Evaluer son logiciel de gestion financière

MODULES ET FONCTIONNALITÉ

Chaque éditeur propose divers modules apportant des fonctionnalités spécifiques. Lorsque la gamme des modules d’un système et/ou la richesse fonctionnelle de ces derniers sont insuffisantes, le traitement et l’analyse des données financières par l’utilisateur deviennent inefficaces. Aujourd’hui, les logiciels de gestion financière proposés sur le marché intègrent des familles étendues de modules qui proposent des fonctionnalités plus riches. Ces logiciels sont également plus faciles à configurer en réponse aux besoins de chaque utilisateur, sans requérir ni personnalisation outrancière, ni abandon des mises à jour proposées par les éditeurs. Dans ce domaine, les problèmes spécifiques auxquels sont confrontées les entreprises sont identifiés de la manière suivante :

1. Défi : Les fonctionnalités dont vous avez besoin ne sont pas toutes proposées par votre fournisseur actuel. Jusqu’alors, les éditeurs proposaient un jeu limité de modules ciblant des processus fonctionnels particuliers.

Solution : Aujourd’hui, les éditeurs de logiciels financiers se qualifient eux-mêmes de prestataires en solutions de Progiciel de Gestion Intégré (PGI ou ERP, Enterprise Resource Planning). Ils s’efforcent, à cet égard, de proposer une famille de modules exhaustive à leurs utilisateurs. Jusqu’alors, les éditeurs proposaient des modules financiers du type « Grand livre », « Comptabilité fournisseurs », « Comptabilité clients » ou « Bons de commande ». Aujourd’hui, ils ajoutent à leurs solutions financières des modules tels que « Comptabilité des coûts ou des projets », « Inventaire », « Immobilisations », « Ressources humaines » et « Gestion de la paye ».

2. Défi : La fonctionnalité des différents modules est limitée. Jusqu’alors, les éditeurs de logiciels financiers intégraient à chaque module une fonctionnalité comptable très rudimentaire. Cette restriction diminuait le volume d’informations détaillées qui pouvait être conservé, ou encore les processus que certains utilisateurs pouvaient exécuter. Pour compenser, les entreprises ont développé des méthodes de stockage des informations, ainsi que des processus et des procédures métier en périphérie de leurs systèmes financiers.

Solution : Les éditeurs intègrent désormais davantage de fonctionnalités à chacun de leurs modules. De plus, ils étudient mieux le développement de leurs applications afin de garantir que chaque nouvelle fonctionnalité réponde réellement aux besoins des utilisateurs. L’annexe du présent livre blanc identifie certains modules ainsi que les fonctionnalités offertes par les différents éditeurs de logiciels financiers dans leurs gammes ERP. Si cette liste n’a pas pour vocation d’être exhaustive, elle n’en constitue pas moins pour votre entreprise un document de base sur les fonctionnalités les plus avancées disponibles dans les familles de logiciels de gestion financière actuelles. 3. Défi : Les systèmes ne peuvent pas prendre en charge les modifications apportées à un modèle métier. Pour rester concurrentielles, les entreprises doivent modifier leurs structures organisationnelles, leurs objectifs et/ou leurs modèles métier. Jusqu’à présent, des systèmes de gestion financière rigides ne permettaient pas à l’entreprise de s’adapter systématiquement à ces changements, ou ne proposaient ni les modules, ni les fonctionnalités nécessaires pour faciliter les changements. Solution : La technologie des solutions de gestion financière actuelles accroît la flexibilité nécessaire pour adopter un changement apporté à un modèle métier, avec une incidence minimale sur l’entreprise et son personnel. Par exemple, il devient possible de modifier la hiérarchie de déploiement et la structure d’un plan de comptes. Une réorganisation impliquant la réaffectation d’un service à une nouvelle division se résume alors à un simple glisser-déplacer, et n’oblige plus à modifier le plan de comptes et les rapports, et à reclasser les données historiques. 4. Défi : Nombre d’utilisateurs doivent recourir à des modules tiers pour satisfaire les exigences auxquelles ils doivent faire face. Le défi auquel de nombreux utilisateurs sont confrontés tient dans l’intégration insuffisante de ces applications aux modules financiers fondamentaux. Solution : Les éditeurs ont étendus l’amplitude de leurs offres en matière de modules, contribuant ainsi à réduire, voire éliminer, la nécessité de recourir à des applications tierces. Dans le cas où des utilisateurs concluent à la nécessité d’étendre leurs systèmes au moyen d’applications tierces (du fait d’une fonctionnalité restreinte ou pour rentabiliser l’investissement dans des logiciels antérieurs), la technologie actuelle autorise une intégration plus poussée à leur solution financière principale. Cette intégration améliore l’efficacité, ainsi que la capacité de consolider les données issues des différents systèmes et de générer des rapports fondés sur ces dernières.