Mettre en place son système de tenue des livres

POURQUOI TENIR DES REGISTRES COMPTABLES?

 Une bonne tenue des livres vous renseigne sur la situation financière passée et actuelle de votre entreprise.  Une bonne tenue des livres vous donne les outils nécessaires pour gérer vos affaires et prendre de bonnes décisions.  Une bonne tenue des livres permet de répondre aux exigences des gouvernements et de faire les versements appropriés en temps opportun.  Une bonne tenue des livres accroît les possibilités de survie d’une nouvelle entreprise et les probabilités qu’une entreprise établie reste en affaires et prospère.

QUEL TYPE DE TENUE DES LIVRES FAUT-IL UTILISER?

Une bonne tenue des livres devrait être simple à faire, facile à comprendre, fiable, précise, uniforme et conçue pour fournir des renseignements en temps opportun.
Au plan juridique, les registres financiers doivent consigner de manière permanente, précise et complète les revenus et les dépenses de l’entreprise sur une base quotidienne. Il y a plusieurs types de livres et de systèmes comptables, mais la comptabilité en partie double est ce que la plupart des écoles secondaires et des collèges donnent comme cours de tenue des livres et de comptabilité. Chaque opération est inscrite à deux reprises : un compte est crédité d’un montant donné et un second compte est débité d’un montant équivalent.
Dans un système de comptabilité en partie simple, les opérations sont inscrites une seule fois, soit comme revenu ou dépense, soit comme actif ou passif. Toutes les inscriptions se font dans un journal synoptique d’une page ou journal des revenus et dépenses. Le système est simple, facile à comprendre et exige une formation assez brève. C’est le système que nous décrivons dans l’exemple ci-dessous.
D’excellents programmes de comptabilité informatisée sont disponibles. Ils sont rapides et permettent de faire des calculs et aussi de produire des états financiers mis à jour quotidiennement. Toutefois, il faut faire preuve de prudence et éviter d’acheter des logiciels ou du matériel coûteux et trop élaborés par rapport aux besoins réels. La plupart des petites entreprises auront éventuellement besoin d’un système comptable informatisé, habituellement pour la gestion de stocks plus importants ou d’opérations plus nombreuses.
Initiation à la tenue de livre 2 Centre local de développement de Rouyn-Noranda

METTRE EN PLACE SON SYSTÈME DE TENUE DES LIVRES

1. En tout premier lieu, il faut enregistrer le nom de l’entreprise. Ensuite, il faut demander un permis d’exploitation commercial à la municipalité et, s’il y a lieu, s’inscrire auprès du bureau de perception de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ). Si l’entreprise compte des employés, elle doit s’inscrire auprès de l’Agence du revenu du Canada et de la Commission Santé et Sécurité au Travail (CSST).
2. Afin d’éviter toute confusion entre l’entreprise et ses affaires personnelles, il convient d’ouvrir un compte d’affaires distinct dans une banque locale. Il faut aussi commander des chèques avec souche pour l’inscription des détails sur les chèques émis et obtenir un livret de dépôt. De plus, la banque doit vous faire parvenir un relevé mensuel de même que les chèques payés afin que vous puissiez faire le rapprochement bancaire.
3. Ensuite, il faut vous procurer un livre à colonnes, disponible en formats de 1 à 36 colonnes ou plus. Le nombre requis pour votre entreprise dépend du nombre de comptes de dépenses. Procurez-vous aussi un livret de factures et un livret de bons de commande, numérotés. Vous pouvez aussi envisager l’achat d’un timbre portant les nom et adresse de votre entreprise pour personnaliser les factures, les bons de commande, les reçus et même les chèques, s’ils ne portent pas le nom de votre entreprise. Il est également utile d’avoir un livret pour y inscrire les dépenses d’automobile et les déplacements d’affaires.
4. Procurez-vous un exemplaire du Guide d’impôt intitulé « Les revenus d’entreprise ou de profession » de Revenu Québec, brochure IN-155. Ce guide décrit les dépenses d’affaires admissibles et donne des précisions sur l’amortissement, les dépenses d’affaires d’une entreprise à domicile, les frais d’automobile, etc…

LA TENUE DE LIVRES AVEC LA COMPTABILITÉ EN PARTIE SIMPLE

Chaque page sert à inscrire les opérations du mois et les totaux mensuels de chaque colonne. Vous utiliserez au moins une page pour chaque mois de l’année et même plus selon le nombre de transactions mensuelles. En l’occurrence, il faut faire les sous-totaux au bas de la page et reporter les résultats au sommet de la page suivante.
Utilisez les trois premières colonnes pour inscrire la date, les détails de l’opération et le numéro du chèque ou de la facture. Cherchez à payer toutes les factures avec un chèque numéroté et assurez-vous d’inscrire les détails sur le talon du chèque (achat, date et numéro de facture). Inscrivez aussi le numéro et la date du chèque sur la facture payée. Prenez-en l’habitude, afin de vous faciliter la tâche lorsque vous devrez retracer des opérations.
Les deux colonnes suivantes sont réservées aux revenus et aux dépenses. Chaque opération doit être inscrite dans l’une de ces colonnes. Les revenus représentent des montants associés aux ventes de l’entreprise, tandis que les dépenses représentent les paiements faits par la compagnie ou débours.
Les autres colonnes servent à inscrire les catégories de revenus et de dépenses, qui varient d’une entreprise à l’autre. En général, il vous faudra suffisamment de colonnes de frais pour tenir compte des dépenses pour lesquelles vous faites des chèques le plus souvent. Si vous ne faites qu’un seul chèque par année pour une dépense donnée, il n’est peut-être pas nécessaire d’utiliser une colonne à cette fin. Vous porterez plutôt cette dépense dans la colonne Divers. Dans l’exemple ci-dessous, les revenus sont inscrits dans les colonnes des Initiation à la tenue de livre 3 Centre local de développement de Rouyn-Noranda ventes et de la taxe de vente. Les détails peuvent varier selon l’entreprise. Dans le cas d’un garage par exemple, on pourra prévoir des colonnes pour le carburant, les pièces, la main-d’œuvre, et les confections. Dans l’exemple ci-dessous, les dépenses sont inscrites dans les colonnes des stocks, de loyer, de téléphone, des fournitures de bureau, des assurances et diverses dépenses. Parmi les autres rubriques à considérer, il y a la comptabilité, les frais juridiques, la publicité, la taxe et le permis d’affaires, les réparations, le véhicule, les services publics et les salaires.