Initiation à l’utilisation de l’informatique Access

Formation initiation à l’utilisation de l’informatique Access, tutoriel & guide de travaux pratiques en pdf.

LES FORMULAIRES

Il s’agit d’un objet Access dans lequel vous placez des contrôles servant à saisir, afficher et modifier des données dans les champs. Lorsque vous faites appel à un Assistant pour vous seconder dans la création d’un formulaire, celui-ci vous pose un certain nombre de questions pour connaître les caractéristiques du formulaire souhaité, puis construit ce dernier sur la base de vos réponses.
Il existe plusieurs types de formulaires et plusieurs assistants :

Colonne Simple: Formulaire ou Etat affiche les valeurs de chaque enregistrement dans une seule colonne. Chaque valeur apparaît sur une ligne différente. Les enregistrements apparaissent les uns après les autres.
Par exemple, Encodage clients: Formulaire contenant les renseignements sur un client. Ce formulaire permet d’encoder les nouveaux clients. La photo du client s’insère grâce à la liaison Ole.

1.Tableau: Formulaire qui affiche les valeurs d’enregistrements dans des colonnes. Des intitulés sont affichés en haut de chaque colonne, et chaque ligne représente un enregistrement.
2.Par exemple, Acheteurs d’un tome: Listing des acheteurs d’un tome quelconque.
Graphique: Contenant un graphique basé sur des données numériques ou sur traitement de données textuelles.
3.Par exemple, Graphe nombre de ventes par client
Formulaire à Sous-formulaire: Les sous-formulaires peuvent servir à afficher une relation un-à-un ou un-à-plusieurs entre les données de tables ou de requêtes. Vous pouvez, par exemple, afficher le nom d’une catégorie de produit dans le formulaire principal et afficher la liste de tous les produits de cette catégorie dans un sous-formulaire.
4.Par exemple, Tomes d’une série: Dans le formulaire principal figurent les données concernant la série sous forme de colonne simple. Dans le sous-formulaire sont listés les tomes de cette série. C’est le champ [Code Série], lien entre les tables Séries et Tomes, qui permet d’afficher les tomes correspondants.

Par exemple, Sous-formulaire2: Listing de tous les tomes. Nécessaire comme sous-formulaire pour le formulaire  » Tomes d’une série « .
Avec la version 2003 d’Access, il existe aussi des Formulaires Tables Pivots et des Formulaires Graphes Pivots, dont l’aspect se modifie directement selon vos choix de critères de tri, de filtre, de regroupement, …

Même si l’Assistant n’offre pas exactement la présentation que vous voulez, il est cependant souvent plus rapide de l’utiliser pour créer un formulaire de base que vous modifiez ensuite.
Si l’utilisation d’un Assistant pour créer un formulaire reste la méthode la plus simple, elle risque cependant de ne pas produire la structure souhaitée. Si vous voulez concevoir vous-même un formulaire, créez un formulaire vierge, puis ajoutez les contrôles et les autres éléments dont vous avez besoin.

Vous pouvez demander à Access d’afficher un formulaire chaque fois qu’un utilisateur exécute une action déterminée, qu’il s’agisse d’ouvrir un autre formulaire ou un autre état, de cliquer sur un bouton de commande, ou de changer de champ actif. Un tel formulaire est alors appelé formulaire indépendant et ressemble fort à une boîte de dialogue. Un formulaire indépendant vous permet d’afficher un message ou de demander des informations complémentaires.

Ce formulaire peut être constitué d’une combinaison quelconque de textes, de contrôles ou d’images qui vous permettront d’afficher un message ou de demander à l’utilisateur de taper certaines informations. Par exemple, vous pourriez demander à l’utilisateur de fournir les dates de début et de fin pour un état, ou de fournir certaines données requises si les données contenues dans un champ déterminé ont été modifiées dans un formulaire.
Un formulaire indépendant contient généralement un ou plusieurs boutons de commande qui exécutent des macros, qui engendrent à leur tour d’autres actions à partir des informations saisies dans le formulaire indépendant. Vous pouvez également prévoir des boutons qui proposent à l’utilisateur des options spécifiques.

LES ETATS

Lorsque vous faites appel à un Assistant pour vous seconder dans la création d’un état, celui-ci vous pose un certain nombre de questions pour connaître les caractéristiques de l’état souhaité, puis construit ce dernier sur la base de vos réponses. Bien que les noms suivants ne soient pas officiellement utilisés, Access offre plusieurs types d’assistants:
Assistant Colonne simple: Assistant Formulaire ou Assistant Etat qui sert à afficher les valeurs de chaque enregistrement dans une seule colonne. Chaque valeur apparaît sur une ligne différente apposée d’une étiquette à sa gauche. Les enregistrements apparaissent les uns sous les autres et du haut en bas de la page.

1.Assistant Regroupements/totaux: Assistant Etat qui sert à organiser les données en groupes affichés sous forme de tableau. Vous pouvez calculer la somme de chaque groupe et celle de tous les groupes. Des intitulés apparaissent en haut de chaque colonne de données.
2.Par exemple, Etat Catalogue des Editeurs: basé sur la requête Rq Catalogue des Editeurs. Les enregistrements sont regroupés selon l’éditeur, puis selon la série Le tri se fait ensuite sur le champ [N°Tome].
Assistant Publipostage: Assistant Etat qui sert à créer des étiquettes de publipostage.
Par exemple, Etat Etiquettes: basé sur la table Clients. Cet état permet d’envoyer des colis contenant la commande des clients grâce à l’impression d’étiquettes personnalisées.
Par exemple, Etat Etiquettes Parametre: Le même état, mais ne propose que l’étiquette d’un client slection (basé sur une requête paramètre).
Assistant Graphique: Assistant qui crée un état contenant un graphique.

Par exemple, Etat Graphique des Ventes par Mois: basé sur la requête Rq Ventes. Cet état présente en vérité deux graphiques. Il propose une représentation graphique des ventes par mois, sous forme de nombre de tomes vendus, et sous forme de chiffre d’affaire.
Si l’état créé par l’Assistant ne correspond pas exactement à ce que vous désirez, vous pouvez le modifier en mode Création ou recommencer l’opération en répondant différemment à l’Assistant.
Les Assistants facilitent grandement la création des états, mais ils n’offrent pas la méthode de création la plus flexible. Pour construire un état de toutes pièces, vous créez un état vierge, y ajoutez les niveaux de tri et de regroupement voulus, puis y placez les contrôles et les autres éléments de structure.