Mission d’une pharmacie hospitalière

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Présentation de l’hôpital

L’hôpital a été créé en 1912. En ce moment, son nom était «Hôpital Central». C’est en 1956 qu’il prend le nom d’Hôpital Aristide Le Dantec (HALD). Il a porté ce nom en hommage à Aristide Le Dantec qui était un Professeur agrégé de médecine. Ce dernier a été le premier à diriger cet hôpital.
L’HALD est au service des malades depuis un siècle et en même temps contribue à la formation de plusieurs promotions de médecins, de spécialistes, de sages femmes d’Etat, de plusieurs générations de pharmaciens, de chirurgiens dentistes, du Sénégal comme des autres pays africains. L’hôpital Aristide Le Dantec (HALD) dispose de la quasi totalité des disciplines médicales.
L’hôpital comporte aussi bien des services de spécialités médicales que des services de spécialités chirurgicales. Parmi les services, on peut citer:
 La médecine Interne
 La pédiatrie
 La dermatologie
 La cardiologie
 La néphrologie (constitué de deux unités d’hémodialyse dont chacune dispose en ce jour de 24 générateurs branchés au moins deux fois par jour et une unité de dialyse péritonéale).
 L’hématologie clinique
 La rhumatologie
 La clinique chirurgicale
 La chirurgie infantile
 L’orthopédie et la traumatologie
 L’urologie et l’andrologie
 La cancérologie
 L’odontologie
 La stomatologie
 L’ophtalmologie
 L’anesthésie -réanimation
 La gastro -entérologie
 La clinique gynécologique et obstétricale
Pour accompagner ces services, il existe des services médicaux techniques qui sont :
 La pharmacie
 La maintenance hospitalière
 Le laboratoire de biochimie
 Le laboratoire de biologie
 Le laboratoire de bactériologie-virologie
 Le laboratoire de cytologie et cytogénétique
 Le laboratoire de parasitologie
 Le laboratoire de médecine nucléaire
 Le laboratoire d’anatomie-pathologie
Il est à signaler que la plupart de ces services sont subdivisés en unités de soins. Cela fait une quarantaine de sites constitués d’unités de soins et de laboratoires devant être approvisionnés par la pharmacie.

Présentation du service de la pharmacie hospitalière de l’HALD

L’approvisionnement de l’hôpital en médicaments, réactifs et dispositifs médicaux est géré au niveau de ce service dirigé par un Pharmacien chef. Il est assisté par un Pharmacien chef adjoint qui coordonne les activités menées par le personnel au sein de ce service composé de deux départements:
-Le département de la Pharmacie Centrale qui est le site du lancement du processus des commandes, de la confection et de la dispensation des kits de blocs opératoires, des anticancéreux(ATC), des antirétroviraux(ARV), des produits de l’hémodialyse. Il approvisionne également les différents services médicaux et d’aide au diagnostic de l’hôpital. Il est situé à une centaine de mètres de l’entrée de l’hôpital sur la voie principale.
-Le département de la pharmacie IB (Initiative de Bamako) qui est le site de l’approvisionnement, de gestion, et de la dispensation des médicaments essentiels et dispositifs médicaux. Il se trouve sur la même voie juste après les bâtiments administratifs qui font face au portail de l’hôpital.
Les activités menées au niveau de la pharmacie sont:
o approvisionnement en produits pharmaceutiques et dispositifs médicaux
o gestion des stocks
o distribution aux unités de soins
o dispensation des médicaments essentiels et dispositifs médicaux
o analyse économique et qualitative de la consommation des médicaments.
o Collaboration avec le personnel soignant pour une meilleure adaptation des traitements destinés aux malades.
o pharmacotechnie (préparations hospitalières).

Présentation de la pharmacie centrale

 Locaux
Le département de la pharmacie centrale comprend :
– un bureau du pharmacien chef de service
– un bureau du pharmacien chef adjoint
– une salle de préparation de formes pharmaceutiques
– deux grands magasins où sont stockés les produits
– un espace pour la distribution des produits aux services médicaux
– un bureau pour la dispensation des antirétroviraux et des produits d’hémodialyse
– un espace pour la dispensation des anticancéreux (ATC) et des médicaments morphiniques
– une salle servant à la confection et à la dispensation des kits.
 Personnel
Pour ce qui est du personnel de ce département, on peut noter:
– un pharmacien chef
– un pharmacien chef adjoint
– cinq pharmaciens responsables
– un préparateur en pharmacie
– une aide préparatrice en pharmacie
– un comptable des matières
– un magasinier
– un aide magasinier
– une secrétaire
– quatre manœuvres

Présentation de la pharmacie IB (Initiative de Bamako)

La pharmacie IB (Initiative de Bamako) est le site de l’approvisionnement, de la gestion, et de la dispensation des médicaments et produits essentiels.
L’Initiative de Bamako correspond à une réforme de la gestion des systèmes de santé afin de redynamiser les services de soins de santé primaires. L’initiative de Bamako est un concept, né dans les années 1980.
Elle a été adoptée dans plusieurs pays africains à la suite d’une réunion des ministres de la santé africains à Bamako en 1987. C’est une résolution prise par le comité régional de l’OMS pour l’Afrique à Bamako au Mali, en septembre 1987 à la demande de l’OMS.
Elle aboutit à la mise en place d’un certain nombre d’activités de soins (paquet minimum de soins) visant notamment à l’amélioration des soins de la mère et de l’enfant et le contrôle des endémies. Elle concerne particulièrement la vaccination, l’offre de soins primaires, la vente de médicaments génériques (politique de médicaments essentiels visant à en faciliter l’accès).
Elle se fonde sur le concept que les collectivités locales participent au financement et à la gestion des soins de santé primaires, dont le fonctionnement au moins est en partie assuré grâce aux revenus générés par le paiement des soins médicaux. La gratuité de certaines prestations telles que la vaccination des enfants (plan élargi de vaccination) est prévue.
L’Initiative de Bamako représente donc un défit lancé aux gouvernements africains en vue de mettre en place un système permanent de base et un réseau de soins de santé primaires de qualité à la portée de tous.
 Locaux
Le département de la pharmacie IB comprend:
– un bureau des pharmaciens
– une salle de vente
– une salle de garde
-un grand magasin
-deux cabines de facturation des ordonnances
 Personnel
Le personnel comprend le pharmacien responsable du département, deux pharmaciens assistants de l’équipe du matin (8h à 15h) et l’équipe du soir (15h à 20h). Il existe aussi un personnel d’appoint constitué par:
-un comptable des matières
-un magasinier
-un agent de facturation
-un caissier
– quatre auxiliaires en pharmacie (vendeurs) placés sous la responsabilité d’un pharmacien d’astreinte qui assurent les gardes de la nuit (20h à 8h).
– quatre manœuvres

Ressources financières

L’HALD est un établissement public de santé qui a un statut juridique qui le met dans l’obligation de présenter un budget autonome qu’il exécute en ressources et en dépenses. L’élaboration du budget implique la participation de tous les acteurs hospitaliers à travers des organes créés qui sont : commission médicale d’établissement, comité technique d’établissement, conseil d’administration etc. Le budget de la pharmacie est habituellement d’environ un milliard de francs CFA.

PROCESSUS D’APPROVISIONNEMENT EN PRODUITS PHARMACEUTIQUES

Tout le processus d’approvisionnement peut être représenté comme suit : (figure 1)

Sélection

Les différents services choisissent les produits qui peuvent satisfaire leurs besoins prioritaires en matière de soins.
Les critères de sélection sont basés sur les directives cliniques dans la prise en charge des patients dans le service mais aussi sur l’efficacité, l’innocuité et la stabilité des produits.
Chaque service exprime ses besoins sous forme de liste signée ou de support électronique. Toutes ces listes sont compilées et les quantités regroupées pour établir une expression de besoin globale de tout l’hôpital. Cette tâche du reste très fastidieuse est faite en tenant compte du fonctionnement réel de chaque service, de l’expérience des exercices précédents et des nouvelles activités envisagées l’année suivante.
Cette étape de la sélection est très importante car si elle est bien faite, la disponibilité permanente des produits peut être garantie.

Quantification des besoins

Après la sélection, les produits sont classés par types (médicaments, dispositifs médicaux, réactifs de laboratoire et produits de radiologie). Ces types de produits seront divisés en sous-types. Il y aura à la fin autant de listes de produits que de sous-types. Ces listes vont constituer les lots de produits composant le cahier des charges de l’appel d’offre.
Il existe plusieurs méthodes de quantifications. On peut citer: celle basée sur la consommation moyenne mensuelle (CMM), celle basée sur la morbidité ou encore sur la consommation ajustée. Mais la méthode pratiquée à la pharmacie de l’HALD est celle de la consommation moyenne mensuelle qui est la quantité d’un produit consommé en moyenne par mois. Elle permet d’établir une liste globale des besoins annuels réels. Le calcul est basé sur des données fiables, donc c’est un paramètre important pour l’estimation des besoins en produits pharmaceutiques. Elle est calculée de la manière suivante:
CMM= consommation annuelle
(12mois)- les jours de rupture (en mois)

Acquisition

Au niveau de la pharmacie de L’HALD, l’acquisition se fait selon deux sources: l’achat ou la donation.

Achat

En fonction de la quantité des produits à acquérir et de leur coût estimatif, le code des marchés publics en vigueur au Sénégal prévoit plusieurs types de procédures.
Pour la pharmacie de l’hôpital, les procédures habituellement utilisées sont: l’appel d’offre ouvert (AOO), la demande de renseignements et de prix (DRP), l’appel d’offre restreint(AOR) et l’entente directe.
 Appel d’Offre Ouvert (AOO)
C’est une procédure qui est prévue pour les produits dont le coût estimatif a atteint le seuil de marché c’est à dire quinze millions de francs CFA.
L’hôpital lance l’appel d’offre à partir des besoins consignés dans le cahier de charge. C’est une procédure formelle qui ouvre la concurrence à tous les fournisseurs qui sont informés par voie de presse nationale. Cela permet à l’hôpital d’obtenir des offres variées qui seront évaluées sur la qualité des produits, les prix, le délai de livraison. Les fournisseurs doivent se conformer aux normes administratives c’est à dire ils doivent justifier d’une expérience avérée et de l’exécution correcte de marchés antérieurs du même type. Ils doivent aussi être en règle avec la fiscalité et les institutions sociales (IPRES et CSS).
Les offres sont adressées à l’hôpital sous plis fermés. Elles ne seront examinées qu’au moment de la séance d’ouverture des plis dont la date est fixée à l’avance.
Les fournisseurs retenus sont classés en fonction des montants de soumissions proposés. Le premier étant le mieux disant. Le processus est encadré par l’ARMP.
Un certain nombre de garanties peuvent être demandées aux soumissionnaires. C’est ainsi que des certificats et des déclarations du fabricant peuvent être exigés aux soumissionnaires. Mais dans certains cas, des échantillons à tester peuvent être demandés en sus.
 Demande de Renseignements et de Prix (DRP)
Pour certains produits dont le coût estimatif n’atteint pas 15 millions de francs CFA, il est prévu la procédure appelée Demande de Renseignements et de Prix(DRP).
La DRP est également utilisée pour éviter les ruptures en cas de nouveaux besoins constatés en cours d’année.
Cinq fournisseurs au moins sont contactés pour obtenir des offres de prix sous plis fermés. L’évaluation des offres obéit aux mêmes principes que celle d’un appel d’offre. Cependant dans ce cas, l’ARMP n’intervient qu’en cas de litige.
 Appel d’offre restreint
Le pharmacien sollicite trois à cinq fournisseurs en vue d’obtenir des propositions de prix pour les différents articles pharmaceutiques à acquérir. L’AOR est choisie lorsque le montant des besoins exprimés est inferieur à trois millions de francs CFA.
Le choix du fournisseur sera fonction de plusieurs critères parmi lesquels : le prix, la quantité, le délai de livraison des articles. Le fournisseur le mieux disant est alors choisi. Dans ce processus, l’ARMP n’intervient pas.
 Entente Directe
Lorsqu’un produit est en situation de monopole (un seul fournisseur), on peut engager directement une négociation de prix avec le fournisseur. L’exemple type est constitué par les automates dits «fermés» utilisés par les laboratoires d’analyse de l’hôpital. Ces machines sont brevetées et configurées par le fabricant de manière à ce qu’elles ne fonctionnent qu’avec ses propres produits. La procédure d’entente directe est plus courte que celle du marché sur l’appel d’offre car il suffit de requérir du fournisseur, les papiers administratifs et certificats d’exclusivité pour établir un contrat de fournitures. Cependant, l’ARMP encadre le processus pour éviter des abus. C’est ainsi qu’il est exigé du fournisseur la production du contrat qui le lie au fabricant.

Donation

Les produits reçus en donation par l’HALD proviennent des organisations humanitaires, des associations, ou de bonnes volontés soutenues par des partenaires étrangers. Cette source d’approvisionnement n’est pas régulière et les quantités de produits reçues sont souvent symboliques puisque ne couvrant pas beaucoup de besoins.

Réception

La réception des produits pharmaceutiques commandés consiste à recevoir et à comparer les produits concernés avec les bons de livraison du fournisseur. Ce bon de livraison est comparé au bon de commande (produit, dosage, forme, quantité, date de péremption) et sera daté et signé. Pour la pharmacie de l’HALD, elle est faite par une commission de réception qui est composée par des pharmaciens, le comptable des matières, le représentant du contrôleur de gestion et les partenaires sociaux (syndicats).

Stockage

Il consiste à stocker dans des conditions appropriées les produits détenus par la pharmacie. Le local de stockage doit être subdivisé en aires de rangement distinctes de façon à permettre une identification rapide des produits. Pour assurer l’efficacité des produits pharmaceutiques, on respectera les conditions de stockage spécifiées par le fabricant.
Au niveau de la pharmacie de l’HALD, selon l’importance du stock et la nature des produits on distingue:
– un magasin principal qui est le lieu de stockage des produits déconditionnés. C’est à partir de ce site que sont préparées les commandes destinées aux services.
– des magasins secondaires où sont stockés les produits dans leur emballage d’origine (réserve). Par ailleurs, les réactifs et produits de laboratoires sont stockés dans des rayons spécialement prévus.
Il faut également signaler qu’il existe de grands réfrigérateurs pour la conservation des médicaments et réactifs thermolabiles.
Malgré les efforts fournis pour un stockage approprié des produits, le manque d’espace au niveau de la pharmacie induit des difficultés quant au respect strict des normes. C’est ainsi qu’il se pose des problèmes pour le rangement en bon ordre des produits et l’aération des magasins.

Mode de gestion

La gestion concerne toutes les étapes du processus: la commande, la réception, le stockage, la distribution, la dispensation.
Le respect des normes de bonne pratique permet de garantir l’efficacité des produits. Le mode de gestion de la pharmacie hospitalière repose sur l’utilisation des outils de gestion, et sur l’organisation du travail à tous les niveaux du processus d’approvisionnement.

Acteurs

Les acteurs qui interviennent dans la gestion des médicaments, réactifs de laboratoire et dispositifs médicaux à l’hôpital HALD sont:
 Les pharmaciens
 Le comptable des matières
 Les magasiniers
 La commission de réception
 La commission de recensement

outils de gestion utilisés à l’HALD

 Les outils traités par le magasinier
Le magasinier utilise ces outils sous la supervision des pharmaciens:
-Fiche de stock: c’est un élément important pour une gestion de stock. Chaque médicament, réactif ou dispositif a une fiche qui est régulièrement remplie pour tout mouvement de stock (entrée ou sortie effectuée).
Cette fiche permet de connaître le niveau théorique des stocks, de calculer la consommation moyenne mensuelle d’un produit et de prévoir les commandes. Sur l’entête se trouve le nom du produit, la forme, la présentation, l’emplacement, le niveau de stock.
Dans les colonnes en recto et verso sont notés: les références des pièces justificatives, le prix et la date de réception. Il y est également prévu des colonnes pour les entrées, les sorties, les soldes et les dates de péremption.
-Carnet de bon de commande : il émane des services qui sollicitent la pharmacie et doivent mentionner les produits demandés, les formes, les quantités et le nom du service concerné.
-Carnet de bon de sortie : il est détenu par le magasinier. Il reprend exactement les mêmes renseignements que le bon de commande mais mentionne seulement les produits effectivement livrés au service. Ce document est signé et cacheté par le service demandeur pour attester de la réception des produits.
 Les outils traités par le comptable des matières
-Bordereau de livraison : il est délivré par le fournisseur au moment de la livraison des produits commandés. Il y est mentionné toutes les informations figurant sur le bon de commande avec les quantités et la date. Ce document est paraphé par tous les membres de la commission de réception pour attester de l’effectivité de la livraison.
-Procès Verbal de réception: c’est le document sur lequel les membres de la commission de réception restituent les résultats de leur contrôle c’est à dire la conformité ou non entre le bon de commande et le bon de livraison. Il est signé par tous les membres de la commission de réception. Il mentionne exactement les produits réceptionnés (désignation, forme, conditionnement, et éventuellement les dates de péremption).
-Fiche de consommation de stock : c’est un document dans lequel le comptable des matières suit les consommations des produits avant leur comptabilisation en sortie définitive. Elle est utilisée à chaque fois que les produits sont délivrés sans bon de sortie définitive.
-Livre journal des matières: c’est le document où sont portés les bons d’entrée et les bons de sortie.
-Grand livre des comptes: il est rempli chaque fois qu’un mouvement de stock est effectué.
-Fiche d’inventaire: l’inventaire physique des produits y est consigné.
-Procès verbal de recensement: il est établi par la commission de recensement. C’est le document dans lequel la commission de recensement consigne les résultats de l’inventaire physique. Il est produit et paraphé à la fin de chaque année financière, ou à chaque fois qu’il y a l’installation d’un nouveau comptable, d’un nouveau chef des services administratifs et financiers ou bien d’un nouveau directeur de l’hôpital.

Table des matières

INTRODUCTION
I OBJECTIFS DE L’ETUDE
PREMIERE PARTIE : GENERALITES
I Mission d’une pharmacie hospitalière
II Concept de médicaments essentiels
III Préparations de formes pharmaceutiques
DEUXIEME PARTIE : TRAVAIL PERSONNEL
I Cadre de l’étude
I.1 Présentation de l’hôpital
I.2 Présentation du service de la pharmacie hospitalière de l’HALD
I .2.1 Présentation de la pharmacie centrale
 Locaux
 Personnel
I.2.2 Présentation de la pharmacie IB (Initiative de Bamako)
 Locaux
 Personnel
I.2.3 Ressources financières
II Processus d’approvisionnement en produits pharmaceutiques
II.1 Sélection
II.2 Quantification des besoins
II.3 Acquisition
II.3.1 Achat
 Appel d’Offre Ouvert (AOO)
 Demande de Renseignements et de Prix(DRP)
 Appel d’Offre Restreint(AOR)
 Entente Directe
II.3.2 Donation
II.4 Réception
II.5 Stockage
II.6 Mode de gestion
II.6.1 Acteurs
II.6.2 Outils de gestion utilisés à l’HALD
II.6.3 Organisation du travail
II.7 Dispensation
II.7.1 Dispensation globale ou distribution des produits aux différents services
II.7.2 Dispensation nominative
 Dispensation des kits de chirurgie
 Dispensation des anticancéreux(ATC) et des médicaments morphiniques
 Dispensation des antirétroviraux(ARV) et des produits de la dialyse
 Dispensation des médicaments et produits essentiels
DISCUSSION
RECOMMANDATIONS ET CONCLUSION
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES
ANNEXES

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