Conception et développement d’un système informatique Cas RCN / DEET(SONELGAZ)

SONELGAZ acronyme de Société nationale de l’électricité et du gaz, est une compagnie chargée de la production, du transport et de la distribution de l’électricité et du gaz en Algérie. La société a été créée le 28 juillet 1969, en remplacement de l’entité précédente Électricité et gaz d’Algérie (EGA), et on lui a donné un monopole de la distribution et de la vente de gaz naturel dans le pays, de même pour la production, la distribution, l’importation, et l’exportation d’électricité. La direction de la distribution (D.D) est divisée en quatre sociétés :
◆ SDC (société distribution Centre électricité + gaz) : pour les wilayas qui sont situés dans le centre du pays.
◆ SDE (société distribution Est électricité + gaz)
◆ SDA (société distribution Alger électricité + gaz)
◆ SDO (société distribution Ouest électricité + gaz)
Parmi les fonctions de la direction de la distribution :
◆ Livraison d’électricité et de gaz à de nouveaux clients.
◆ Appliquer la politique commerciale de l’établissement.
La DRC (division relation commerciale) et DEET (Division études et exécution des travaux) sont responsables de ces tâches telle que, la DRC s’intéresse à la réception de la demande du client, et la DEET s’intéresse à l’étude des demandes et au suivi des travaux, entre l’étude et l’exécution il y a la phase d’administration des marchés (DAM).

Définition du processus RCN/DEET : 

Processus : Un processus est une suite d’opérations normalisées effectuées par toute ou une partie des employés de l’entreprise pour réaliser une tâche donnée : de l’élaboration à la prise de commande jusqu’à la livraison des produits et services pour les clients.
Affaire RCN : C’est prendre en charge la demande de raccordement en énergie électrique ou gazière quelque soit son type du début jusqu’à la fin (la mise en service)
Processus RCN /DEET : C’est le parcours que prend une affaire RCN depuis la réception de la demande, son classement, son étude, sa réalisation, la réception des travaux jusqu’à sa mise en service et enfin son intégration dans le système SGC (Système de Gestion de la clientèle).

Il engendre quatre (04) types de demandes :
* Les demandes de raccordement
– Basse Tension (BT) et Basse Pression (BP)
– Moyenne Tension (MT) et Moyenne Pression (MP)
* Les demandes de branchement (BT/ BP)
* Les demandes de déplacement (BT/BP ou MT/MP)
* Les demandes d’augmentation de débit ou puissance .

Cheminement de la demande ELECTRICITE :

Tout client désirant une alimentation en énergie électrique doit envoyer une demande adressée au Directeur de la Direction de la Distribution par voie postale ou la déposer auprès du service courrier de la subdivision affaires générales (SAG), ou bien au niveau de l’agence commerciale. Les demandes (extension) reçues par les agences commerciales sont enregistrées à leur niveau puis envoyées par bordereau d’envoi vers la DRC (Division des Relations Commerciales). Les demandes reçues par SAG durant la journée sont inscrites dans un registre courrier arrivé qui suit un numéro chronologique, qui est remis à zéro dès le début de la nouvelle année.

A la fin de la journée, la chemise de toutes les demandes sera transmise au secrétariat afin que le Directeur de la Distribution les traite et les ventile aux divisions et services concernés avec orientation. La chemise est récupérée par l’agent responsable du courrier de la SAG, afin qu’il mentionne à côté de chaque demande le service concerné. Une fois l’enregistrement terminé, le courrier est remis à la secrétaire de direction pour les distribuer dans les casiers correspondants. La Division des Relations commerciales (DRC) reçoit les demandes et les transmet au service RCN, où le traitement de ces dernières se fera par type d’énergie (gaz ou électricité). Ces demandes seront enregistrées sur un registre et dans une base de données RCN où un numéro RCN leur sera attribué. Ce dernier est remis à zéro dès le début d’une nouvelle année. D’autres informations seront enregistrées comme la date de transmission de la demande et la date de la réception de cette dernière, ainsi un ordre d’étude sera établi pour chaque demande. Ces demandes seront envoyées à la DEET (Division Exécution Etudes et Travaux) pour étude et chiffrage, auparavant elles sont triées par agences. Les demandes électricité atterriront dans le service SET électricité, qui procèdera à l’enregistrement de ces demandes sous un fichier Excel, composé des champs suivants : N° registre, intitulé de l’affaire, date d’arrivée, … Il est remis un ensemble d’affaires, d’un même lieu, pour un agent d’études. Celui-ci se déplacera sur les lieux afin de les étudier. Chaque étude comportera une minute d’étude et un chiffrage (détail de tout matériel utilisé ou à utiliser et/ou à déposer). Une fois l’étude terminée sans anomalies, elle sera enregistrée dans un autre fichier appelé « fichier études terminées » et sera adressée à la DRC avec l’ensemble des demandes étudiées avec un bordereau d’envoi. Sur la base de la demande, la minute d’étude et le chiffrage le service RCN établira un devis qui sera remis au client, en tenant compte de :
➤ La participation du client par type d’ouvrage (65% pour la BT/BP et 90% pour la MT/MP) .
➤ Frais généraux
➤ Taxes
➤ La quote-part de participation sur le réseau s’il y a lieu.

Ce devis, à son tour, est envoyé au client par voie postale accompagné d’une lettre devis. Il est d’une durée de validité de 03 mois. Le paiement du devis par le client peut être effectué soit au niveau des agences commerciales ou de la banque (espèce ou par chèque) ou bien par chèque uniquement au niveau recouvrement à la DRC. Il est conseillé au client afin d’accélérer le processus de la prise en charge de l’affectation, de procéder au règlement de son devis au niveau du recouvrement car lorsque le paiement du devis se fait au niveau de la banque, on constate que généralement la pièce n’est malheureusement pas remise à temps par la banque ce qui retarde l’exécution des travaux. Après constat du paiement du client, le service trésorerie établira et adressera un avis de paiement pour justifier le paiement du devis par le client, au service RCN Et ce dernier, à son tour, établira une facture/mémoire qui sera remise au client accompagnée d’une lettre facture, et un ordre d’exécution des travaux (OET) portant un numéro chronologique OET, qu’elle envoie à la DEET, précisément au service gestion et investissement (SGI) constitué de :
– Délégation de crédit
– Minute d’étude
– Devis
– Chiffrage (Détail du matériel) .

Après un appel d’offre, le service marché lance une consultation, où une entreprise est choisie par le fait que son offre est le moins disant pour la réalisation de ces affaires et qu’elle rentre dans l’estimation SONELGAZ. Ensuite, un ordre de service est établi (ODS) pour que les travaux puissent démarrer et un contrat est signé entre le Directeur de la distribution et l’entreprise concernée. Celle-ci est tenue de respecter les délais prescrits par la Direction de la distribution.

Ce service établi un dossier appelé une chemise travaux qui sera remis au surveillant travaux composé de :

– 02 copies de la minute d’étude
– 01 exemplaire du détail du matériel.
– Ordre de service (ODS)
– Autorisations de construire et éventuellement (voirie, survol) .

La mission de ce surveillant est de sortir avec l’entreprise pour lui montrer où se trouve le lieu de l’affaire, l’oriente selon la minute d’étude, ce qui s’appelle piquetage. Ainsi suit l’entreprise pas à pas pour la bonne exécution des travaux depuis le début jusqu’à la fin. Après constatation que tous les travaux étaient réalisés sans aucun problème, le surveillant travaux organise une journée de réception où il établira un avis de fin travaux (AFT) dont il envoie une copie à la DRC accompagné des documents y afférant
– Plans
– PV de réception

Une fois l’avis de fin de travaux est reçu, RCN établi un ordre de mise en service qui est adressé à l’agence concernée accompagné du plan conforme et du procès verbal provisoire des travaux réalisés pour le raccordement. Un agent de l’agence commerciale se déplacera sur les lieux pour constater la conformité de la réalisation, s’il n y a rien à signaler il demandera les connecteurs à l’entreprise réalisatrice et l’affaire sera mise en service et le client sera intégré en facturation dans la base de données de la Direction de la Distribution de DJELFA sinon le dossier RCN sera remis à la DRC pour la levée des réserves.

Cheminement de la demande GAZ :

Pour ce qui concerne les affaires gaz, c’est le même cheminement qui est suivi sauf qu’après l’étude, ces affaires seront envoyées au service SGB pour lancer un appel d’offre, le service marché lancera à son tour une consultation, où une entreprise sera choisie par le fait que son offre soit le moins disant et qu’elle rentre dans l’estimation de la SONELGAZ pour la réalisation de ces affaires. Puis ces dernières seront envoyées à la DRC pour établissement du devis et le même cheminement sera suivi. La mise en service de l’affaire doit obéir à des règles de sécurité particulières à savoir :
➤ Contrôle du travail de l’entreprise tout au long de l’exécution
➤ Contrôle de la conformité de l’installation intérieure de l’abonné (matériaux, soudure et aération).
➤ Pose du compteur et détendeur en relevant toutes les informations sur le débit.
➤ Il est important de savoir qu’un agent PI a la prérogative et la responsabilité de ne pas mettre en service tout ouvrage jugé non conforme ne nécessitant des aménagements, particuliers (exemple : aération) et ce jusqu’à la levée des réserves.
➤ Toute réserve doit être obligatoirement mentionnée sur la fiche de collecte pour justification.
➤ Après la réalisation du branchement et la réception du dossier, l’agent d’accueil saisira la mise en service du branchement sur ordinateur en mentionnant toutes les caractéristiques techniques sur le système SGC. Il est à noter que dans le cas de non mise en service cela sera saisi sur l’ordinateur en relevant le motif en cas d’éventuelles réclamations.