Formation ACCESS composition d’une base de données

Composition d’une base de données

Les tables

Elles permettent le stockage des données de manière ordonnée.
Une base de donnée doit contenir une ou plusieurs tables. C’est le premier objet de la base qu’il faudra créer.
Une table est composée de deux éléments : les champs (références aux colonnes) et les enregistrements (les lignes – les données elles-mêmes). On peut affecter jusqu’à 255 champs et 2Go d’enregistrements à une table.
Lorsque plusieurs tables dans une base sont reliées entre elles par des champs communs, il faudra définir pour ces tables des identificateurs uniques (les clés – primaires et/ou secondaires)

Les requêtes

Elles permettent d’interroger la base de données selon des critères de recherche. On peut également s’en servir pour effectuer des traitements (calcul par exemple ou archiver une partie des données).
Il existe plusieurs types de requête :
Les requêtes de recherche / sélection / Tri
Les requêtes de mise à jour de champs selon des critères définis.
Les requêtes de suppression d’enregistrement.
On peut exécuter une requête sur le résultat d’une autre requête. Elles peuvent aussi servir à la création de formulaires et d’états.

Les formulaires

Les formulaires sont des interfaces graphiques entre la base de données et l’utilisateur. Grâce à eux, on pourra présenter à l’écran les données de la base de manière plus conviviale ou encore faire des interfaces pour ajouter, modifier … les données.
Un formulaire peut lancer l’exécution d’autres formulaires ou contenir d’autres formulaires. Cela permettra l’ajout de données dans plusieurs tables de la base. On trouvera aussi des formulaires de menu permettant différentes actions comme la création d’un état.

Les états

On se servira des états pour afficher et imprimer les données selon une présentation que l’on aura définie. Le champ d’application est assez large, puisqu’on peut éditer des étiquettes de publipostage, faire des listes, créer des enveloppes et des factures… Un état peut être aussi le résultat d’une requête.

Les macros

Elles permettent de réaliser un ensemble d’instructions qui automatisent des tâches répétitives.
Ex : Ouvrir des formulaires
Traiter des commandes identiques
Imprimer des étiquettes de publipostage…
Exporter des tables vers EXCEL….
Pour les macros complexes, on peut utiliser le langage de programmation VBA.

ATTENTION
Il n’y a pas d’annulation possible lors de modifications des données dans la base. Toute modification est automatiquement répercutée dans la base elle-même. Pour supprimer des données erronées, il faudra utiliser une requête de suppression.

L’interface graphique

Pour lancer ACCESS, plusieurs méthodes sont possibles :
Par le raccourci sur le bureau :
Ou par le menu Démarrer :
Double-cliquez sur le raccourci pour lancer ACCESS
Ou bien :
Cliquez sur Démarer/Tous les programmes / Microsoft Office / Microsoft Access 2003
A l’ouverture d’Access, l’environnement apparaît comme ci-dessous.
Remarque :
Si le volet office ne s’affiche pas, cliquez sur le menu Affichage / Volet Office

L’aide

Access dispose d’une aide qui vous permettra d’obtenir des informations sur son fonctionnement.
Pour afficher l’aide cliquez sur le bouton du menu .
Sélectionnez « Aide sur … »
Un nouveau volet office apparaît et vous donne le choix concernant le type d’aide que vous souhaitez obtenir.