Introduction et généralités les états comptables et fiscaux

Introduction au menu Fichier

Le menu Fichier regroupe essentiellement des fonctions d’ouverture et fermeture de fichiers, ainsi que des fonctions de paramétrage.  Pour les fonctions non listées ci-dessous, reportez-vous plus loin à la partie traitant du menu Fichier de votre logiciel.
• Ouvrir : Ouverture d’un fichier existant.
• Favoris : Accès rapide aux fichiers de données les plus fréquemment utilisés.
• Configuration système et partage : Accès à des informations sur les fichiers en cours d’utilisation et les utilisateurs connectés.
• Autorisations d’accès : Sécurisation de l’accès et de l’utilisation du programme.
• Exporter / Importer au format Sage : Transferts de fichiers entre logiciels Sage.
• Exporter / Importer au format paramétrable : Transferts de fichiers entre un logiciel Sage et le logiciel d’un autre éditeur.
• Imprimer les paramètres société : Impression des paramètres du fichier société en cours d’utilisation.
• Mise en page : Programme distinct destiné à la mise en page des documents utilisés par diverses fonctions du programme.
• Format d’impression : Paramétrage des format d’impression et sélection du type d’imprimante (ce choix n’est plus proposé à partir de Windows 7 ; les propriétés de l’imprimante sont modifiées à partir du Panneau de configuration). Le sous menu Fichier / Outils comporte les fonctions suivantes
• Enrichissement des coordonnées bancaires tiers : Traite vos données bancaires tiers et complète, le cas échéant, les codes BIC et/ou IBAN manquants automatiquement, dans le respect de la norme SEPA (vous devez au préalable acquérir le Service correspondant auprès de Sage et actualiser vos droits d’accès au portail).
• Recalcul des informations libres : Mise à jour des informations libres de type Valeur calculée.
• Maintenance : Programme permettant de gérer les fichiers de l’application (agrandissement, occupation, vérification, recopie, conversion des fichiers d’une ancienne version.
• Importer / Exporter les préférences : Transfert des paramètres interface d’un utilisateur vers un autre utilisateur.
• Si vous utilisez plusieurs logiciels Sage, le menu Fichier peut vous permettre de démarrer un autre logiciel à partir du logiciel en cours d’utilisation.

Introduction à la fonction Ouvrir

Fichier / Ouvrir Utilisez cette fonction pour ouvrir une société (fichier ou base de données créée dans les applications) existant. Cette fonction affiche une fenêtre pour sélectionner le fichier à ouvrir. Si un fichier de données est ouvert en cours d’utilisation, la fonction Fichier / Ouvrir n’est pas accessible.

Restriction d’utilisation du logiciel

Un Utilisateur ou Compte Utilisateur est identifié par un nom et un mot de passe (paramètres de connexion ou d’authentification). Il utilise un profil utilisateur qui définit ses droits d’accès aux fonctions de l’application. A l’ouverture d’une société, l’authentification est obligatoire (avec ou sans mot de passe).  Voir Autorisations d’accès / Utilisateurs.
Pour les traitements multi-bases (fusion, traitements multi-sociétés, création d’une archive..), l’ouverture du fichier est effectuée sans affichage de la fenêtre d’authentification si l’utilisateur connecté existe (même nom et même mot de passe). De même, l’ouverture d’une autre application, et de son fichier lié, à partir du menu Fichier, s’effectue sans authentification si l’utilisateur connecté y est déjà paramétré. En revanche, l’ouverture des fichiers via les outils externes (ODBC, Objets métier, ActiveX) nécessite une authentification obligatoire.

Contrôle du nom de l’utilisateur

Un contrôle est effectué sur le nom de l’utilisateur afin d’éviter qu’un même utilisateur ne se connecte plusieurs fois à la même base de données pour la même application. Cependant, un même nom d’utilisateur peut ouvrir simultanément plusieurs bases de données ou applications différentes (tous les utilisateurs d’une même application doivent y être référencés).
Sage 100 Entreprise SQL Server fonctionne en nombre de connexions et non en fonction des utilisateurs.

Contrôle du nombre d’utilisateurs actifs

L’ouverture du fichier de données sociétés n’est autorisée que si le nombre d’utilisateurs actifs est inférieur ou égal au nombre de licences acquises. L’utilisateur fait partie des utilisateurs actifs.
En tant qu’utilisateur Si le nombre d’utilisateurs actifs enregistrés est supérieur au nombre de licences, vous ne pouvez pas ouvrir le fichier de données : contactez votre administrateur. En tant qu’administrateur SI le nombre d’utilisateurs actifs enregistrés est supérieur au nombre de licences, la fenêtre Contrôle des licences s’affiche.  Pour aller plus loin, voir :
• Contrôle des licences
• Ouvrir un fichier protégé par mot de passe
• Conversion du fichier société d’une version antérieure
• Ouvrir un fichier favori
• Ouvrir un fichier mal fermé