Généralités sur le classement

ORGANISATION ADMINISTRATIVE

GENERALITES SUR LE CLASSEMENT

Définition

Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée. Ainsi le classement comporte deux opérations :

• classifier : faire une répartition méthodique par classe, c’est à dire déterminer :
– les caractères communs selon les quels on regroupe les documents
– le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents.
– l’ordre dans lequel on classera les documents

• classer : effectuer le travail matériel :
– affecter chaque document d’un indice ;(chiffre, lettre,..)qui déterminera sa place dans le document
– ranger selon l’ordre prévu par la classification

Section 1 : Les facteurs du choix d’un classement

Pour pouvoir stocker les informations en vue d’une utilisation ultérieure, il convient de mettre en place un plan de classement qui permette d’accéder à l’information dans les meilleures conditions de ; temps, sécurité, coût.

• temps d’accès : il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut :
– définir les critères de classement ;
– classer régulièrement les documents.

• sécurité : le système adopté doit donner l’assurance :
– que tous les documents sont présents ;
– qu’il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères ;
– qu’il ne risque pas d’une détérioration.

• coût : le coût du classement se décompose en :
– coût du classement (temps et matériels utilisés) ;
– coût de recherche.

Section 2 : Le but du classement

On classe pour :
– retrouver sûrement et rapidement.
– ordonner, c’est à dire donner au lieu du travail une atmosphère d’ordre.
– contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de documents.
– Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et répertoriée.
– Pallier l’absence ou la défaillance de celui qui a rangé.
– Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs (humidité, poussières..).
– Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille.
– Déceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.

Section 3 : Les qualités d’un bon classement

Un bon classement doit permettre :
– de retrouver rapidement l’objet, la pièce recherchée.
– de replacer rapidement cet objet ou cette pièce après consultation, ou utilisation.
– d’avoir la certitude que toutes les pièces sont à leur place et qu’aucune ne manque.
– son développement autant qu’il est nécessaire, lors de l’accroissement des objets ou des pièces à classer. Enfin, tout classement doit faire l’objet d’une réflexion préalable. Il varie avec la nature, l’importance et la fréquence de consultation des documents à classer, le matériel ou le mobilier utilisé. Ainsi, nous allons traité dans le chapitre suivant les différents ordres de classement.