approvisionnement du Ministère.

Les difficultés relatives à la procédure d’approvisionnement du MINSAN/PF

Afin d’atteindre les objectifs poursuivis par le Ministère, toutes les directions et tous services doivent être dotés de divers moyens adéquat pour la mise en œuvre et la réalisation de leurs activités.Pour combler leurs besoins, la procédure doit être déclenchée.
Il fauts avoir que l’achat au niveau des services publics porte sur une très vaste gamme de produits et de services. Ex. : construction d’université, bibliothèque, machine à écrire, système d’armes, ordinateurs,habillement de travail, médicaments, appareils de surveillance médicale, blanchisserie, repas, papier, électricités, etc. Cette énumération à la Prévert montre qu’il est nécessaire de classer les transactions suivant leur nature et forme tel qu’il apparaît dans le tableau ci-après.

Table des matières

INTRODUCTION
PARTIE I : CONSIDERATIONS GENERALES
ChapitreI : Présentation du MINSAN/PF
Section1 : Historique
Section2 : Politiques,stratégies et missions du MINSAN/PF
Section3 : Présentation de la D.A.A.F. du MINSAN/PF
ChapitreII : Théorie générales sur le « Système de contrôle interne »
Section1 : Définitions et objectifs du contrôle interne
Section2 : Les principes fondament aux du contrôle interne
Section3 : Les éléments constitutifs du contrôle interne
PARTIE II : IDE NTIFICATION ET FORMULATION DES PROBLEMES
ChapitreI : Problèmes relatifs au cycle de dépense et à la logistique
Section1 : Difficulté dans le suivi des procédures
Section2 : Déficience au niveau de la logistique
ChapitreII : Problèmes liés à la gestion des ressources humaines
Section1 : Anomalies au niveau de la planification des ressources humaines
Section2 : Ralentissement de l’exécution de travail
PARTIE III : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS
ChapitreI : Solutions préconisées au cycle de la dépense et à la logistique
Section1 : Amélioration du suivi des procédures
Section2 : Apport d’une réforme au niveau de la logistique
ChapitreII : Solutions prônées à la gestion des ressources humaines
Section1 : Renforcement de la planification des ressources humaines
Section2 : Accélération de l’exécution de travail
ChapitreIII : Solutions retenues,résultats attendus et recommandations
SectionI : Solutions retenues
Section2 : Résultats attendus
Section3 : recommandations
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE