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Bases de données : utilisation et fonctionnement
À l’aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations à l’aide d’un fichier unique de base de données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données entre plusieurs contenants appelés tables. Les formulaires en ligne vous permettent de consulter, d’ajouter et de mettre à jour les données des tables. Les requêtes vous permettent de rechercher et de récupérer les données que vous voulez. Quant aux états, ils servent à analyser et à imprimer les données selon la mise en page de votre choix.
À propos de la création d’une base de données
Avant de commencer à utiliser Microsoft Access pour la création des tables, formulaires et autres objets qui composeront votre base de données, il est important de s’attarder sur sa structure. Une BD bien conçue est l’élément essentiel dans la création d’une base de données qui répond de manière efficace et précise à vos besoins.
Étapes de création d’une base de données
Voici les étapes de base pour créer une base de données :
1 Déterminez l’objectif de votre base de données.
2 Déterminez les tables dont vous avez besoin dans la base de données.
3 Déterminez les champs dont vous avez besoin dans les tables.
4 Identifiez les champs comportant des valeurs uniques.
5 Déterminez les relations entre les tables.
6 Affinez votre structure.
7 Ajoutez les données et créez d’autres objets de base de données.
8 Utilisez des outils d’analyse Microsoft Access.
Déterminez l’objectif de votre base de données
La première étape dans la conception d’une BD consiste à déterminer l’objectif de la base de données et l’utilisation qui va en être faite. Vous devez réfléchir aux informations que vous souhaitez obtenir de la base de données. À partir de là, vous pouvez déterminer les sujets sur lesquels vous voulez stocker des faits (les tables) et les faits que vous voulez stocker à propos de chaque sujet (les champs des tables).
Discutez avec les personnes qui utiliseront la base de données. Réfléchissez ensemble aux questions auxquelles la base de données doit apporter une réponse. Esquissez les états que vous souhaitez réaliser. Réunissez les formulaires que vous utilisez actuellement pour enregistrer vos données. Examinez des bases de données bien conçues et semblables à la vôtre.
Déterminez les tables dont vous avez besoin
Déterminer les tables dont vous avez besoin peut être l’étape la plus compliquée lorsque vous créez une base de données. Cela est dû au fait que les résultats que vous souhaitez obtenir de votre base de données (les états que vous voulez imprimer, les formulaires que vous voulez utiliser, les questions auxquelles une réponse doit être apportée) ne fournissent pas nécessairement des indices sur la structure des tables qui les produisent.
Vous n’êtes pas obligé de concevoir vos tables à l’aide de Microsoft Access. En fait, il peut être préférable de tracer une esquisse de la structure de vos tables sur papier d’abord, pour les y retravailler ensuite. Lorsque vous créez vos tables, morcelez les informations en gardant à l’esprit les principes de base suivants:
Créer une base de données sans utiliser d’Assistant
1 Quand Microsoft Access démarre pour la première fois, une boîte de dialogue est automatiquement affichée, avec des options pour créer une nouvelle base de données ou en ouvrir une déjà existante. Si cette boîte de dialogue est affichée, cliquez sur Nouvelle base de données, puis sur OK.
Si vous avez déjà ouvert une base de données ou fermé la boîte de dialogue qui s’affiche au démarrage de Microsoft Access, cliquez sur le bouton Nouvelle base de données dans la barre d’outils, puis double-cliquez sur l’icône Nouvelle base de données dans l’onglet Général.
2 Spécifiez un nom et un chemin pour la base de données puis cliquez sur Créer.
Après avoir créé une base de données, vous devez encore effectuer quelques opérations pour définir les objets que contiendra votre BD.
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