Organiser un événement

Situation professionnelle : Plein Ciel

1. En quoi cette inauguration constitue-t-elle un véritable événement pour l’entreprise ?
Proposition de réponse
L’inauguration est une des techniques marketing de l’événementiel qui vise à informer de l’ouverture d’un nouveau site et à promouvoir l’entreprise. À ce titre, l’événement exige une organisation rigoureuse et méthodique.
2. Quels objectifs la société se fixe-t-elle à travers cet événement ?
Proposition de réponse
– L’entreprise va pouvoir promouvoir son nouveau site de production et par là même l’image d’une société dynamique en pleine croissance.
– Elle va également profiter de l’inauguration pour faire visiter les locaux aux salariés et à leurs familles.
– Elle va pouvoir mettre en place un réseau relationnel utile aux affaires (invités de marque : maire, journalistes…). C’est le premier contact entre l’entreprise et son environnement.
3. De quelle façon la société pourrait-elle communiquer sur ce projet d’inauguration en interne et en externe ?
Proposition de réponse
La société doit faire connaître ses projets en interne (c’est-à-dire aux salariés) et en externe (c’est-à-dire à tous ses partenaires, tout particulièrement ses clients actuels et potentiels) :
– en interne : elle va informer tous les salariés de l’entreprise en France, par l’intermédiaire d’un journal d’entreprise si elle en possède un ; sinon par une note interne informant de l’événement et des objectifs poursuivis (le mél servira de canal) ;
– en externe : il est important d’inviter la presse par mél et par téléphone (pour rappeler les dates et confirmer la présence des journalistes). Les personnalités et les salariés concernés recevront un courrier d’invitation à confirmer (et pourquoi pas un dépliant présentant le programme de la journée).
Dans tous les cas, le message devra porter l’événement.
4. Quels avantages l’entreprise devrait-elle retirer de ses efforts de communication externe ?
Proposition de réponse
L’objectif est de se faire connaître ; de mettre en avant le dynamisme d’une société en pleine évolution (donc compétitive) et d’améliorer son image ; de donner confiance.

Planifier l’opération dans le temps

Listez les tâches et planifiez-les dans le temps en vous aidant d’un outil comme Kplan, Outlook…
L’assistant(e) doit commencer par réfléchir à la liste des tâches à mettre en place pour organiser l’événement. Le professeur s’assurera de la logique et de l’utilité des tâches proposées compte tenu des contraintes :
– date du jour (mi-août) ;
– inauguration prévue le samedi qui précède l’ouverture le 2e lundi du mois d’octobre (il faut se munir d’un calendrier).

Lancer les invitations

a. Effectuez des recherches sur les élus locaux à convier et actualisez la BDD.
b. Rédigez l’invitation en faisant preuve de créativité dans la présentation.
Proposition de réponse
L’envoi des invitations doit se faire 5 semaines avant le jour J.
Les étudiants peuvent choisir l’outil de leur choix pour réaliser les invitations. Ils devront faire preuve de créativité, peut-être d’originalité (si elle est modérée : n’oublions pas l’objet de l’invitation et les personnes invitées !).
Voir sur le site compagnon les informations proposées dans le fichier Publisher 161096_chap09_situation_invitation_prof.pub.
c. Concevez un tableau synthétique pour assurer le suivi des relances éventuelles.