Access requêtes utilisation avancée

REQUÊTES ACTION

Ces requêtes n’ont pas pour objectif d’afficher des données, mais d’effectuer diverses actions (création, suppression, ajout d’enregistrements, mise à jour, etc.) sur les tables de la base de données ouverte. Requête Création de table Ce type de requête permet de créer de nouvelles tables en se basant sur le contenu ou une partie du contenu de tables existantes. Requête Suppression Une requête Suppression efface une partie des enregistrements d’une table. Utilisez-la pour effacer en une seule fois tous les enregistrements d’une table remplissant la même condition. Requête Ajout Une requête Ajout sert à ajouter une partie des enregistrements d’une table dans une autre table de la base de données en cours ou d’une base de données externe. Le nombre de champs dans les tables sources et dans la table de destination ne doit pas forcément être le même. La requête Ajout ignore les champs qui ne sont pas mis en correspondance dans la table destination. Requête Mise à jour Une requête Mise à jour sert à modifier de manière automatique et en une seule opération une partie des données dans des tables existantes.

REQUÊTES COMPLEXES

Requête Trouver les doublons Ce type de requête permet de rechercher les doublons (enregistrements en double) dans une table ou une requête. Requête Non-correspondance Ce type de requête permet de trouver les enregistrements d’une table qui ne sont pas reliés à un enregistrement d’une autre table.

REQUÊTE D’ANALYSE CROISÉE

Une requête d’analyse croisée est une requête qui présente une synthèse des données dans un format de type feuille de calcul en utilisant les champs que l’on spécifie comme en-têtes de ligne et de colonne. Elle peut également présenter des données de synthèse. REQUÊTES SQL Pour ces requêtes, il faut maîtriser SQL car on sera amené à taper des instructions dans ce langage. Ce type de requêtes n’est pas traité dans cet ouvrage. Requêtes Union Elles permettent de combiner les enregistrements de tables ayant des champs en commun. Les requêtes Définition de données Elles permettent de créer ou de modifier des tables.

REQUÊTE CRÉATION DE TABLE

Ce type de requête permet de créer une nouvelle table à partir du contenu d’autres tables. Le point de départ d’une requête Création de table est une requête Sélection sur une ou plusieurs table(s) existante(s) que l’on convertit. La structure de la table créée tient compte seulement du type des données et de la taille des champs des tables source de la requête sélection. Ni la clé primaire, ni aucune autre propriété des tables source ne sont copiées. „ Créez une requête Sélection n’affichant que les champs devant être placés dans la nouvelle table, affichez-la en mode Création . „ Sous l’onglet Outils de requête/Créer>groupe Type de requête, cliquez sur le bouton Création de table.
Cochez <~ Base de données actuelle> pour créer la table dans la base de données actuelle, ou cochez <~ Autre base de données> pour créer la table dans une autre base de données puis saisissez le chemin d’accès à la base de données (C:\Comptes\Clients.accdb par exemple, si vous omettez l’extension Access la rajoute) ou cliquez sur [Parcourir] pour sélectionner le fichier base de données. o Saisissez le nom de la table cible ou sélectionnez un nom dans la liste déroulante pour remplacer ne table existante. „ Cliquez sur [OK]. La requête devient une requête de création de table, le bouton Création de table passe en surbrillance sur le Ruban dans le groupe Type de requête „ Sous l’onglet Outils de requête/Créer>groupe Résultats, cliquez sur le bouton Exécuter.
„ Cliquez sur [Oui] Le nom de la nouvelle table créée apparaît dans le volet de navigation. La requête création de table est toujours ouverte. „ Fermez la requête : cliquez sur la case Fermeture , ou appuyez sur + ou sur +W. „ Un message propose d’enregistrer la requête. sur [Oui] si vous voulez l’enregistrer. Puis, saisissez le nom que vous donnez à la requête. La requête création de table enregistrée est généralement utilisée une seule fois et est rarement enregistrée. Pour visualiser le résultat, ouvrez la table créée.

REQUÊTE AJOUT D’ENREGISTREMENTS

Une requête Ajout sert à ajouter des enregistrements d’une table source dans une table cible de la même base de données ou d’une autre. Les tables source et cible n’ont pas forcément le même nombre de champs, ni les mêmes noms des champs. Les champs sont mis en correspondance, et la requête Ajout ignore les champs non mis en correspondance. Le point de départ d’une requête
Ajout est une requête Sélection sur la table source. „ Créez la requête Sélection sur la table source des enregistrements à ajouter. Après l’avoir vérifié visuellement, affichez-la en mode Création : dans la grille de requête, ne faites figurer que les champs ayant une correspondance dans la table cible, y compris le champ correspondant à la clé primaire de la table cible (sauf s’il est de type NuméroAuto). Spécifiez éventuellement des critères qui filtrent les enregistrements à ajouter. „ Sous l’onglet Outils de requête/Créer>groupe Type de requête, cliquez sur le bouton Ajout.
Pour ajouter à une table de la base de données actuelle, cochez <~ Base de données actuelle>. Pour ajouter à une table d’une autre base de données ou cochez <~ Autre base de données> puis saisissez le chemin d’accès\nom de la base de données (par exemple C:\Clients\Archive, si vous omettez l’extension Access la rajoute) ou cliquez sur [Parcourir] pour sélectionner le fichier base de données. o Saisissez le nom de la table cible ou sélectionnez-la dans la liste déroulante. „ Cliquez sur [OK]. La requête devient une requête de type ajout, le bouton Ajout passe en surbrillance sur le Ruban dans le groupe Type de requête. Access ajoute une ligne <Ajouter à> dans la grille de requête et y place les champs de la table cible de même nom que ceux de la table source (même nom et type). Dans cette ligne, vous spécifiez aussi les champs cible qui correspondent à un champ source de nom différent. Les types de données des champs en correspondance dans les tables source et cible doivent être compatibles. Attention, il est impossible d’annuler les résultats d’une requête Ajout, soyez vigilant.
„ Cliquez sur le bouton Exécuter (sous l’onglet Outils de requête/Créer>groupe Résultat). Access affiche un message vous indiquant le nombre d’enregistrements qui vont être ajoutés, cliquez sur [Oui] pour confirmer l’ajout. „ Enregistrez la requête si vous voulez la conserver, puis fermez la requête.

REQUÊTE SUPPRESSION D’ENREGISTREMENTS

Une requête Suppression permet de supprimer en une seule manipulation des enregistrements satisfaisant un même critère (attention : elle ne peut pas être annulée). Le point de départ d’une requête Suppression est une requête Sélection que l’on convertit. „ Créez une requête Sélection affichant seulement les enregistrements à supprimer. Si tous les enregistrements sont à supprimer, mettez dans la grille de requête n’importe quel champ ou tous les champs (*) et ne définissez aucun critère. La présence d’un champ suffit à supprimer tout l’enregistrement. „ Cliquez sur le bouton Affichage (sous l’onglet Outils de requête/Créer>groupe Résultats) pour visualiser les enregistrements qui seront supprimés. „ Cliquez sur le bouton Affichage pour revenir en mode Création . „ Sous l’onglet Outils de requête/Créer> groupe Type de requête, cliquez sur le bouton Suppression.