Solutions relatives a la procédure de recouvrement des primes

Cours les solutions relatives a la procédure de recouvrement des primes, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

Automatisation de la gestion des quittances

La systématisation est une suite au contrôle de l’émission des quittances car après les vérifications, les quittances conformes seront triées et confiées à leur responsable respectif. Les listes de ces clients doivent aussi les accompagner.
Le traitement systématique des quittances se matérialise par une gestion informatisée des relances à effectuer pour chaque quittance. Il ne s’agit donc plus de travailler sur les quittances physiques, c’est à di re fouiller dans les quittances pour distinguer leur date d’échéance, par exemple. Mais quand même, des rapprochements réguliers doivent être faits entre esl fichiers et les quittances physiques.
Le traitement informatique consistera donc pour les quittances à confier aux encaisseurs en un rassemblement, pour une date donnée, des quittances qui pourront être recouvrées pour la journée car se trouvant sur le même trajet.
Pour les quittances à réclamer par voie postale, on pourrait ressortir automatiquement à partir de leur date d’échéance, les quittances dont il faut établir une première lettre de rappel, celles nécessitant une seconde lettre et les clients à mettre en demeure. Aucun client ne risque d’être oublié du moment où il figure sur le fichier.
De plus, une autre application de l’automatisation consiste en l’établissement automatique de lettres standard pour des clients dont la date d’échéance de leur prime ou leur date d’effet se coïncide. La fonction « mailing » du logiciel de traitement de texte « WORD » pourra par exemple, effectuer cette tâche.
Pour le cas des gros clients, l’informatisation peut se caractériser par l’établissement automatique de relevés se basant sur les émissions des quittances et les paiements qui transiteront par l’UER ; permettant ainsi de ressortir les soldes trimestriels des gros clients. Comme plusieurs inspecteurs travaillent en étroite collaboration avec les responsables des gros clients, le traitement informatique permet une synchronisation des informations entre ces divers exploitants par un simple partage de fichier.
Par cette automatisation, on pense donc éviter les retards des diverses relances pour chaque catégorie de clients. Mais pour pouvoir suivre cette évolution et les résultats des relances effectuées à temps, li est nécessaire de faire un état mensuel des quittances en souffrance.

Suivi d’un état mensuel des quittances

Cet état mensuel répond aux besoins de rapprochement périodique des fichiers tenus et des quittances physiques réellement existantes. Il est aussi un outil de contrôle de l’efficacité des actions, car suite aux relances systématisées, les encaissements doivent augmenter ou au contraire, le nombre de dossiers transmis au contentieux doit croître. Car si la procédure est bien respectée, les dossiers des clients qui ne paient pas, malgré les relances effectuées devront être confiés au service contentieux après la mise en demeure. Mais on ne doit pas arriver à cette fin que lorsque toutes les procédures ont été épuiséesL’action. de rapprochement se fera par un inventaire physique des quittances, comme pour le cas des stocks dans les autres services. On essayera alors d’expliquer les écarts entre les données du fichier et les quittances physiques, pour pouvoir à la fin arrêter une liste jugée vraie et correspondant aux existantes dans le bac.

TRAITEMENT RIGOUREUX DES ENCAISSEMENTS

Les anomalies liées à la réception des encaissement consistent en un manque de détails sur les paiements reçus. Les solutions proposées sont basées sur :
– un suivi rigoureux des paiements reçus ;
– une amélioration de la qualité des indicateurs ;
– un traitement particulier des relevés non soldés.

 Suivi rigoureux des paiements reçus

Il s’agit d’essayer d’exiger tous les détails lors des encaissements « des polices diverses ». Comme cet enregistrement, qui facilite la tâche du caissier, provoque des actions d’éclatement non seulement à l’UER, mais aussi du côté des comptables, une solution consiste donc à la sollicitation du caissier à présenter en détail les polices classées sous une rubrique « police diverse ». Certainement, cela multipliera le temps que le caissier mettra pour enregistrer les détails de chaque police, alors l’UER doit lui venir en aide. Un renforcement des caissiers qui sont actuellement au nombre de deux est aussi envisageable pour arriver à cette fin, c’est à dire l’enregistrement un à un des polices en paie ment.
Des fois aussi, ce n’est pas le caissier qui fait exprès de regrouper les écritures sous la rubrique police diverse, mais c’est lors de l’établissement des fiches caisses que les détails ne sont pas mis carle responsable se croît que c’est lui seul qui a besoin de ces renseignements. Notons qu’outre l’UER, les inspecteurs et les producteurs sont aptes à établir une fiche de renseignements caisse. Fréquemment, en cas d’absence de détails sur la fiche caisse, les responsables de l’UER s’efforcent d’identifier à qui appartient l’écriture.
Pour remédier à tout cela, il faudra donc sensibiliser tous les intervenants à donner des renseignements maximums. Il en est de même pour le cas des paiements antérieurs à la sortie des quittances, il faudrait mentionner sur la fiche caisse que la quittance doit être libérée à la sortie, pour que’UERl ne se trompe pas dans ses actions. Un effort de la part des inspecteurs peut aussi être réclamé pour ces paiements antérieurs. Il consiste à demander aux inspecteurs de se charger de distinguer les quittances déjà payées et de les libérer lors du passage des quittances à leurs mains pour vérification.
En somme, il s’agit d’exiger de chaque intervenant : les producteurs, les inspecteurs, les caissiers, les responsables de l’UER de fournir des renseignements complets pour les encaissements afin d’éviter de se tromper dans les actions.

Amélioration de la qualité des indicateurs

On parle ici du tableau de bord de suivi des gros clients. Pour des meilleurs résultats, il faudra rétablir une liste des gros clients, car il est sûr que d’autres clients doivent être rattachés à cette catégorie car ils ont augmenté le montant de leur prime et a atteint le seuil de distinction (200 000 Ariary). Cette réévaluation ne sera pas basée sur les encaissements car ils ne correspondent pas toujours aux montants des primes réellement dues. La réévaluation devra aussiêtre faite périodiquement, car le portefeuille de la DAA est in mutation continue. La liste des gros clients ainsi obtenue sera communiquée au quittancier pour qu’il puisse effectuer le tri des quittances et le suivi de la situation des gros clients se fera à la base de la liste des gros clients et non les montants des primes encaissées.
On procèdera alors de la manière suivante pour le cas d’un client : consulter les paiements effectués enregistrés à l’UER, puis vérifier dans les états journaliers d’encaissement s’il n’y a pas d’autres encaissement s non pris en compte, on pourra alors établir son relevé des comptes qui ne sera utile que trimestriellement. Et ainsi de suite pour chaque client, c’est pour cela qu’on a proposé deux responsables pour cette tâche.
Autrement, si la gestion des quittances des gros clients se base sur les encaissements, on pourrait être amené à omettre certains paiements inférieurs à 200 000 Ar car les gros clients ne paieront pas toujours forcément un montant supérieur. Comme les tâches sont déjà reparties, ce suivi personnel ne doit pas causer de problèmes.
On pourrait alors regrouper toutes ces informations concernant les gros clients dans un Tableau de Bord permettant de prendre des décisions à leurs égards. On pourrait par exemple, par les taux de recouvrement distinguer les gros clients bon payeurs, et ceux nécessitant beaucoup plus d’efforts. Alors l’adoption d’une nouvelle stratégie pourrait en résulter. Et comme, les gros clients ne peuvent pas être mis en demeure qu’avec autorisation des directeurs, il faudra donc que les actions de relances soient efficaces.

Traitement particulier des relevés non soldés

Après les rénovations effectuées, on s’attend donc à des résultats satisfaisants, cependant, des relevés des clients non soldés dans le passé devront être relancés. Les nouvelles quittances ne cessant d’arriver, il faudrait donc trouver des traitements particuliers pour les relevés antérieurement non soldés pour pouvoir observer un cours normal de la procédure de recouvrement.
Pour le traitement des quittances antérieurement non soldé il faudra donc adopter une autre stratégie. Notons d’abord que selon Andrews : « La stratégie est l’ensemble d’objectifs et des buts majeurs de l’entreprise, ainsi que des politiques essentielles et des plans pour réaliser ces buts établis de façon tels qu’il devrait être et l’espèce d’entreprise qu’elle est » (Andrews 1971).5 La stratégie intègre donc les notions de politiques de buts et d’objectifs. Les buts correspondent à des intentions généralement sans horizon temporel véritablement déterminer. Les objectifs de leur part, sont des résultats que l’entreprise se propose d’atteindre à une date donnée, des états désirés de l’organisation pour un moment déterminer du futur. Pour le cas, nous considérons tout simplement l’UER et non l’entreprise tout entière. Le but de l’UER est d’arriver à encaisser les primes de la DA A.