FAQ correspondance administrative et commerciale en français

La présentation de la lettre selon la norme NBN Z 01-002 (2003) et les nouvelles tendances en matière de frappe et de classification de documents

0 La présentation de la lettre selon la norme NBN Z 01-002 (2003)

marge gauche la marge droite 20 ou 33 mm logo 20 mm â â la marge supérieure 20 mm à l’en-tête à l’adressage 59 mm à ou la suscription la ligne de références 102 mm à l’objet (sans point final) l’appellation (sans virgule) le corps du texte la formule de politesse (avec un point s’il y a un verbe) la signature (au max. 6 interlignes) Prénom Nom du / de la signataire Fonction du / de la signataire (avec majuscule) copie et / ou annexes marge inférieure 20 mm à Scripsys sa place Verte 28 boîte 4 Ÿ BE-4800 Verviers Monsieur Jacques Alsteen
Directeur
Les Jardins du Tilleul
rue du Faubourg 270
6110 MONTIGNY-LE-TILLEUL

votre lettre du vos références nos références date
c:\corsem\jt4 2008-04-18
>Notre séminaire du 17 avril 2008
>
>Monsieur
>
Le séminaire que nous avons organisé le 17 avril 2008 aux
Jardins du Tilleul s’est passé dans les meilleures circonstances. Nous
tenons donc à vous remercier vivement pour votre accueil professionnel.
>
Votre personnel s’est montré plus qu’aimable. Les salles de réunion
étaient confortables et convenaient à nos besoins. Le repas était
vraiment excellent et a beaucoup plu aux participants.
>
Vous pouvez compter sur nous pour recommander les Jardins du
Tilleul auprès de nos relations d’affaires.
>
Veuillez agréer, monsieur, nos sincères salutations.
>
Carole Renaud
>
Carole Renaud
Chef des Relations publiques
>
>
Copie: Jean Kalisz, directeur de la Formation

Tél. et fax +32 87 38 84 52 Ÿ Compte en banque 290-0137975-22
TVA BE 0443 198 542 Ÿ RPM Verviers Ÿ Tribunal de Commerce de Verviers Ÿ Site www.scripsys.com

La suscription ou l’adressage

L’adresse est inscrite à 5,9 cm de la marge supérieure, à gauche (à 2 cm ou à 3,3 cm) comporte sept lignes au maximum. Elle ne contient ni points ni virgules. Elle se compose comme suit:

1
Mentions spécifiques
Recommandée
2
Monsieur / Madame / Mademoiselle Prénom Nom
Monsieur Jean Coste
3
Titre / Fonction
Conseiller
4
Service / Département Nom
Service Clientèle
5
Nom de l’organisation
Eurocom sa
6
rue / boulevard / avenue Nom numéro (et numéro boîte)
rue Royale 3 boîte 5
7
code postal LOCALITÉ
5000 NAMUR

Si des mentions spécifiques sont exigées, telles que Recommandée, Par avion, elles figureront à la première ligne avec une majuscule.

· En principe, ni les titres de civilité ni les prénoms ne sont abrégés.

· Pour les clientes célibataires de plus de 18 ans, mettez Madame. Si elles en décident autrement, mettez Mademoiselle.

· Si vous ignorez si le destinataire est un homme ou une femme (Camille, Jo, Chris, Dominique …), écrivez Madame / Monsieur Prénom Nom.

· Pour une personne mineure, vous pouvez mettre seulement le prénom et le nom.

· Pour les notaires ou les avocats, utilisez soit Monsieur ou Madame, soit Me (suscription !) ou Maître (toutefois passé de mode) ; pour les médecins, soit Monsieur ou Madame, soit Dr, Dre ou Docteur/e.

· Pour les professeurs d’université, utilisez soit Monsieur ou Madame, soit Prof. dr ou Prof. dre (Belgique) ou Pr / Pr ou Pre / Pre (France). L’abréviation française permet d’éviter les difficultés d’abréviation (prof. avec point ; dr ou dre sans point).

· Le prénom en toutes lettres doit précéder le nom.

· En principe le nom se met en minuscules (sauf l’initiale). Toutefois pour éviter toute ambiguïté, vous pouvez l’écrire en majuscules: Madame Pascale CATHERINE.

L’expression A l’attention de n’est plus d’usage

3 Citez le titre si vous le connaissez, mais n’en citez qu’un seul, le plus important.
Le titre s’écrit avec une majuscule : Directeur, Conseiller, Chef de service, Responsable, etc. Il est féminisé en Belgique depuis 1993 (décret) et en France depuis 1998 (circulaire de Lionel Jospin): Députée, Conseillère, Directrice, … Pour connaître les règles de la féminisation, consultez le site du Service de la langue française de la Communauté française de Belgique : http://www.cfwb.be/franca/pg026.htm ou d’autres sites analogues cités supra.

4 Les mots Service, Département, … s’écrivent avec une majuscule, du moins dans l’adresse. Le nom du service commence par une majuscule, p.ex. Service du Personnel, Département Crédits et affaires juridiques. Vous pouvez combiner le titre ou la fonction et le nom du service, p.ex. Directeur de la Formation.

5 Respectez l’orthographe (minuscules,majuscules) de la raison sociale de votre client. Le statut juridique peut être abrégé: sa, sprl, SA, SPRL, éventuellement: s.a., s.p.r.l., S.A., S.P.R.L.

Lorsque vous vous adressez à une administration ou à une organisation, rappelez-vous que vous écrivez à des personnes et non à des murs: *Ministère des PME, *Eurocom sa, *Service d’aide sociale à l’enfance. Tâchez de connaître le nom de votre interlocuteur. Le cas échéant, adressez-vous à une fonction et ajoutez le service: Le président, Le chef des Achats … (ici c’est l’article qui prend la majuscule et le nom du service).

6 Pas de virgule dans l’adresse! Les mots rue, boulevard, cour, … s’écrivent avec une minuscule. Les exemples repris dans la feuille de norme contiennent des erreurs d’orthographe. Pour une boîte postale, l’abréviation BP s’impose.

Dans une adresse française, le numéro précède le nom de la rue. Ce dernier s’écrit entièrement en majuscules et ne prend pas de signes diacritiques ni de ponctuation selon la norme de 1997:
14 RUE DE L EGLISE

7 En cas d’envoi à l’étranger: code pays ISO (!), trait d’union, code postal, LOCALITÉ. A la ligne suivante, vous ajouterez le nom du PAYS destinataire en majuscules et dans la langue officielle du lieu d’émission. A Bruxelles, vous avez le choix:

FR-75000 PARIS FR-75000 PARIS
FRANCE FRANKRIJK

CH-9000 SANKT GALLEN CH-9000 SANKT GALLEN
SUISSE ZWITSERLAND

L’UPU recommande la juxtaposition du nom du pays dans la langue officielle du lieu d’émission et dans une langue internationale (français, anglais, allemand, apparemment) :

POLEN – POLOGNE

Si vous envoyez la lettre en France, vous omettrez les signes diacritiques:

FR-45133 AILLANT SUR MILLERON

Dans le corps de la lettre, vous mettrez toutefois: Aillant-sur-Milleron.

Remarque

Pour connaître le système d’adressages dans les Pays-membres de l’Union postale universelle (Genève), visitez http://www.upu.int/post_code/fr/postal_addressing_systems_member_countries.shtml.Cette page garantit la rédaction correcte des adresses, gage d’un traitement rapide et efficace des objets de correspondance par les postes du monde entier. Sélectionnez un pays pour obtenir des informations détaillées le concernant. Observez toutefois que pour la Belgique, la norme Z 01-002 (2003) n’a pas été prise en compte.

La ligne des références

Marge supérieure: 10,2 cm. Tabulation proposée: 3,3 cm, 7,5 cm, 11,5 cm et 16 cm.
En principe, 4 rubriques: votre message du, vos références, nos références, date

votre message du: mettez sous cette rubrique la date du document (lettre, fax, …) ou de l’appel téléphonique auquel vous répondez. Notation NBN: 10 frappes: 2008-04-16 ou
16 avril 2008.

vos références: reprenez toujours les références de la lettre à laquelle vous répondez (particuliers, entreprises).

nos références: n’indiquez que les éléments qui sont vraiment indispensables. Pensez au client qui, au téléphone, devrait dicter la référence de votre lettre. De nombreuses organisations signalent ici le numéro de dossier du client.

date: inutile de taper Tournai, le … si le lieu d’émission paraît dans l’en-tête. La seule date d’émission de votre lettre suffit. Veillez à ce qu’il y ait tout au plus un jour d’écart entre le jour d’envoi et la date d’émission mentionnée sur la lettre

Remarques

· Dans le corps du texte, n’abrégez pas la date, sauf dans une énumération:

Nos lettres des 2008-03-06, 2008-03-27 et 2008-04-11 sont restées sans réponse.

· De nombreuses organisations ajoutent les coordonnées du gestionnaire de dossier et créent ainsi une seconde ligne de références. Elle est autorisée par l’IBN:

votre interlocutrice n° de téléphone n° de fax e-mail
Charlotte Leroux 02 123 45 67 02 123 78 90 charl.leroux@abc.org.be

· Pour la feuille / les feuilles de suite, l’IBN a prévu la formule suivante:

destinataire nos références date page n° Jean Coste dm/cl/0056 2008-04-16 2/3
·Grâce à la ligne des références, les « attaques » classiques sont devenues superflues :
*Nous avons bien reçu votre lettre du 14 avril 2008, qui a retenu notre meilleure attention.
*Nous vous remercions pour votre lettre du 14 avril 2008, émargée dm/mv/2008051756.
*Suite à votre lettre du 14 avril 2008, nous vous confirmons …

L’objet de la lettre

L’objet suit les références. Laissez un interligne (deux retours de chariot) après la ligne des références. Laissez deux interlignes (3 retours de chariot) entre l’objet et l’apostrophe.
La mention Concerne: ou Objet: est omise. Imprimez l’objet toujours en gras. Le premier mot prend la majuscule. Le dernier mot n’est suivi d’un signe de ponctuation que s’il s’agit d’une phrase complète.

Exemples

Contrat de gestion 2002-2007
ou Votre demande de prix ou Comment mener efficacement un entretien de vente?

De préférence, l’objet sera concis. Cependant, une petite fiche signalétique peut s’avérer utile, p.ex.:

Accident du 29 octobre 2007 à Ixelles
Devos et Delatour contre Blampain

Formulez l’objet avec des mots neutres. Évitez des termes négatifs du type

*3e RAPPEL!!!
ou *Votre réclamation

Ces formulations pourraient bloquer le lecteur, ce qui ne peut être le but de votre lettre.

Remarque importante
L’objet peut être omis dans une lettre, – notamment si vous craignez que le lecteur ne la lise pas (p.ex. dans le cas d’un rappel), – mais jamais dans un courriel.

L’appel ou l’apostrophe

· La virgule peut être supprimée. La feuille de norme préconise la virgule pour les lettres rédigées en français, mais les lettres modèles la suppriment plus d’une fois.

· Votre destinataire est une femme majeure:

Madame éventuellement: Mademoiselle

· Votre destinataire est un homme majeur:

Monsieur

· Votre destinataire a moins de 18 ans et la teneur de la lettre est neutre ou positive :

Chère mademoiselle
Cher monsieur
Cher + Prénom
ou Chère + Prénom
Si vous devez annoncer une mauvaise nouvelle à un mineur (lettres de refus, rappels), mettez Mademoiselle ou Monsieur, selon le cas.
· Votre destinataire est un couple:

Madame, Monsieur ou Madame, monsieur

ou Madame
Monsieur