Cours EXCEL saisie simple de données

Tuto EXCEL saisie simple de données, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

SAISIE SIMPLE DE DONNEES

SELECTION DE CELLULES

La sélection peut être effectuée avec le clavier et la souris, ou bien avec la fenêtre
Atteindre ». Pour désélectionner, cliquez n’importe où (s’il s’agit d’une seule cellule, cliquez en dehors de la cellule).
Avec le clavier et la souris
Pour sélectionner :
Une cellule
Pointez sur la cellule. Le pointeur ayant la forme d’une croix blanche, cliquez. Ou bien, atteignez la cellule avec les touches fléchées du clavier.
Si vous êtes en cours de saisie, validez (par exemple, en tapant Entrée), avant de sélectionner cette cellule en cliquant dessus.
Pour atteindre :
la cellule A1 : Ctrl +  ;
la dernière cellule de la zone active (la plage qui contient toutes les données) : Ctrl + Fin ;
la première cellule de la ligne active : 
une cellule en bordure de la zone de cellules (zone entourée de cases d’en-tête de lignes ou de colonnes, ou de cellules vides) : pointez sur la bordure de la cellule active, en direction de la cellule à atteindre. Quand le pointeur se transforme en croix fléchée, double-cliquez. Par exemple, si vous souhaitez atteindre la dernière cellule à droite de la zone, pointez sur la bordure droite, puis double-cliquez.
Des cellules faisant partie de la ligne ou de la colonne de la cellule active
Pour sélectionner toutes les cellules situées entre la cellule active et la cellule en bordure de zone, appuyez sur la touche Maj en double-cliquant sur la bordure de la cellule active en direction des cellules à sélectionner.
Une plage de cellules
Cliquez-glissez de la première à la dernière cellule.
Ou bien sélectionnez la première cellule, puis appuyez sur la touche Maj et sélectionnez la dernière cellule de la plage.
Des cellules non adjacentes (isolées, en plages, en colonnes ou en lignes) Sélectionnez le 1er élément ; puis appuyez sur la touche Ctrl et sélectionnez les autres en
cliquant dessus.
La zone de la cellule active
Tapez : Ctrl + *
Une colonne ou une ligne
Pointez sur la bordure externe de la case de l’en-tête. Le pointeur se transforme en flèche ; cliquez.
Si on veut sélectionner la colonne ou la ligne de la cellule active :
la colonne de la cellule active : Ctrl + Espace ;
la ligne de la cellule active : Maj + Espace.
A chaque fois, toute la colonne ou toute la ligne de la feuille est sélectionnée.
Des colonnes ou des lignes adjacentes
Cliquez-glissez sur les cases d’en-têtes des colonnes ou des lignes à sélectionner.
Ou bien : sélectionnez la 1ère, puis tapez Maj + clic sur la dernière.
Des colonnes ou des lignes non adjacentes
Sélectionnez la première ; puis Ctrl + clic pour sélectionner chacune des autres.
Toutes les cellules de la feuille
Avec la souris : pointez la case de l’intersection entre les deux lignes d’en-têtes (horizontale et verticale). Le pointeur se transforme en croix blanche ; cliquez. Toutes les cellules de la feuille sont sélectionnées ;
Avec le clavier : Ctrl + A.
Avec la fenêtre « Atteindre »
Pour l’afficher : menu Edition > Atteindre, ou bien directement touche F5.
Renseignez la zone « Référence ».
Exemple de sélection de plages non adjacentes, situées sur la feuille active :
b2 : d5 ; e1 : f8 .
Exemple de sélection de plages situées sur une autre feuille, par exemple la feuille « Feuil3 » :
feuil3! a4 : e8 ; feuil3! b1 : b5 .
L’appartenance d’une plage à une feuille se traduit par l’écriture : nomfeuille ! plage
Il n’est pas nécessaire de mettre un espace après les signes de ponctuation ( : ; ou !).
La fenêtre « Atteindre » permet également :
de mémoriser les 4 dernières sélections (affichées dans la zone « Atteindre ») ;
d’offrir diverses possibilités de sélection : après activation du bouton « Cellules », la fenêtre « Sélectionner les cellules » permet de sélectionner des cellules
particulières à l’intérieur de la zone active. Par exemple, cocher l’option
Cellules vides » sélectionne toutes les cellules vides de la zone active (elles ne doivent contenir aucun caractère, ni même un espace).

SAISIE DANS LES CELLULES

Sélectionnez une cellule et saisissez par exemple un texte ou un nombre.
Par défaut, un texte est aligné à gauche, un nombre à droite.
Validation et passage à une autre cellule
Pour valider la saisie, et passer :
à la cellule d’en dessous : Entrée ou touche  ;
à la cellule de droite : Tab ou touche  ;
à la cellule du haut ou à celle du bas : touches fléchées du clavier ( ou ) ;
à une cellule quelconque : cliquez dessus.
Saisie rapide dans une plage sélectionnée :
colonne après colonne : après chaque saisie, y compris en fin de colonne, il suffit d’appuyer sur Entrée ;
ligne après ligne : après chaque saisie, y compris en fin de ligne, il suffit d’appuyer sur Tab.
Saisie d’une même valeur dans toutes les cellules d’une plage
Sélectionnez la plage. Saisissez la valeur. Validez avec Ctrl + Entrée.
Débordement
Quand un texte déborde sur la cellule suivante, une saisie dans celle-ci masque le texte de la cellule précédente.
Quand une date déborde, la validation transforme l’affichage de la date en une suite de dièses (#). Testez : réduisez la largeur d’une colonne (par cliqué-glissé sur la bordure droite de sa case d’en-tête) ; dans l’une de ses cellules, saisissez une date, qui déborde sur la cellule voisine. Validez.
Quand un nombre déborde, il est affiché en notation scientifique, c’est-à-dire en produit d’un nombre décimal compris entre 1 inclus et 10 exclus par une puissance de 10. Par exemple : le nombre 123456789 qui est environ égal à 1,2 * 108, s’affiche dans la cellule 1,2E+08. S’il y a débordement même en notation scientifique, l’affichage du nombre dans la cellule est remplacé, comme une date, par une série de dièses.
Que ce soit un texte, une date ou un nombre qui déborde, le contenu exact de la cellule demeure, même si l’affichage ne l’est pas. En sélectionnant la cellule (cliquez dessus), son contenu exact apparaît dans la zone de contenu de cellule (barre de formule).
Saisie d’un nombre sous forme de texte
Il suffit de le faire précéder d’une apostrophe.
Après validation, un triangle vert apparaît alors en haut à gauche de la cellule, signalant que ce nombre est de type texte (il ne pourra donc pas faire partie de formules mathématiques). De type texte, il est aligné à gauche.
Quand la cellule est sélectionnée, une balise s’affiche à côté. Elle précise qu’il s’agit d’un nombre stocké sous forme de texte et elle offre le choix entre diverses possibilités, par exemple la conversion de la saisie en type nombre.
Saisie semi-automatique de données de type texte
Lorsqu’on effectue des saisies de type texte dans une colonne, Excel les mémorise.
Après avoir tapé une ou plusieurs lettres dans une nouvelle cellule de la colonne, dès qu’Excel reconnaît une saisie précédente, elle est automatiquement proposée.
Il ne doit pas y avoir de cellule vide entre la cellule active et la cellule reconnue.
Tapez sur Entrée si vous souhaitez valider la saisie proposée et passer à la cellule suivante.
Il y a également la possibilité, à tout moment, d’afficher la « Liste déroulante de choix » :
faites un clic droit dans une cellule de la colonne > « Liste déroulante de choix ».
Apparaissent dans cette liste tous les contenus de type texte de la colonne, même ceux d’en-dessous. La liste s’arrête dès qu’il y a une cellule vide.
Cliquez sur un élément de la liste affiche son contenu dans la cellule.
Saisie d’un commentaire
On peut rattacher un commentaire à une cellule :
Sélectionnez la cellule ;
Clic droit > Insérer un commentaire.
En effectuant un clic droit sur la cellule contenant le commentaire, plusieurs options sont proposées : afficher (en permanence) le commentaire, le masquer, le modifier ou l’effacer. Quand le commentaire est masqué, il subsiste dans la cellule un petit triangle rouge.
Pour afficher tous les commentaires de la feuille : menu Affichage > Commentaires.
Saisie d’une date ou d’une heure
Date
Dès qu’Excel reconnaît une date, il la convertit en numéro de série (représentant le nombre de jours écoulés entre cette date et le 1er janvier 1900, sinon 1904 en fonction du paramétrage, Cf. chapitre 7 §8) et il lui applique un format.
Pour saisir une date :
Séparez le jour, le mois et l’année par les caractères / ou –
Sinon, si vous écrivez le mois en toutes lettres, vous pouvez aussi utiliser des
espaces.
Si le jour n’est pas mentionné, il est considéré comme étant le 1er jour du mois.
Heure
Dès qu’Excel reconnaît une heure, il la convertit en fraction décimale, et il lui applique un format.
Exemples : L’heure 6:00 est convertie en 6/24, soit 0,25. L’heure 12:00 est convertie en 12/24 soit 0,5.
Seul le caractère : est admis pour séparer les heures et les minutes (exemple 9h28 s’écrit
9:28 et est affiché 09:28). Si on écrit 9h28 et on ne pourra pas se servir de cette donnée, en tant qu’heure, ni dans les calculs ni dans les formules.
Dates et heures, reconnues en tant que telles par Excel, sont des données numériques.
Elles sont donc alignées à droite.
Saisie restreinte
La fenêtre « Validation des données » permet de restreindre une saisie.
Il est par exemple possible de restreindre la saisie à un nombre entier supérieur à 16.
Commencez par sélectionner les cellules concernées par l’application d’une saisie restreinte.
Puis, pour afficher la fenêtre « Validation des données » : menu Données > Validation.
Le premier onglet « Options » permet de définir la restriction à appliquer.
Le deuxième « Message de saisie » permet de saisir le message à afficher lors de la sélection de la cellule.
Le troisième « Alerte d’erreur » permet de saisir le message à afficher en cas d’erreur de saisie.

MODIFICATION DES DONNEES

Avant validation, si on souhaite recommencer la saisie dans la cellule
Le bouton  de la barre de formule permet d’annuler la saisie en cours. L’équivalent par le clavier est la touche Echap.
Après validation
Soit vous modifiez le contenu de la cellule dans la zone située en fin de barre de formule ;
Soit vous double-cliquez sur la cellule, puis vous rectifiez ;
Soit si elle est sélectionnée, vous tapez F2, puis vous modifiez.
Suppression de données
Sélectionnez la ou les cellules, puis touche Suppr.
Après sélection, si vous souhaitez bénéficier d’options d’effacement : menu Edition > Effacer.

RECHERCHER, REMPLACER

Principe
On précise une expression à rechercher et son lieu de recherche (plage de cellules, feuille ou classeur).
Si la recherche a abouti (par affichage des références des cellules contenant l’expression), il est possible de remplacer l’expression.
Rechercher
Si la recherche est à effectuer dans une plage de cellules, sélectionnez-la.
Pour afficher la fenêtre « Rechercher et remplacer » : menu Edition > Rechercher. Cette fenêtre peut rester ouverte lors de la saisie dans les cellules.
Choisissez l’onglet « Rechercher ».
Dans la zone de saisie de l’expression à rechercher, on peut utiliser des « jokers ». Le
point d’interrogation ? remplace un seul caractère, l’astérisque * en remplace plusieurs. Par exemple, si on cherche les expressions « porte-avions » et « porte-chars », on saisira « porte* ». Si on cherche les noms « Dupond » et « Dupont », on saisira « Dupon? » (ou dupon?, puisque Excel ne reconnaît pas la différence de casse).
Le bouton Suivant sélectionne les cellules contenant la valeur recherchée, une par une, ligne par ligne.
Le bouton Rechercher tout liste toutes les références des cellules contenant la valeur recherchée.
Remplacer
Dans la fenêtre « Rechercher et remplacer », choisissez cette fois l’onglet « Remplacer ».
Le bouton Remplacer permet de remplacer les valeurs une par une.

VERIFICATION ORTHOGRAPHIQUE

Sur la barre d’outils Standard, cliquez sur le bouton Orthographe (d’icône ABC). La fenêtre « Grammaire et orthographe » s’affiche.

INSERTION ET SUPPRESSION

Distinguer contenant et contenu
Il faut bien distinguer la suppression du contenant et celle du contenu. Par exemple, quand on supprime la donnée d’une cellule, on ne supprime pas la case qu’est cette cellule. Quand on supprime les données d’une colonne, la colonne devient vierge, mais elle reste.
La suppression du contenant entraine celle du contenu, mais pas l’inverse.
Ce paragraphe traite des différents types de contenants : colonnes, lignes et cellules.
Une insertion ou une suppression de contenant entraîne un décalage
Dès qu’il y a insertion (ou suppression) du contenant, il y a décalage de cellules pour insérer (ou supprimer) les nouvelles cellules. Les cellules qui ont été décalées, changent de références (sauf si leurs références sont liées à des références d’autres cellules. Le collage avec liaison sera vu au chapitre 4).
Colonnes et Lignes
Le principe est le même pour les deux.
Pour insérer des colonnes :
Sélectionnez le nombre de colonnes à gauche desquelles vont être insérées les nouvelles colonnes. Le nombre de colonnes insérées correspond au nombre de colonnes sélectionnées ;
Clic droit sur la sélection ; choisissez « Insertion ». Les colonnes sont aussitôt insérées.
Les références des cellules ne sont plus les mêmes, leur en-tête de colonne a changé. Par exemple, saisissez le nombre 5 dans la cellule A1. Puis insérez deux colonnes avant la colonne A (sélectionnez les colonnes A et B, en cliquant-glissant sur les cases d’en-tête > clic droit, puis Insertion).
Après insertion, le nombre 5 est dans la cellule C1.
Pour insérer des lignes :
Sélectionnez le nombre de lignes au-dessus desquelles vont être insérées les nouvelles lignes. Le nombre de lignes insérées correspond au nombre de lignes sélectionnées ;
Clic droit sur la sélection ; choisissez « Insertion ». Les lignes sont aussitôt insérées. Comme expliqué précédemment, les références des cellules ont changé, leur en-tête de
ligne n’étant plus-le même.
Pour supprimer des lignes ou des colonnes :
Sélectionnez-les. Puis clic droit sur la sélection, et choisir la commande « Supprimer ».
Comme pour l’insertion, les références des cellules changent.
Plage de cellules
Sélectionnez la plage de cellules concernée par l’insertion ou la suppression de cellule(s) ;
Clic droit sur la sélection > « Insérer » ou « Supprimer ».
– Choisissez une option dans la boîte de dialogue qui s’affiche.
Insertion de cellules
Option « Décalage vers la droite » :
Sont insérées le même nombre de cellules vierges que celui des cellules sélectionnées.
Les cellules sélectionnées sont décalées à droite, des cellules vierges prennent leur place.
Option « Décalage vers le bas » :
Les cellules sélectionnées sont décalées vers le bas, des cellules vierges prennent leur place.
Option « Ligne entière » :
Des lignes entières sont insérées au-dessus des cellules sélectionnées, en nombre égal au nombre de lignes de ces dernières (le résultat est le même qu’une insertion de lignes, vue au § antérieur).
Option « Colonne entière » :
Des colonnes entières sont insérées à gauche des cellules sélectionnées, en nombre égal au nombre de lignes de ces dernières (le résultat est le même qu’une insertion de colonnes, vue au § antérieur).
Suppression de cellules
Option « Décalage vers la gauche » : les cellules sélectionnées sont supprimées et toutes les cellules de droite qui occupent les lignes de ces cellules, sont décalées à gauche ;
Option « Colonne entière » : cette fois-ci, toutes les cellules des colonnes de droite sont décalées à gauche (le résultat est le même qu’une suppression de colonnes, vue au § antérieur).
Option « Décalage vers le haut » : c’est le même principe que précédemment. Les cellules sélectionnées sont supprimées et toutes les cellules d’en-dessous qui occupent les colonnes de ces cellules, sont décalées vers le haut ;
Option « Ligne entière » : cette fois-ci, ce sont tous les cellules en dessous qui sont décalées vers le haut (et non plus seulement celles qui occupent les colonnes des cellules sélectionnées) (le résultat est le même qu’une suppression de lignes, vue au § antérieur).
Bien prendre en compte, si nécessaire, que les insertions et les suppressions de cellules modifient les références antérieures des cellules.

Chapitre 1 – GESTION DES FEUILLES ET DES CLASSEURS
1. GESTION DES FEUILLES DE CALCUL
2. AFFICHAGE D’UNE FEUILLE DE CALCUL
3. TRAVAILLER SUR PLUSIEURS CLASSEURS
4. PROTEGER FEUILLES ET CLASSEURS
Chapitre 2 – SAISIE SIMPLE DE DONNEES
1. SELECTION DE CELLULES
2. SAISIE DANS LES CELLULES
3. MODIFICATION DES DONNEES
4. RECHERCHER, REMPLACER
5. VERIFICATION ORTHOGRAPHIQUE
6. INSERTION ET SUPPRESSION
Chapitre 3 – SERIES DE DONNEES
1. SERIE NUMERIQUE
2. SERIE CHRONOLOGIQUE
3. SERIE ALPHANUMERIQUE
4. SERIE CREEE A PARTIR D’UNE LISTE PERSONNALISEE
Chapitre 4 – MISE EN FORME ET DIMENSIONS DES CELLULES
1. ELEMENTS DE MISE EN FORME
2. CREATION ET APPLICATION D’UN STYLE
3. MISE EN FORME CONDITIONNELLE
4. REPRODUCTION D’UNE MISE EN FORME
5. LARGEURS DES COLONNES ET DES LIGNES
Chapitre 5 – DEPLACER, COPIER, COLLER ET TRI RAPIDE
1. VOLET OFFICE PRESSE-PAPIERS
2. DEPLACER DES VALEURS DE CELLULES
3. COPIER DES CELLULES
4. COLLAGE
5. TRI RAPIDE
Chapitre 6 – MISE EN PAGE AVANT IMPRESSION
1. MISE EN PAGE
2. SAUTS DE PAGE
Chapitre 7 – LES FORMULES
1. OPERATEURS
2. REFERENCES RELATIVES OU ABSOLUES
3. EXEMPLE
4. REFERENCES : AUTRE FEUILLE, AUTRE CLASSEUR
5. ATTRIBUTION D’UN NOM
6. DATE ET HEURE
7. AUDIT DE FORMULES, ERREURS ET REFERENCES CIRCULAIRES
Chapitre 8 – LES FONCTIONS
1. ARGUMENTS
2. RECHERCHE ET INSERTION D’UNE FONCTION
3. SAISIE DIRECTE
4. EXEMPLES
Chapitre 9 – LES FORMULES MATRICIELLES
1. PROCEDURE
2. EXEMPLES
3. CONTRAINTES PARTICULIERES
4. SAISIE D’UNE PLAGE DE CONSTANTES
Chapitre 10 – LES GRAPHIQUES
1. CREATION
2. MODIFIER LA PRESENTATION
3. ANALYSE : COURBES DE TENDANCE, BARRES ET LIGNES
4. COPIER UN GRAPHIQUE EN IMAGE
Chapitre 11 – OBJETS GRAPHIQUES
1. FORMES
2. IMAGES
3. DIAGRAMMES
4. WORDART
Chapitre 12 – LISTE, PLAN ET SOUS-TOTAUX
1. LISTE DE DONNEES
2. CONSTITUTION D’UN PLAN
3. UTILISATION DE FONCTIONS DE SYNTHESE
Chapitre 13 – SIMULATIONS
1. FONCTION « VALEUR CIBLE »
2. LES TABLES DE DONNEES
3. LES SCENARIOS
Chapitre 14 – LES TABLEAUX CROISES DYNAMIQUES
1. CREATION
2. GESTION
3. GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE