Principes et modalités de gestion et de fonctionnements des armoires d’urgence

PRINCIPES ET MODALITÉS DE GESTION ET DE FONCTIONNEMENTS DES ARMOIRES D’URGENCE

LES PRINCIPES

Assurer la disponibilité permanente des médicaments et autres produits pharmaceutiques au sein de l’hôpital constitue la principale mission d’une Pharmacie hospitalière. Ce service est placé sous la responsabilité effective d’un Pharmacien qui peut procéder à des livraisons de produits pharmaceutiques au niveau des unités de soins et médico-techniques au sein de l’hôpital. Cette pratique a pour but d’assurer la disponibilité des produits pharmaceutiques d’usage courant pour le bon fonctionnement des services et la prise en charge des cas d’urgence au niveau des services de soins. Selon les sources de financement et les modalités de recouvrement des coûts, les produits livrés aux services sont repartis en deux groupes : ceux qui sont facturés au compte des services (prix journée d’hospitalisation, frais des actes…), et ceux facturés directement au compte du patient. Le premier groupe est considéré comme Cession aux services (ou Dotation de Services) et le second groupe comme Dotation des armoires d’urgence. La livraison des produits pharmaceutiques à des unités de soins ou médico-techniques doit obéir à certaines règles dont les principales sont les suivantes : Â Les produits pharmaceutiques à l’hôpital ne sont pas gratuits et obéissent donc à un système de recouvrement de coûts. Ce principe est déjà prescrit dans les règles d’applications du Schéma Directeur d’Approvisionnement et de Distribution des Médicaments Essentiels. Â Tout stock de produits pharmaceutiques à l’hôpital est sous la responsabilité technique du pharmacien hospitalier qui pourrait demander toutes justifications concernant l’utilisation de ces produits. Â Les mesures nécessaires sont prises pour éviter les ruptures de stocks des produits pharmaceutiques en livraison aux unités de soins. Â Les produits pharmaceutiques sont prédispositionnés dans des armoires au niveau des services de soins et médico-techniques désignés. Ces armoires sont fermées à clef et doivent être accessibles aux pharmaciens de l’hôpital et d’autres personnels de la pharmacie dans des conditions bien définies. Â Un malade admis en urgence à l’hôpital bénéficie immédiatement de toutes les conditions nécessaires lui assurant les soins que requiert son état, y compris l’usage des produits pharmaceutiques, sans tenir compte à cet instant de ses capacités de payer ces produits. Â Les patients traités en urgence doivent être identifiés de façon précise avec des adresses claires et correctes.

LES MODALITÉS DE GESTION

Les modalités de gestion des armoires d’urgence ont été validées lors d’un atelier national de deux jours et peuvent être résumées comme suit : Pour la bonne organisation et la gestion efficace des produits au niveau des services de soins, le fonctionnement des services sera défini autour d’unités fonctionnelles. Ainsi les grands services de l’hôpital seront subdivisés en différentes unités. Les armoires de produits pharmaceutiques seront placées au niveau de ces unités fonctionnelles et confiées à des responsables désignés par le chef de service. Des supports de gestion seront mis en place pour permettre la continuité de l’accès aux produits d’urgence surtout lors des gardes (Fiche de passation de garde en annexe). Des formations seront organisées, par le service de pharmacie de l’hôpital, à l’attention des agents chargés de la gestion des produits pharmaceutiques des armoires. Ces formations porteront sur les conditions de stockage ou de conservation des produits, sur les modes de remplissage des supports de gestion ou sur d’autres informations se rapportant à la bonne gestion de ces produits d’armoires. Un programme de livraison sera élaboré par la pharmacie dans le cadre des différentes dotations. Selon le type de dotation (dotation des services ou dotation d’armoire d’urgence), le type de service ou le niveau d’activités de l’unité fonctionnelle considérée. Les propositions de programmation suivantes pourraient être envisagées : – Livraisons bimensuelles ou hebdomadaires pour les Cessions aux Services (Dotations des services). – Livraisons hebdomadaires ou bihebdomadaires pour les dotations des armoires d’urgence. La possibilité de livraisons d’urgence sera accordée aux unités de soins selon les circonstances.

LES CESSIONS AUX SERVICES

Les produits pharmaceutiques qui entrent dans cette catégorie de dotation seront facturés au compte des services bénéficiaires. Tous les services de soins et médico-techniques de l’hôpital doivent pouvoir bénéficier de ces dotations. Les unités identifiées où seront déposées les armoires contenant les produits des cessions aux services peuvent être : • Les unités de consultation, • Les unités de soins médicaux, • Les unités de soins chirurgicaux (y compris le bloc opératoire), • Les unités d’hospitalisation, • Les unités d’exploration fonctionnelle. La liste des produits pharmaceutiques des dotations de service devrait être définie et actualisée périodiquement par le Comité Médico-Pharmaceutique (Comité Thérapeutique) de l’hôpital. Ces produits seront constitués en principe par des désinfectants, d’antiseptiques, de dispositifs médicaux et pansements, de certains anesthésiques et autres médicaments d’urgence, des gaz médicaux, de produits de diagnostics. Comment faire en pratique ? La description des étapes suivantes permet de mieux comprendre les modalités pratiques de la gestion des produits pharmaceutiques livrés en cession aux services dans le cadre du fonctionnement des armoires d’urgence dans les unités de soins.

1. Dans la pratique, chaque service bénéficiaire établit ses besoins à partir de la liste élaborée, selon ses spécificités et le niveau des activités qui sont menées au niveau de ses unités. Ces besoins seront valorisés avec l’appui du service de pharmacie de l’hôpital. Le montant correspondant sera introduit dans le projet de budget du service considéré. Ce projet de budget devrait être discuté et corrigé (si besoin) au niveau du comité de gestion de l’hôpital et de la Commission Médicale d’Etablissement puis soumis au conseil d’administration de l’hôpital pour adoption. Ainsi le budget définitif de chaque service de soins et médico-technique devrait comporter une partie relative à la dotation en produits pharmaceutiques. Ce montant annuel correspondant à la valeur des produits pharmaceutiques en cessions aux services devrait être diffusé au niveau de tous les services et structures de l’hôpital qui en ont besoin (Pharmacie, Services médico-techniques, Comptabilité et Finances, Direction, Comité de gestion, Commission Médicale…). Les produits pharmaceutiques qui bénéficient d’une subvention de l’État pour leur achat, doivent être clairement identifiés avec les montants nécessaires à l’achat. Les subventions seront reparties dans le budget des services utilisateurs des produits subventionnés au prorata des besoins exprimés par le service et validés par le conseil d’administration de l’hôpital. La liste des produits pharmaceutiques subventionnés devrait être actualisée annuellement par la Commission Médicale et validée par le Conseil d’Administration de l’hôpital.

2. Les commandes pour les dotations en cession aux services doivent être initiées par le chef de service utilisateur. Ces commandes seront établies sur des bons de commande dont le modèle est conçu par le service de pharmacie de l’hôpital et mis à la disposition des services de soins et médicotechniques (voir tracé d’un bon de Commande en annexe).

3. Le bon de commande doit être établi en trois exemplaires dont les deux premiers seront destinés au service de pharmacie. Ces bons doivent être (obligatoirement) signés par le chef de service demandeur ou un autre médecin de ce service qu’il aura expressément mandaté.

4. Les bons de commande sont transmis à la pharmacie par le service demandeur selon le programme de livraison établi.

5. Le pharmacien en service au magasin de la pharmacie hospitalière reçoit les bons de commande et analyse leur conformité par rapport aux points suivants : signature, produits demandés selon la liste élaborée par service, quantités demandées par rapport aux capacités et conditions de stockage dans le service demandeur, niveau du budget du service par rapport au financement des produits demandés… Les anomalies constatées doivent être signalées au responsable du service demandeur à fin de trouver une solution pour la livraison des produits commandés.

6. Pour la livraison des produits, le pharmacien au magasin établi en trois exemplaires un bordereau de livraison (voir tracé en annexe) qu’il remet au préparateur en service au magasin. Ce dernier réunira les différents produits à délivrer que le pharmacien doit vérifier avant leur emballage. Après les vérifications le pharmacien signe les bordereaux de livraison qu’il remet à l’agent de la pharmacie chargé d’apporter les produits au service demandeur.

7. Au niveau de ce service les produits livrés sont vérifiés par le responsable de l’unité chargé de la gestion des produits pharmaceutiques. Cette vérification s’effectue en présence de l’agent de la pharmacie qui pourrait aider au bon classement des produits dans l’armoire. Après les vérifications le responsable de l’unité signe les bordereaux de livraison qui serviraient « d’accuser réception » de ces produits. Il garde une copie, et l’agent de la pharmacie retourne avec les deux autres.

8. Les produits ainsi réceptionnés sont enregistrés sur les fiches de stock mises en place à ce niveau de gestion des produits pharmaceutiques (voir tracé en annexe). Les fiches de stock sont mises à jour de façon hebdomadaire à partir de la fiche de consommation hebdomadaire (voir tracé en annexe).

9. A partir des bordereaux de livraison signés, le chef de service de la pharmacie établi une facture. Cette facture est jointe à une copie du bon de commande correspondant ainsi qu’une copie du bordereau de livraison, l’ensemble est adressé aux services de comptabilité.

10. Après vérification du budget du service bénéficiaire des produits pharmaceutiques et selon les modalités de gestion de ce budget, les services de comptabilité et des finances procéderont au paiement des montants facturés au profit de la pharmacie. Des copies de l’ordre de paiement signé par le Directeur et l’Agent Comptable de l’hôpital doivent être adressées au responsable de la pharmacie et au chef de service ayant bénéficié de la livraison des produits pharmaceutiques.

 LES DOTATIONS DES ARMOIRES D’URGENCE

Certains des médicaments, composant ces dotations seront facturés au compte du patient bénéficiaire. Ils sont stockés dans des armoires appelées Armoires d’urgence. Les armoires d’urgence seront déposées au niveau de certaines unités des services qui sont responsables de la prise en charge des cas d’urgence survenus au sein de l’hôpital ou conduits au niveau de l’établissement. Les médicaments ou autres produits pharmaceutiques, indispensables à la prise en charge des urgences, doivent être immédiatement disponibles au niveau de l’unité chargée de cette tâche. A cet effet une définition opérationnelle de l’urgence devrait être élaborée et adoptée au niveau de l’hôpital. Cette définition devrait être suivie par la désignation des différentes unités ou services devant assurer la prise en charge des cas d’urgence. Cette tâche de définition de l’urgence au sein de l’hôpital devrait être assurée par le conseil médical (Commission Médicale d’Établissement). On pourrait aussi consulter des spécialistes ou praticiens d’autres hôpitaux du pays. Une liste des produits pharmaceutiques d’urgence sera élaborée et actualisée par le Comité Médico Pharmaceutique (Comité Thérapeutique) avec l’appui de praticiens des unités concernées. Les produits pharmaceutiques ainsi sélectionnés ne doivent jamais être en rupture dans la pharmacie de l’hôpital, et des mesures doivent être prises pour assurer des stocks permanents au niveau des unités de soins selon les besoins définis par le Comité Médico-Pharmaceutique. Les armoires d’urgence contenant les produits pharmaceutiques sont déposées dans des lieux d’accès rapide et facile pour les équipes de soins de l’unité. Deux principales modalités de stockage des produits pharmaceutiques dans les armoires, peuvent être retenues : Stockage par Kits ou stockage direct dans l’armoire.