Organisation des données dans la base de données Access

Cours Access pdf complet

L’organisation des données dans la base de données

Présentation de l’exemple
Avant de pouvoir exploiter les données contenues dans la base, il va falloir les modéliser, par modéliser, je veux dire trouver le meilleur moyen de représenter le monde réel en structurant la base de données de manière à pouvoir l ‘exploiter la plus simplement par la suite.

L’organisation des données dans un SGBD
Dans Access, comme dans les autres SGBD, les informations doivent être segmentées en données qui sont stockées dans des tables. Une table est donc un ensemble de données, organisées en lignes et en colonnes. On peut stocker dans une table n’importe quel type d’information (texte, chiffres, graphisme, son, etc…)
Chaque table est divisée en enregistrements, les enregistrements étant l’ensemble des données relatives à la même information. Prenons l’exemple d’un carnet d’adresses. Pour ce carnet d’adresses, nous allons utiliser une table « contacts » qui contiendra toutes les informations concernant chaque contact, chaque enregistrement contiendra les informations relatives à un (et un seul) contact (nom, adresse, téléphone, date de naissance, etc.…).
Comme on vient de le voir, chaque enregistrement contient un ensemble d’informations (nom, adresse, téléphone) qui ont elles -même diviser l’enregistrement en plusieurs parties, chaque partie s’appelle un champ. Le champ contient une partie des informations de chaque enregistrement.

Quelques définitions :
?? La base de données : C’est l’ensemble des tables utilisées pour gérer l’information
?? La table : c’est un ensemble de données organisées en rangées et en colonnes
?? Le champ (ou colonne) : C’est l’unité d’information dans une table. Une table est constituée de différents champs. L’enregistrement (ou la ligne) : C’est l’ensemble des données relatif à la même information (le 1 enregistrement de la table contient les informations relatives au contact « John Deuf »)

Diviser pour mieux régner
Il faut toujours segmenter l’information en éléments les plus petits possibles. On aurait très bien pu créer une table contact avec un seul champ par enregistrement qui contiendrait toutes les informations en même temps. Mais une des règles d’or dans la création de la structure d’une base de données est de diviser le plus possible l’information pour pouvoir la traiter par la suite le plus simplement et le plus efficacement possible.
Le SGBD, pour retrouver les données qu’on lui demande, travaille avec le contenu des champs, il lui sera donc difficile, dans la table « Contacts » telle qu’elle est de retrouver les contacts habitant à Lille, la ville se trouvant mélangée au reste de l’adresse, de même, on ne pourra pas récupérer le nom seul de chaque contact, celui-ci se trouvant dans le même champ que le prénom.
Comme on ne peut pas toujours prévoir, lors de la création de la structure de la table, de l’usage qui en sera fait plus tard, il faut diviser le plus possible les données, sachant qu’il sera toujours compliqué (et risqué) de modifier la structure de la table par la suite lorsqu’elle sera remplie.

1. Les systèmes de Gestion de Bases de Données
1.1 LA BASE DE DONNÉES
1.2 LE SYSTÈME DE GESTION DE BASES DE DONNÉES
2. L’organisation des données dans la base de données
2.1 PRÉSENTATION DE L’EXEMPLE
2.2 L’ORGANISATION DES DONNÉES DANS UN SGBD
2.3 DIVISER POUR MIEUX RÉGNER
2.4 UTILISER PLUSIEURS TABLES
2.5 IL EXISTE TROIS TYPES DE RELATIONS ENTRE LES TABLES
2.6 LES INDEX
3. Application
3.1 CRÉATION D’UNE TABLE
3.2 LES TYPES DE DONNÉES
3.3 LES PROPRIÉTÉS DES CHAMPS
3.4 LE FORMAT D’AFFICHAGE
Pour les champs texte et mémo
Pour les champs Numériques et Monétaires
Pour les champs de type Date / Heure
Format d’affichage des dates / heures dans Windows
Pour les champs de type OUI/NON
3.5 LE MASQUE DE SAISIE
3.6 LES LISTES DE CHOIX
3.7 TRI PARMI LES ENREGISTREMENTS
3.8 FILTRER DES ENREGISTREMENTS
Le filtre sur un seul critère
Filtre sur plusieurs critères
3.9 RECHERCHER DES ENREGISTREMENTS