Module de gestion commerciale : Factures, Commandes et Devis

Module de Base

Comptabilité, Trésorerie, Immobilisations Comptabilité générale, auxiliaire, analytique et budgétaire, multi-utilisateurs et multi-dossiers Conversion automatique, sorties alternatives et instantanées en €uros ou en Francs Emission des pièces de trésorerie : bordereau de remise en banque, virement magnétique aux normes SEPA et AFB, et lettre-chèques Gestion des immobilisations, calcul automatique des amortissements, génération automatique des écritures d’amortissement et de cession d’immobilisations Paramétrage des Cerfas et du budget (primitif et exécuté par centre analytique et consolidé) Rapprochement bancaire, lettrage des comptes individuels, reprise du solde non justifié Reprise automatique des fichiers émis sur Internet par les Banques : Fichiers (OFX norme Microsoft Money) supportant le détail des comptes de banque Préparation de la déclaration de TVA, calcul du prorata de TVA à retenir Saisie des écritures en temps réel et contrôlée, gestion de modèles de saisie, contre-passation automatique, suppression d’écritures provisoires Assistant paramétrable pour la saisie comptable, Wizard, pour les utilisateurs inexpérimentés Validation des écritures provisoires, ouverture des exercices, clôture définitive d’une période, gestion multi-exercices, apuration des exercices, exercice décalé.

Module de Gestion Commerciale : Factures, Commandes et Devis

Peuvent être utilisés seule la facturation, ou facturation et commande, ou facturation et devis : une facture ou un avoir peut être issue (et modifiée) d’une facture ou d’un avoir, d’un devis ou d’une commande. Une pièce saisie peut être modifiée librement tant qu’elle n’est pas validée définitivement. La facturation peut être totalement, ou partiellement, non assujettie à la TVA. Sont disponibles Débours, Port, Assurance, Frais financiers et Autre taxe para-fiscale. Le corps des factures, des commandes et des devis peut comporter une entête et un pied sur lequel l’utilisateur peut librement expédier de l’information. La configuration Prestation de Services autorise une saisie de texte multi-lignes par ligne facturée. Le produit, ou la prestation, peuvent hériter des caractéristiques de leur famille, le client peut bénéficier d’une remise spécifique ou par croisement de sa famille et de celle du produit. Le représentant peut bénéficier de commissions issues du CAHT calculées par famille produit. Au-delà des écritures de ventes issues de la facturation, la facture peut supporter les modalités du règlement qui généreront les écritures d’encaissement. Le compte client peut être pointé et édité. Sont disponibles relance, détail du compte, balance âgée.

Module de Paye

Paye, et Après-paye Plan de paye standard paramétrable, support de plusieurs établissements par dossier Gestion de chaque rubrique par une formule en langage clair totalement modifiable par l’utilisateur Définition des profils de paye, des organismes sociaux, du risque, des honoraires, des congés payés Calcul automatique des bulletins, avec report des constantes de la période précédente, totalement modifiables par l’utilisateur sous contrôle du Progiciel: plusieurs bulletins par période Transfert des opérations diverses de salaires dans la base de données comptables Emission des virements magnétiques des payes de la période Aperçu et édition du bulletin pour une période passée, sorties des documents destinés aux organismes sociaux, conservation illimitée de l’historique Téléchargement sur le Web des variables sociales.

PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT

Alternative €uros-Francs / Francs-€uros

A chaque nouvelle session de travail avec le Progiciel, vous indiquez dans quelle monnaie vous travaillez. Toute saisie dans cette monnaie génère en fonction du taux de conversion l’enregistrement du montant dans l’autre monnaie pour permettre d’obtenir instantanément les résultats dans toute autre session ouverte dans l’autre monnaie : que ce soit un autre utilisateur en cours de session ou vous-même dans une prochaine session.
Tous les résultats, consultation, imprimante ou aperçu, se feront dans la monnaie choisie pour la session.

Alternative Définitif / Provisoire + Définitif

Une écriture est provisoire tant qu’elle n’a pas été validée définitivement. Une écriture est soit définitive, soit provisoire, jamais les deux. Une écriture provisoire est supprimable par l’utilisateur, si il dispose du privilège. Une écriture définitive est non supprimable, accessoirement lors de l’apuration de l’exercice elle le era globalement avec l’ensemble des écritures de l’exercice. A chaque nouvelle session de travail avec le Progiciel, vous indiquez selon quelle alternative vous travaillez. Toute saisie d’écriture crée une écriture provisoire, quelque soit l’alternative. Par contre, si vous êtes dans l’alternative Définitif, tous les résultats, consultation, imprimante ou aperçu, feront ressortir uniquement les montants, cumuls, soldes, totaux issus d’écritures définitives. L’alternative Provisoire + Définitif permet de disposer des résultats issus de toutes les écritures. Aucun délai n’est nécessaire pour disposer des résultats mis à jour : dès qu’une écriture est enregistrée ou supprimée, l’utilisateur dispose des résultats l’intégrant. La mise à jour est faite en temps réel.

Exercices

Le Progiciel gère les exercices décalés. Obligatoirement, l’exercice commence le 1er d’un mois. A la création du dossier, vous indiquez le nombre de mois. Attention cette opération est irréversible. En ouvrant l’exercice suivant vous pourrez réduire la durée de l’exercice suivant. Un exercice nouveau ne pourra jamais excéder le nombre de mois de la durée de l’exercice initial. Un programme utilitaire externe est disponible auprès de l’auteur pour contrarier cette contrainte.
A tout instant, l’utilisateur peut ouvrir l’exercice suivant, le Progiciel génère en l’état les a-nouveaux. Tant qu’il saisira des écritures, il pourra rafraîchir les a-nouveaux. La clôture de la période interdit toute saisie ultérieure à une certaine date. L’utilisateur peut maintenir la saisie sur plusieurs exercices, s’il n’a effectué une clôture dont la période correspond à l’exercice lui-même. Le nouvel exercice ouvert, toutes les écritures de l’exercice précédent validées définitivement, les à nouveaux rafraîchis, aucune écriture pointable ou rapprochée en attente sur l’exercice précédent, l’utilisateur peut apurer l’exercice précédent. Le dossier de paye n’est lié à l’exercice du dossier comptable qu’au moment de la génération des écritures d’opérations diverses de paye. Ainsi, si votre exercice courant est 1999, vous pouvez réaliser la paye d’une période 2000; mais vous ne pourrez émettre les opérations diverses de paye de cette période 2000 que lorsque votre exercice comptable sera 2000.

Privilèges de l’utilisateur

Les privilèges de l’utilisateur sont propres à chaque dossier. Ils sont enregistrés dans la fiche de l’utilisateur. L’utilisateur doit précédemment être créé avec un mot de passe pour accéder au dossier. Selon les privilèges que vous détenez, vous pouvez accéder ou non à certains traitements.
Attention : au moins un utilisateur disposant du privilège Administrateur doit être conservé dans chaque dossier pour que puisse être reconfiguré le dossier en fonction de nouveaux besoins et pour maintenir les utilisateurs (créer, supprimer, modifier, …).