Services de gestion des documents

Managed Document Services (MDS) – Une définition du concept

Les solutions de gestion des impressions sont depuis longtemps proposées par les fabricants de périphériques d’impression. Il reste cependant de nombreuses possibilités d’optimisation des environnements de production qui restent inexploitées. La nouvelle approche globale permet, grâce à MDS (Managed Document Services) – ou MPS (Managed Print Services) – de regrouper toutes les solutions, prestations de services et produits qui servent à établir les meilleurs processus possibles pour la gestion des impressions et des documents dans les entreprises. Pour ce faire, les entreprises ont en règle générale recours à des fournisseurs externes ainsi qu’à un processus structuré reposant sur l’analyse de la situation existante, le développement et la mise en œuvre de la stratégie d’optimisation ainsi que sur l’exploitation et le contrôle. La notion de gestion des impressions recouvre dans le cadre de MDS les démarches d’optimisation des coûts de l’infrastructure existante, ainsi que les domaines thématiques suivants : l’acquisition, le financement, le déploiement, le support ainsi que les consommables. Le concept de MDS décrit toutes les démarches, stratégies et solutions permettant d’optimiser les processus documentaires. Les aspects de sécurité, les routages ou les notions d’archivage, entre autres, jouent ici un rôle important. Les services MDS représentent donc une démarche globale reposant sur les composants matériels et logiciels ainsi que sur les approches de service.

Le marché des Services de Gestion des Documents

Selon les études actuelles, le facteur le plus important pour les entreprises désirant introduire des projets MDS est surtout représenté par les possibilités de réduction des coûts au niveau des processus de gestion documentaire. Une étude IDC révèle que la maintenance des équipements, mais aussi la mise en place de nouvelles solutions de numérisation et d’archivage des documents jouent un rôle considérable dans l’amélioration de la productivité et la réduction de coût. Au cours de l’année 2009, IDC a interrogé 1.301 entreprises sur l’avancement de leurs projets de gestion des impressions et des Solutions de Gestion Documentaires (Print Management and Document Solutions). 93% admettent l’importance de la démarche MDS. 18% seulement ont pris des mesures d’amélioration de leur processus de gestion documentaires. 9% envisagent de mettre en place, dans les mois à venir, un projet MDS. Le pourcentage des entreprises ayant déjà recours à des solutions de gestion documentaires, à savoir environ 11%, est nettement inférieur au pourcentage des entreprises qui utilisent des solutions de gestion des impressions. La gestion documentaire peut se faire soit en interne, soit à travers un prestataire externe (voir le tableau ci-dessous) Beaucoup de banques et assurances font appel à des prestataires externes.

Les possibilités offertes par les services MDS

Dans l’étude menée par l’institut de recherche IDC, les entreprises interrogées indiquent que ce sont surtout les processus de gestion de la production, où les documents sont utilisés de manière intensive, qui offrent les meilleures possibilités d’optimisation. Les entreprises perçoivent aussi des possibilités de réductions de coûts considérables dans le domaine du tertiaire, de la gestion ainsi que dans le commerce et la distribution. Dans le cadre de son sondage, l’institut a interrogé, en 2009, plus de 150 entreprises (comptant plus de 200 employés et un minimum de 100 postes de travail) au moyen d’un questionnaire téléphonique structuré. Au total, l’échantillon analysé recouvre les entreprises du secteur industriel et commercial en France. L’étude révèle les phénomènes atypiques suivants : • La confusion entre les coûts d’impression, d’acquisition et de location et les coûts des consommables qui sont liés. • Les charges administratives et le stockage ne sont en règle générale pas incluses. • L’hétérogénéité des parcs augmente considérablement les charges d’administration, rendant ainsi l’assistance des utilisateurs aléatoire. • Les impressions inutiles de documents entravent la productivité.• Les documents devant être archivés sont fréquemment conservés dans des classeurs dans des entrepôts de stockage. • De coûteux documents pré-imprimés sont stockés puis jetés suite à un simple changement d’adresse par exemple. • Des documents confidentiels sont oubliés sur les imprimantes et copieurs à la disposition de personnes indélicates et/ou non autorisées. Les entreprises interrogées ont conscience de ces aspects, sans pour autant mettre en place de solutions correctives. Ces même entreprises sous-évaluent également les économies potentielles qu’offre la démarche MDS. Face à une pression des coûts de plus en plus forte, les entreprises interrogées admettent l’augmentation des projets MDS dans un avenir proche.